Vicerrectoría Asuntos Económicos y Administrativos V.A.E.A. Universidad Católica del Norte Proyecto Redefinición de los Sistemas de Vinculación del Personal No Académico Vicerrectoría Asuntos Económicos y Administrativos V.A.E.A.

INTRODUCCION Cuando las organizaciones se complejizan y crecen, es de gran importancia crear estructuras de desarrollo organizacional que faciliten la coordinación de las actividades y el control de las acciones de todos sus integrantes. El entorno que envuelve a las organizaciones está en continuo movimiento y es dinámico, lo que exige una elevada capacidad de adaptación. Así, pues, para constituirse en una Institución exitosa y competitiva debe ser capaz de remodelarse rápida y eficazmente. Las más exitosas, son aquellas creadoras de nuevos modelos y por ende generadoras de cambio en su propio entorno.

Reclutamiento y Selección Descripción y Análisis de Cargos Los procesos básicos para la administración de Recursos Humanos contempla el cumplimiento de los diferentes sistemas interdependientes, que son: Reclutamiento y Selección Descripción y Análisis de Cargos Estructura de Remuneraciones y Beneficios Evaluación del Desempeño Higiene y Seguridad Capacitación Control y Auditoría de Recursos Humanos  

La presentación contiene una propuesta de “Redefinición de los Sistemas de Vinculación del Personal No Académico con la Universidad” para tres de los aspectos que contempla toda administración del Recurso Humano: Descripción y Análisis de Cargos Estructura de Remuneraciones Evaluación de Desempeño

PROPUESTA PROYECTO “REDEFINICIÓN SISTEMAS DE VINCULACIÓN PERSONAL NO ACADÉMICO CON LA UNIVERSIDAD”

Objetivos del Proyecto Dado los problemas detectados en la diagnosis, los objetivos de este proyecto son : Implementar una estructura de cargos y una estructura orgánica formal, flexible, objetiva y moderna. Implementar el sistema de remuneraciones del Personal, de acuerdo con un nuevo esquema de descripciones de cargo que responda a la situación vigente y futura de la Institución . Implementar un nuevo sistema de evaluación del Personal No Académicos. Implementar nuevos sistemas de selección y contratación. Redefinir y establecer mecanismos para capacitar al personal No Académico.

Para materializar los objetivos planteados precedentemente se consideraron las siguientes etapas: PRIMERA ETAPA :Definición de Estructura de Cargos SEGUNDA ETAPA :Definición de Estructura Sistema de Remuneraciones TERCERA ETAPA : Definición de Sistema de Evaluación de desempeño Luego, será necesario incorporar dos sistemas complementarios, que permitirán abordar el proceso de Administración de Recursos Humano de forma completa. Estos son: CUARTA ETAPA: Definición de sistema de Selección y Reclutamiento. QUINTA ETAPA : Definición de Sistema de Capacitación

Primera Etapa Definición de Estructura de Cargos Vinculación Personal No Académico Primera Etapa Definición de Estructura de Cargos

El nuevo proyecto de Vinculación que se propone para el personal No Académico está basado en un modelo de CATEGORIAS, donde cada CARGO está ubicado en una Categoría según los requisitos y responsabilidades definidos para el correcto desempeño del cargo. En la construcción del modelo de Categorías, fue necesario adoptar una metodología para la definición de cada uno de los siguientes aspectos: DESCRIPCION CARGOS DEPARTAMENTALIZACION ASIGNACION DE CATEGORIAS

Descripción de Cargos 1. DESCRIPCION CARGOS 2. DEPARTAMENTALIZACION 3. ASIGNACION DE CATEGORIAS Se definieron las características de los cargos y los requisitos y responsabilidades que le atañen, de acuerdo a la información recibida por parte de las jefaturas de cada Unidad. El proceso de recopilación de información fue realizado a través de un formulario que contemplaba una serie de Factores de Especificación, que vienen a ser los requisitos intelectuales y físicos necesarios que requiere tener la persona para poder desempeñar adecuadamente el cargo. Se determinó el puntaje final que le corresponde a cada uno de los cargos, según los factores anteriormente definidos.

Departamentalización 1. DESCRIPCION CARGOS 2. DEPARTAMENTALIZACION 3. ASIGNACION DE CATEGORIAS La departamentalización propuesta establece los siguientes niveles que la organización requiere para cumplir con sus necesidades de jeraquías.

