Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios “Un espacio donde la transparencia hace sentido”

Justificación Los recursos económicos con que funciona esta Universidad son generados por la sociedad y transferidos por la vía federal (cerca del 80%) y estatal (20%), complementados en un porcentaje no significativo por los denominados recursos propios. Cada una de las fuentes de financiamiento, está sujeta a normatividad estricta para el correcto uso y aplicación por la Universidad.

Recursos Federales Dinero proveniente de la Secretaría de Educación Pública y otros Organismos de carácter Federal, destinados al desarrollo de las IES y como apoyos extraordinarios para proyectos de investigación o modernización de la educación superior. Su manejo está sujeto al Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal 2006, aprobado por el congreso de la Unión.

PIFI -PIFIEMS Cada mes de marzo, la SEP publica en el Diario Oficial de la Federación las: Reglas de Operación e Indicadores de Evaluación de Gestión del FIUPEA (Fondo de Inversión de Universidades Públicas Estatales con Evaluación de ANUIES) y del FOMES (Fondo de Modernización de la Educación Superior ), que en conjunto constituyen el PIFI y en su momento PIFIEMS.

PIFI -PIFIEMS Con fundamento en el Artículo 3 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 38 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, 9 de la Ley General de Educación, 23 y 26 de la Ley para la Coordinación de la Educación Superior, 25 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal: de los artículos 28, 29, 51 y 52 fracciones I II III IV V VII VIII y IX , 53, 54 fracciones I III y IV, 55 fracción I, 68 69, 70 fracciones I II VI VIII y X, 76 , 77, séptimo transitorio y Anexo 16 del Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio Fiscal 2006”

PIFI -PIFIEMS 2) Objetivos. 3) Lineamientos (cobertura, beneficiarios, tipo y monto de los apoyos) además de la “Guía para presentación del PROGES y PRODES” La duración del proyecto. Los derechos y obligaciones para aceptar las reglas. Cuenta en fideicomiso PIFI, para depósito y administración de los recursos federales. Comité técnico para administrar, reportar y autorizar la celebración de contratos que derivan en derechos y obligaciones para el patrimonio del fideicomiso

4) De la Operación, contiene las condiciones para el proceso, ejecución, rendición de avances académicos mediante copia de los documentos probatorios del ejercicio presupuestal, siempre que cubran los requisitos fiscales vigentes. Una vez devueltos, las IES los custodiarán para futuras revisiones o auditorias aleatorias que pudieran practicarse por parte de la SEP o de la ASF. De no cumplir, se suspende la participación de las IES sin menoscabo de sus obligaciones. En el segundo semestre de la ejecución deberá rendirse informe de seguimiento final a la DGESU para la liberación de la IES.

La SEP reporta a la Cámara de Diputados, por conducto de la Comisión de Presupuesto y Cuenta Pública de la SHCP y a la SFP, de conformidad al Artículo 54 Fracción IV del Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación, para el ejercicio fiscal 2006 Las IES, a partir de firmar el convenio, ejercerán durante un año (Art. 28 y 29 del PEF), recursos extraordinarios no regularizables, pudiendo abarcar el año fiscal siguiente sin contravenir el PEF.

5) Auditoria control y seguimiento 5) Auditoria control y seguimiento. Atribuciones de la Contraloría interna para seguimiento y control de cada IES. … dado que los recursos del FIUPEA asignados a través de la operación del PIFI no pierden su carácter federal, las Secretarias de H y CP , y de la Función Pública, en el ámbito de sus respectivas competencias, realizarán actividades de fiscalización y auditoria. Asimismo dichos recursos podrán ser sujetos de auditoria externa mediante los mecanismos de seguimiento y contraloría que la SEP establezca cuando lo considere necesario y por la Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión a través de su órgano de fiscalización y control, empleando para ello sus propios mecanismos.

