La Calidad en la E.S.E San Cristóbal ULG Noviembre 2014

¿Qué es el control de documentos?

¿CÓMO CONTROLARLOS? Información y su medio de soporte ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO? Legibilidad y fácil identificación Identifican documentos de origen externo Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos ¿CÓMO CONTROLARLOS? Información y su medio de soporte Aprobar los documentos antes de su emisión Revisar y actualizar los documentos Identificar los cambios y el estado de versión Asegurarse de que las versiones vigentes se encuentran disponibles en los puntos de uso

¿Cómo vamos en documentación?

TOTAL DOCUMENTOS E.S.E. SAN CRISTÓBAL Internos y Externos

Procesos Institucionales DISTRIBUCIÓN POR PROCESO # Documentos Procesos Institucionales

Tipo documental estructura S.I.G. DISTRIBUCIÓN POR TIPO DE DOCUMENTO # Documentos Tipo documental estructura S.I.G.

¿Qué es el control de registros?

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas

¿Qué hacemos para controlar estos registros?

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La recepción, distribución se ejecuta en la ventanilla única de correspondencia. El trámite y respuesta de los documentos cada una de las áreas en ejercicio de su función. Los documentos y formatos utilizados, en la ESE deben estar normalizados y regulados por el área de Planeación y Calidad Todas las áreas de la entidad debe organizar sus documentos de acuerdo con las series, subseries y tipos documentales asignadas en las Tablas de Retención Documental El tiempo de conservación y disposición de los documentos los determina las Tablas de Retención Documental TRD

¿Cómo encontramos Las TRD? Click en el proceso Al cual pertenece Ubicamos el vínculo denominado TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Una vez que hagamos clic en TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL nos dirige a que guardemos el documento , descargamos y ya podemos visualizar nuestra TRD

PRINCIPALES TIPS DE ORDEN Y FOLIACIÓN

¿Qué es producto y servicio no conforme?

PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME A S PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME ELIMINACIÓN CONCESIÓN CORRECCIÓN Requisitos Ofertar

¿Cuál es el balance de reporte?

PROCESO LÍNEA DE SERVICIO Mes Acciones Intramurales Terapia Respiratoria Abril Julio Apoyo diagnostico Mayo, Junio, Julio, Agosto, septiembre, Octubre Hospitalización y Urgencias Agosto-Octubre Acciones Extramurales PAI Mayo- Agosto Servicio al Ciudadano Acceso Agosto

¿Qué resultados se obtuvieron de la preauditoría de calidad?

ASPECTOS POSITIVOS QUE SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EN LLA E.S.E

2° aspecto 5° aspecto 5° aspecto 3° aspecto 4° aspecto La implementación del programa de capacitación en humanización del servicio. Porque pueden garantizar la prestación de servicios con calidez, con lo cual mejorara la satisfacción de los usuarios, y disminuirán las quejas y reclamos relacionados con la atención del personal. 1° aspecto La planeación y ejecución del programa “territorios saludables”. Porque han logrado las metas definidas y mantener la ejecución de los programas con excelentes resultado, siendo eficientes en las actividades 2° aspecto El sistema a pesar de ser reciente esta bien implementado 5° aspecto El sistema a pesar de ser reciente esta bien implementado 5° aspecto El control establecido en la Farmacia de la UPA 1° de Mayo mediante las verificaciones diarias de inventario en el sistema contable vs. inventario físico, con el formato “Formato Selectivas” porque permite detectar las inconsistencias de manera oportuna. 3° aspecto El control en la realización de los mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos biomédicos en los puntos de atención, porque asegura la disponibilidad de los equipos y el acceso ágil a los registros para la consulta. 4° aspecto

En los registros de las acciones correctivas y preventivas se evidencia que no se identifican adecuadamente las causas raíz de las no conformidades para asegurar la eficacia de las acciones tomadas para evitar la recurrencia u ocurrencia de las no conformidades reales o potenciales, respectivamente. 10 Los resultados de la revisión por la dirección realizada en septiembre 19 no incluyen las decisiones y acciones correspondientes a la mejora ni las necesidades de recursos. 1 El procedimiento de Control del producto no conforme no se ha implementado en los servicios asistenciales, para asegurar el registro de los productos y servicios no conformes generados y asegurar el tratamiento oportuno y verificado. (NC Mayor) 9 La entidad no ha determinado los requisitos de las normas NTCGP1000 e ISO 9001 aplicables al proceso de Gestión del Conocimiento y la Comunicación, para asegurar la conformidad. 2 No se tiene definidos los requisitos para la selección de los auditores internos para asegurar la objetividad de las auditorías internas de calidad. (NC Mayor) 8 La organización no controla los registros que proporcionan evidencia de los requisitos. Los registros del proceso “ingreso de personal por OPS” no son los utilizados en la hoja de vida del ingeniero químico 3 Los controles establecidos no aseguran el mantenimiento de la cadena de frío en la nevera Philips ubicada en el área de Toma de Muestras de la UPS 1° de Mayo, al evidenciarse registros por fuera del rango inferior y por fuera del rango superior, sin evidencia de las acciones tomadas, y no se toman las lecturas en todos los tiempos establecidos 7 La organización no determina la competencia necesaria del personal. En la verificación de los soportes de la hoja de vida del ingeniero químico no se encontró el registro GP-FO-10 prueba de conocimiento. 4 La entidad no asegura la validez de los resultados obtenidos en los procesos de medición. En la UPA 1° de Mayo, el termómetro con placa 16614158 utilizado para el control de la temperatura de las vacunas y el keratómetro utilizado en Optometría, no están calibrados. 6 La organización no planifica la prestación del servicio de urgencias. En la verificación del procedimiento “guía de triage hospitalario” no hay instrucciones para el ingreso del paciente por urgencias en el AP-GP-ADI-DI-PR 216 “procedimiento de gestión y facturación de citas medicas” 5

¿Cuál es el balance de las acciones preventivas y correctivas?

Trazabilidad Gestión de la Mejora

Formulación de Acciones de mejora

Autocontrol

Autocontrol por proceso

Efectividad

Efectividad por procesos

Sistema de Gestión de Calidad Necesidades y expectativas en salud insatisfechas Necesidades y expectativas en salud alcanzadas Usuario, su familia y la comunidad Usuario, su familia y la comunidad Sistema de Gestión de Calidad

Sistema de Gestión de Calidad Control de Registros Control de documentos Control de Producto y Servicio No Conforme Acciones Preventivas Y Correctivas Auditoría Interna Sistema de Gestión de Calidad

6 Procedimientos Mandatorios