CONSULTAS FRECUENTES ● ¿Cómo verificar inconsistencias en los saldos? ● ¿Cómo pasar los saldos de un año como iniciales del siguiente? ● ¿Cómo numerar los libros oficiales? ● ¿Cómo reclasificar cuentas, sucursales, terceros, etc.? ● ¿Cómo crear o bloquear un periodo? ● ¿Cómo crear todos los periodos del año en un proceso especial? ● ¿Cómo Comenzar a Utilizar el sistema de Contabilidad? ● ¿Cómo crear una cuenta contable nueva? ● ¿Cómo Ingresar un documento? ● ¿Cómo hacer el cierre del ejercicio? ● ¿Cómo hacer el cierre de los impuestos? ● ¿Cómo hacer la amortización de diferidos? ● ¿Cómo importar información contable de otros sistemas? ● ¿Cómo ingresar los saldos iniciales? ● ¿Cómo generar un reporte o informe? ● Teclas calientes

¿Cómo verificar inconsistencias en los saldos? Esta opción aplica para todos los sistemas de: contabilidad, cartera, proveedores, tesorería, inventarios y facturación. Ingrese al menú de procesos y seleccione la opción de actualización de saldos. Digite el año y periodo, recuerde que el periodo debe ser siempre 01 es decir enero, con esto se garantiza que la actualización se haga de toda la información del año. Luego, pulse un clic sobre el botón de procesar

¿Cómo Numerar los libros oficiales? ¿Cómo pasar los saldos Finales de un año como Saldos iniciales del siguiente año? Para pasar los saldos finales de un año, como saldos iniciales del siguiente año, solo debe realizar el proceso de actualización de saldos en año al cual desea subir los saldos en el periodo 01. (Ver tema: ¿Cómo verificar inconsistencia en saldos?) ¿Cómo Numerar los libros oficiales? 1. Ingrese al menú Procesos y seleccione la opción Procesos especiales de esta lista. 2. Seleccione Numeración de libros oficiales y pulse un clic en el botón ejecutar

3. Seleccione el libro a numerar, ingrese el código del libro, el sistema le sugiere un código, pero usted puede modificarlo. Ingrese número inicial y final y por ultimo Pulse un clic en el botón numerar libro. El número de matrícula es opcional. 4. En la ventana de impresión pulse un clic en el botón de impresora para iniciar la impresión.

¿Cómo reclasificar Cuentas, Sucursales, Terceros, Centros y Sub centros de Costo? 1. Ingrese al menú de procesos y seleccione la opción procesos especiales de esta lista. 2. Seleccione la opción Reclasificación de información y pulse clic en el botón Ejecutar. 3. Seleccione el tipo de dato a reclasificar, luego ingrese el código que desea cambiar y el código nuevo, si desea eliminar el código reclasificado marque esta opción, luego pulse un clic en el botón de procesar.

¿Cómo crear o bloquear un periodo? 1. Ingrese al menú de herramientas y seleccione el submenú configuración, luego seleccione la opción periodos. 2. Para crear un periodo nuevo pulse clic en el ícono de nuevo que se encuentra en la barra de íconos, digite el año y mes y luego pulse clic en el ícono de guardar si desea bloquear el periodo haga clic en la opción periodo bloqueado antes de guardar. Si el periodo ya se encuentra creado, digite el año y mes que desea bloquear y luego pulse clic sobre el botón modificar que se encuentra en la barra de herramientas, luego seleccione la opción periodo bloqueado y guarde los cambios haciendo clic en el ícono de guardar.

¿Cómo crear todos los periodos del año en lote? 1. Para crear todos los periodos del año de manera automática, debe pulsar clic en el botón crear año que se encuentra en la opción Periodos. 2. Ingrese el año que desea crear y pulse clic en le botón procesar. (rayo) .

Seleccione Creación automática de periodos y pulse un clic en el botón ejecutar.

¿Cómo Comenzar a Utilizar el sistema de Contabilidad? 1. Defina la información de las tablas auxiliares así: Centros de costo Subcentros de costo Actividades económicas

2. En la opción de Formularios defina las Sucursales. 3. En formularios defina y cree las cuentas contables, no olvide crearlas en orden jerárquico 1, 11, 1105…

4. En el Formulario de Plan de cuentas defina las cuentas que sufren ajuste por inflación, ingresando la cuenta del ajuste y la corrección monetaria.

5. Defina los terceros de la empresa (Clientes, proveedores, etc.)

6. En el formulario de variables generales, defina los parámetros de la empresa, la sucursal, centro y subcentro de costo por defecto.

7. Si posee cargos diferidos, por favor ingréselos en el formulario de Cargos Diferidos.

8. En la opción de documentos ingrese los saldos iniciales de la contabilidad en el año y periodo anterior al periodo de inicio. 9. Si los saldos iniciales se ingresan en el año anterior al año de inicial de movimiento en la contabilidad DREAMSoft, ejecute el proceso de revisión de acumulados en el siguiente año de ingreso de saldos.