Asignación de Categoría 1. DESCRIPCION CARGOS 2. DEPARTAMENTALIZACION 3. ASIGNACION DE CATEGORIAS Finalmente, para concluir el modelo de Categorías se efectuó una asignación de estas a cada uno de los cargos. La metodología aplicada consistió en : Definir un puntaje mínimo y un puntaje máximo para cada categoría, lo cual permite agrupar todos aquellos cargos cuyo puntaje se encuentra en dicho rango, es decir, tienen un nivel de responsabilidad e importancia similar. Aquellos cargos cuya puntuación es más alta, están ubicados en las categorías cuyo rango mínimo y máximo es de mayor puntaje .

Definición de Estructura de Cargos Departamentalización FLUJO ESQUEMATICO PRIMERA ETAPA Definición de Estructura de Cargos Definición de DEBERES y FACTORES DE ESPECIFICACIÖN Departamentalización Descripción de CADA CARGO Clasificación en Categorías Determinacion de puntaje TOTAL Para el cargo Puntaje 320 307 349 ENCARGADO ADMINISTRATIVO CATEGORIA 6

Segunda Etapa Definición de Estructura Sistema de Remuneraciones Vinculación Personal No Académico Segunda Etapa Definición de Estructura Sistema de Remuneraciones

En general, cualquier estructura de sistema de remuneraciones, está basada, principalmente, en el establecimiento de un sueldo base. El sistema de Remuneraciones que se propone para el personal No Académico de la Universidad, se establece a partir de las categorías definidas para cada cargo. Por tanto, como se indicara anteriormente, el elemento clave del sistema propuesto es el sueldo base. Este debe ser representativo de cada cargo y la curva de los sueldos bases de la Institución, debe tener el mismo comportamiento que la curva del total de haberes.

Definición de Sueldo Base por Categorías 1. DEFINICION SUELDO BASE 2. DEFINCION NUEVA ESTRUCTURA 3. IMPLEMENTACION SISTEMA Definición de Sueldo Base por Categorías Este proceso consistió en definir una TABLA de Sueldos Base por CATEGORIA, donde cada categoría se inicia con un sueldo base mínimo. Además, se definió un sueldo base máximo, que puede obtener un cargo clasificado en dicha categoría, a través de los ascensos que obtenga el funcionario. El sueldo base está relacionado con la categoría en que se encuentra clasificado.

1. DEFINICION SUELDO BASE 2. DEFINCION NUEVA ESTRUCTURA 3. IMPLEMENTACION SISTEMA Todo personal nuevo, debe ser contratado con el Sueldo Base mínimo definido para la categoría. Si fuese necesario evaluar la definición de dicho sueldo base por sobre el mínimo correspondiente a la categoría, se debería constituir una Comisión Ad-hoc.   La Comisión debería estar enmarcada en la realización de la siguiente actividad básica : Análisis de antecedentes adicionales: mercado, experiencia, evaluación de entrevistas, test aplicados, recomendaciones y sobredimensionamiento.

Tercera Etapa Definición de Sistema de Evaluación del Desempeño Vinculación Personal No Académico Tercera Etapa Definición de Sistema de Evaluación del Desempeño

En general, los objetivos de los Sistemas de Evaluación del Desempeño están orientados a: Vincular de mejor forma a la persona con el cargo. Entrenar y promover al personal. Incentivar el buen desempeño del trabajador. Mejorar las comunicaciones en la organización. Autoperfeccionar al trabajador. Estimar el potencial de desarrollo de los trabajadores. Estimular una mayor productividad. Retroalimentarse con la información del propio individuo evaluado.

Los beneficios de estos sistemas de Evaluación del Desempeño están orientados tanto al trabajador como a la Institución. Beneficios para el trabajador: Conocer cuáles son las expectativas de su jefe respecto a su desempeño y asimismo, según él, sus fortalezas y debilidades. Conocer cuáles son las medidas que el jefe va a tomar en cuenta para mejorar su desempeño (programas de entrenamiento, seminarios, etc.) y las que el evaluado deberá tomar por iniciativa propia (auto corrección, atención, entrenamiento, etc.). Tener la oportunidad para hacer auto evaluación y autocrítica para su auto-desarrollo y auto-control.

Beneficios para la Institución: Identificar a los trabajadores que requieran de mayor perfeccionamiento. Estimular la capacitación entre los evaluados y la preparación para las promociones y ascensos. Lograr un desarrollo personal y profesional sistematizado, continuo y creciente, el cual permitirá el mejoramiento del desempeño de cada uno de los trabajadores y la Institución como un todo. Mejorar la comunicación entre jefaturas y funcionarios. Procurar desarrollar las acciones pertinentes para motivar a la persona y conseguir su identificación con los objetivos de la Universidad.

El Proyecto establece un nuevo Sistema de Evaluación que cumpla con los objetivos indicados anteriormente y permita alcanzar los beneficios expuestos, en el mediano y largo plazo. Será aplicable a todo el Personal No Académico, de la Planta Oficial, a excepción del Personal de Exclusiva confianza.

