MESA 3 Evaluación, seguimiento y mejora, auditorias internas y Revisión por la dirección Requisitos 4.4.1- 4.4.2- 4.4.3 - 4.4.4 P1-01-07

Alcance de requisitos de Evaluación de Sistemas. Auditoria Interna Identificada como una herramienta de administración para dar seguimiento y verificar la eficacia de la implantación de la política de equidad de género y funcionamiento del sistema. Auditoria externa o de Certificación Ejecutada por los organismos de certificación o por un cliente para llevar a cabo lo que se conoce como “Evaluación de la Conformidad” ¿Quien realiza las auditorias internas? El/la coordinador/a y al comité de equidad de género tienen asignada la tarea de realizar o ver que se realicen las auditorias internas al sistema, analizar los resultados de estas evaluaciones, así como la elaboración y entrega del reporte a la alta dirección. ¿Quien realiza las auditorias externas o de certificación? Una empresas certificadora de tercera parte. 2003 2004 y 2005 2006

4.4.1 Alcance de la cláusula El procedimiento debe establecer y asegurar: Evaluación por lo menos una vez al año al sistema de gestión. Establecimiento de un programa y plan de auditorias internas. Contar con un equipo interno ( Auditores/as) para las evaluaciones, cuidando la independencia entre la persona a evaluar y la actividad o área a ser evaluada. Que los resultados de las evaluaciones se registran y se difunden. La realización de un informe con el resultado de las evaluaciones, para que sea considerado en las revisiones que lleva a cabo la dirección. 4.4.1 Evaluación del sistema de gestión de equidad de género Procedimiento documentado que indique el método de evaluación del sistema de gestión de equidad de género.

Evaluación de Sistemas Principios relacionados con la evaluación: Independencia: libres de cualquier desviación o conflicto de intereses. Objetividad: es el método racional para alcanzar conclusiones confiables y reproducibles en un proceso sistemático de evaluación. Enfoque basado en evidencias: proceso para asegurar que los hallazgos y las conclusiones solo están basadas en la evidencia obtenida durante el evento. Las evidencias deben ser verificables. Muestreo: toma de ciertas muestras de una población de elementos de los cuales vamos a tomar ciertos criterios de decisión. Dado que una evaluación es un evento conducido en un periodo de tiempo finito y con recursos finitos, se recurre al muestreo de la información disponible. PRINCIPIOS DE LAS EVALUACIONES Principios relacionados con los equipos auditores: Conducta ética, que es la base del profesionalismo. La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para realizar evaluaciones. Presentaciones justas, la obligación de proporcionar información veraz y precisa. Los hallazgos, las conclusiones y los informes deberán reflejar las actividades de la evaluación con veracidad y precisión. Debido cuidado profesional, aplicación de criterio y buen juicio al evaluar. Actualización y preparación, contar con la competencia necesaria.

Listas de Verificación Cláusula Requisito Documentos de Referencia 1 2 3 4 Observaciones 4.1 Planeación 4.1.1 Política de equidad de género a) ¿Ha establecido y aprobado una política de equidad de género? ¿Está política esta documentada en el manual (ver 4.2.4)? b) ¿Cuenta con evidencia de que la política ha sido dada a conocer y comunicada al personal? c) ¿Ha evaluado la implantación de la política en cuanto a su conocimiento, entendimiento y aplicación eficaz, a través de reuniones gerenciales o revisiones de la dirección?