10. Ingrese los documentos (Egresos, recibos de caja, notas, etc 10. Ingrese los documentos (Egresos, recibos de caja, notas, etc.) en la opción de documentos (la misma de saldos iniciales).

11. En la opción de Informes genere los reportes de Balance de prueba, Auxiliar de documento y de contabilidad para la revisión.

12. Cada fin de mes ejecute los siguientes procesos: Importación de información contable (Solo si posee otros sistemas DREAMSoft como Cartera, Tesorería…) Amortización de diferidos Ajustes por inflación Conciliación bancaria

13.En la opción de Informes genere los reportes de balances, estados de resultado, razones financieras, libros oficiales o los informes que usted desee. Pulsando un clic en Ejecutar, digite los criterios que necesite y oprima el botón de procesar.

¿Cómo crear una cuenta contable nueva? 14. A fin de año, ejecute los siguientes procesos.   ►Cierre de Impuestos ► Cierre del ejercicio ► Actualización de saldo en el mes de enero del siguiente año. ¿Cómo crear una cuenta contable nueva? Ingrese a la opción de formularios haciendo un clic sobre el icono de formularios o pulsando Ctrl+F, seleccione el formulario “Plan único de cuentas”.

Luego de ingresar pulse un clic sobre el ícono de nuevo o pulse Ctrl+N con esto se habilita la opción de edición. Ingrese los datos como código, nombre, naturaleza, tipo y la información de indicadores, luego haga clic en el botón de grabar o pulse Ctrl+G.

¿Cómo Ingresar un documento? Para ingresar un documento nuevo, haga un clic en el ícono de documentos o pulse Ctrl+D, luego pulse un clic sobre el ícono de nuevo o pulse Ctrl+N con esto se habilita la opción de edición.

Ingrese lo datos del encabezado en su respectivo orden: año, periodo, tipo de documento, número (si tiene numeración automática el número se llenará automáticamente) y fecha. Continué ingresando los datos del detalle así: cuenta contable, sucursal, centro y subcentro de costo, tercero, descripción, base, débito y crédito, recuerde que el documento debe dar sumas iguales para poder guardarlo, luego haga clic en el botón de grabar o pulse Ctrl+G

¿Cómo hacer los ajustes por inflación mensuales? Primero deben estar parametrizadas las cuentas que se ajustan en la opción de formularios, plan único de cuentas, y haber definido el periodo del mes en la opción de periodos que se encuentra en el menú de herramientas > configuración.   Para procesar el ajuste ingrese al menú de Procesos, allí encuentra la opción de ajustes por inflación.

Si posee varias sucursales y desea hacer el ajuste por sucursal, seleccione la opción de sucursal e ingrese la sucursal a cerrar, luego ingrese el año y periodo a ajustar, el programa lo trae automáticamente. Luego ingrese los datos del documento a crear, tipo, número (Si la numeración es manual), fecha y descripción. Ingrese el rango de cuentas a ajustar o si lo prefiere seleccione la opción de todas las cuentas y el sistema ajustará todas las que tienen indicador de ajuste por inflación, pulse un clic sobre el botón de proceso (Rayo), al terminar el sistema muestra los ajustes generados, pulse un clic en el botón grabar para crear el documento.

¿Cómo hacer el cierre del ejercicio? Ingrese al menú de Procesos, allí encuentra la opción de cierre del ejercicio,

Si posee varias sucursales y desea hacer el ajuste por sucursal, seleccione la opción de sucursal e ingrese la sucursal a cerrar, luego ingrese el año y periodo a ajustar, el programa lo trae automáticamente. Luego ingrese los datos del documento a crear, tipo, número (Si la numeración es manual), fecha y descripción. Ingrese el rango de cuentas a ajustar o si lo prefiere seleccione la opción de todas las cuentas y el sistema ajustará todas las que tienen indicador de ajuste por inflación, pulse un clic sobre el botón de proceso (Rayo), al terminar el sistema muestra los ajustes generados, pulse un clic en el botón grabar para crear el documento.

¿Cómo hacer el cierre de los impuestos? Ingrese al menú de Procesos, allí encuentra la opción de cierre de impuestos.

Si posee varias sucursales y desea hacer el cierre por sucursal, seleccione esta opción e ingrese la sucursal a cerrar, luego ingrese el año y periodo de proceso (Se recomienda en el periodo 13 de cierres), ahora ingrese los datos del documento a crear, tipo, número (Si la numeración es manual), fecha y descripción. Ingrese el rango de cuentas a cerrar y defina el tercero en el cual se realiza el cierre, DIAN o Tesorería Distrital. Pulse un clic sobre el botón de proceso para realizar el cierre, al terminar el sistema muestra el resultado, pulse un clic en el botón grabar para crear el documento.

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