La propuesta aquí presentada establece la definición de un nuevo Sistema de Evaluación de Desempeño compuesto por dos mecanismos de evaluación, una denominada Evaluación Fundamental y la otra Evaluación Complementaria, y un Sistema de Incentivos, el cual se constituye como la herramienta que entregue incentivos económicos (ascensos) a los trabajadores de la Institución

Evaluación Fundamental El sistema de evaluación de desempeño se esquematiza en el siguiente diagrama:   Evaluación Preliminar Autoevaluación Evaluación de Jefe Directo Entrevista Inicial Evaluación Formal (final) Plan de Mejoramiento Personal Administración del Sistema de Evaluación

Jefe Directo-Funcionario Jefe Directo-Funcionario Plan de Mejoramiento Para el año Entrevista Inicial Jefe Directo-Funcionario Ej: Marzo Evaluación Prelimar Autoevaluación Funcionario Evaluación Jefe Directo Ej: Agosto Entrevista Formal De Desempeño Jefe Directo-Funcionario Ej: Noviembre Plan de Mejoramiento Año Siguiente

Evaluación Complementaria La evaluación complementaria consiste en la evaluación de una pauta de aspectos que son destacables por la Institución. Estos conceptos o aspectos, permitirán destacar el desarrollo integral de un trabajador. Cada uno de los aspectos posee un puntaje y ponderación lo que permite establecer la importancia e impacto que la organización le otorga a cada aspecto definido. Estos son: Opinión de Jefaturas Relacionadas: Los jefes de otras unidades, si corresponde, deberán emitir una opinión general con lo aspectos positivos y/o negativos respecto del desempeño integral del trabajador. Opinión del jefe Directo: El jefe directo del trabajador deberá emitir una opinión general mencionando aspectos positivos y/o negativos respecto del desempeño integral del trabajador.

Evaluaciones de Mérito y/o Promociones: Se considerará si el trabajador ha quedado entre los que ya han obtenido evaluaciones de mérito en períodos anteriores y/o ha realizado un cambio de cargo y categoría en el transcurso de los 12 últimos meses.  La ponderación de los diversos factores que intervienen en la Evaluación Complementaria, reflejarán el impacto de cada factor por sobre el total.

Sistema de Incentivos El sistema de Incentivos, permite otorgar los incentivos económicos, ascensos, a los trabajadores, y tiene como objetivo fundamental: Ser una herramienta formal para entregar un incentivo económico individual a los trabajadores más destacados en diversos aspectos considerados, por la Institución, como destacables.

Los componentes que se han definido son: En este sistema, se entiende por destacable al desarrollo “sobresaliente” y “que da valor adicional” a lo establecido como los deberes del cargo. La administración de un sistema de incentivo, al igual como en cualquier sistema de control, requiere establecer sus componentes, al mismo tiempo que se determinan objetivos y maneras de medirlos. Los componentes que se han definido son: Conceptos o aspectos que constituyen mérito. Puntaje y ponderación de dichos aspectos. Monto a entregar como incentivo. Periodicidad de entrega del incentivo. Cantidad de listas de mérito.

El sistema de evaluación de mérito que se propone se esquematiza en el siguiente diagrama: Aspectos de Mérito Cartilla De Mérito 3. Distribución De Incentivos $ 2. Confección de Lista de Mérito Administración del Sistema de Evaluación

Evaluacion de Aspectos De Méritos 1 Evaluacion de Aspectos De Méritos 2 Ranking de Puntajes Trabajador Puntaje 180 Trabajador Puntaje 150 Trabajador Puntaje 140 Trabajador Puntaje 130 Puntaje 1. EVALUACION ASP. DE MERITOS 2. CONFECCION LISTAS 3. DISTRIBUCIÓN DE INCENTIVOS

Confección Listas de Mérito 1. EVALUACION ASP. DE MERITOS 2. CONFECCION LISTAS 3. DISTRIBUCIÓN DE INCENTIVOS Ranking de Puntajes Trabajador Puntaje 180 Trabajador Puntaje 150 Trabajador Puntaje 140 Trabajador Puntaje 130 3 Confección Listas de Mérito Monto a Repartir Ej: $ 20.000.000 Trabajador Puntaje 180 – 3% Trabajador Puntaje 150 – 3% Trabajador Puntaje 140 – 3% Trabajador Puntaje 130 – 2% Trabajador Puntaje 120 – 2% Trabajador Puntaje 100 – 1% Trabajador Puntaje 90 – 1% $12.000.000 Lista A $6.000.000 Lista B $3.000.000 Lista C 4 ASCENSO

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