1 2 3 4 Calificación 1: Requiere acciones: La actividad no ha sido considerada por la organización; La actividad o la evidencia no cumple o no está de acuerdo con lo que el modelo solicita; La cláusula no se encuentra documentada ni implantada; La actividad no se encuentra programada y no se tiene ninguna evidencia de su ejecución 1 Calificación 2 En desarrollo: La actividad no se encuentra totalmente implantada pero está siendo realizada o en desarrollo. La actividad se encuentra bajo una activa consideración por parte de la organización y existe evidencia de que la actividad ha sido planeada; La cláusula se encuentra documentada pero el personal no la conoce o no la lleva a cabo; No se cuenta con la evidencia suficiente para demostrar el cumplimiento en cuanto a implantación ya que sólo se tiene la parte documental; Se cuenta con cronogramas documentados para el desarrollo de la cláusula del modelo sin embargo están en la fase de ejecución o desarrollo con evidencia menor al 50% de las actividades consideradas en el plan o programa de implantación. No esta definida la responsabilidad de forma clara hacia el requisito o la actividad. 2 Calificación 3 Requiere mejorar: La actividad se encuentra implantada y documentada pero requiere de mejoras y correcciones para cumplir totalmente con los requisitos establecidos; La cláusula se encuentra implantada pero no correctamente o totalmente documentada como lo solicita el MEG La actividad o lo requerido por la cláusula no hay evidencia de haberse ejecutado por primer vez. Existe evidencia objetiva de que el procedimiento o el formato es no conforme con los requisitos del MEG. Existe evidencia objetiva de que el procedimiento o el formato no es seguido o utilizado por la organización. Existe evidencia en fase de ejecución o desarrollo mayor al 50% de las actividades consideradas en el plan o programa de implantación. 3 Calificación 4 En cumplimiento y eficaz: La actividad se encuentra totalmente implantada y documentada; La actividad ha sido evaluada internamente por el comité de equidad de género. y por la dirección de la organización. Se tiene evidencia de la aplicación y ejecución del requisito verificando su eficacia y el desarrollo de mejoras. Se cuenta con evidencia suficiente para demostrar el cumplimiento con el modelo de equidad de género. La actividad una vez ejecutada y en cumplimiento se encuentra considerada y programada para revisarse y ejecutarse en el futuro. 4 P1-01-07

AREAS DE OPORTUNIDAD Las áreas de oportunidad deben platicarse en el momento de ser identificadas con el responsable del área involucrada. Se deberán documentar dichas áreas de oportunidad en el formato correspondiente. Las áreas de oportunidad deberán indicar: El punto o inciso del modelo que se está auditando (solicitud). Lo que se encuentra como incumplimiento Lugar y documento de referencia

SEGUIMIENTO A ACCIONES PARA CIERRE DE AO 1.- Se deberá generar un plan de acción correctiva en base a un análisis de causa raíz para el área de oportunidad detectada. 2.- Se deberá dar seguimiento a dicho plan, definiendo tiempos específicos intermedios y responsables para la realización de la misma. 3.- Se deberá cerrar la acción en el plazo determinado con documentación de las evidencias. ( Para Auditorias internas y Auditorias externas)

ANÁLISIS CAUSA-RAÍZ 1.- Entender el área de oportunidad detectada e identificar el punto o inciso del modelo al cual se hace referencia. 2.- Identificar: PORQUE???? CUANDO???? DONDE ???? QUIENES SE HARAN RESPONSABLES? PERIODOS DE SEGUIMIENTO CIERRE A LA ACCION 3.- Hubo recurrencia???

GAP ó Problema por resolver 4.4.2 Seguimiento de AF y AFP Las acciones afirmativas y/o a Favor del Personal requieren de un adecuado seguimiento para lo cual se genera un cronograma para cada una. Situación actual Situación deseada GAP ó Problema por resolver Problema identificado Acciones correctivas Análisis de las causas

Evaluación, seguimiento y mejora 4.4.4 ÁREAS DE OPORTUNIDAD Y MEJORA 4.4.4.1 Revisión por la dirección Programa que indique la formalidad de las revisiones periódicas, enfocadas al seguimiento por parte de la dirección. En las revisiones por la dirección se analizan los siguientes aspectos: La medición de la eficacia y cumplimiento de política de equidad de género y del sistema de gestión de equidad de género; El cumplimiento y seguimiento de las acciones afirmativas y/o acciones a favor del personal realizadas por la organización; Las áreas de oportunidad identificadas y el resultado de las acciones correctivas para solventar las mismas. La dirección evalúa la necesidad de fortalecer los recursos enfocados al personal, ajustando la política y los objetivos para asegurar el cumplimiento

Importante Recordar Tener una planeación de la ejecución de las auditorias internas Revisar la recurrencia en las áreas de oportunidad encontradas y establecer planes que nos ayuden a analizar la recurrencia Enviar los reportes a la alta dirección y recibir retroalimentación de su parte Verificar que las personas auditoras sean independientes del área auditada Guardar los reportes de auditorias pasadas, estos son evidencias para auditorias siguientes Tener una revisión por parte de la alta dirección por lo menos una vez al año Análisis comparativo de los indicadores Cierre de áreas de oportunidad Seguimiento a los planes de acciones afirmativas y a favor del personal Seguimiento al logro de objetivos y metas (a través de los indicadores de los objetivos) Análisis del conocimiento y entendimiento de la política. Dar seguimiento a la planeación general