“ La institución para la adquisición de bienes y servicios de cualquier naturaleza o arrendamiento de bienes muebles, que requiera para el cumplimiento de este convenio, se obliga a aplicar, en su caso, las normas, criterios y procedimientos previstos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con las mismas, ambas de carácter Federal, así como sus respectivos Reglamentos” Convenio PIFI

Antecedentes 2002 - Creación del Comité: Maneja recursos CONACyT. Primeros Lineamientos. Se licita bajo reglamentación BUAP. Junio 2004 – Reforma a los Lineamientos: la Secretaría Administrativa preside, se incorpora un representante del CU, la DAPI se asume como la ejecutora de los acuerdos. Se licita y contrata bajo la reglamentación Federal.

Exposición de motivos Con la finalidad de cumplir debidamente con sus funciones sustantivas, el Rector de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla en apego a la Normatividad Universitaria ha establecido mecanismos ágiles y transparentes que permiten convocar, adjudicar y formalizar contratos bajo el amparo de las disposiciones Federales, Estatales, Municipales y de la propia Universidad. Para ello fue creado el Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios. En atención a criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad transparencia y honradez. Artículo 17. fracciones VI y Vlll de la Ley de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla y los diversos 53 y 62 fracción XVll y 136 del Estatuto Orgánico.

Conformación del CAASBUAP (Art. 7 Lineamientos) PRESIDENTE Secretario Administrativo VICEPRESIDENTE DE GASTO INSTITUCIONAL Tesorero General VICEPRESIDENTE DE PLANEACIÓN Vicerrector de Planeación y Desarrollo Institucional VICEPRESIDENTE ACADEMICO Vicerrector de Docencia DIRECTOR EJECUTIVO El titular del Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios REPRESENTANTE DEL CU De la comisión de Supervisión Administrativa del H. Consejo Universitario ASESORES INTERNOS El titular de la Oficina del Abogado General, el titular de la Contraloría General o los titulares de las dependencias solicitantes ASESORES EXTERNOS Serán aquellos que de acuerdo a la materia de que se trate serán invitados de manera honoraria

Lineamientos Generales de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla El comité sesionara: l. Ordinariamente Las que señale el procedimiento. ll. Extraordinariamente Cuando la adquisición, arrendamiento y servicios regulados por estos lineamientos lo requieran. Realizar y procurar acciones tendientes a la optimización y transparencia en la aplicación de recursos que se destinen por parte de la Universidad. Aprobar el calendario anual de sesiones ordinarias de trabajo. Convocar a licitación pública para la celebración de contratos de adquisición, arrendamientos y servicios de bienes muebles en los casos que sea procedente. Establecer anualmente los montos máximos y mínimos aplicables a los procedimientos de adjudicación.

Lineamientos Generales de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla Artículo 1. Los presentes lineamientos son de observancia tanto para personas físicas como morales que intervengan en alguna de las etapas de los procedimientos de contratación y dependencias de la BUAP. Artículo 2. … las acciones sobre planeación, presupuestación, gasto, ejecución y evaluación que en materia de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios. Los requisitos y formalidades en los procedimientos de contratación. El recurso de inconformidad que se interponga contra las resoluciones del Comité, que en aplicación de esta normatividad pronuncie en cualquiera de las etapas de los procedimientos a que se refiera la misma. El procedimiento de conciliación para la solución de controversias. Artículo 3. Para efecto de los presentes lineamientos se consideran como arrendamientos y adquisiciones los siguientes: La adquisición y arrendamiento de bienes. Los servicios relacionados con bienes muebles que se encuentren incorporados o adheridos a inmuebles. Los contratos de arrendamiento financiero. La contratación de servicios por reconstrucción y mantenimiento de bienes muebles. La prestación de servicios profesionales

Lineamientos Generales de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla Artículo 11. Las dependencias universitarias deberán efectuar en forma anual la planeación de sus requerimientos de adquisición, arrendamiento y servicios de conformidad con sus necesidades y acorde a los programas de operación. Artículo 12. El área responsable de la concentración de los requerimientos de las distintas dependencias será el DAPI. Artículo 13. Será el Jefe del DAPI quien autorizará las requisiciones presentadas con bases en la suficiencia presupuestaria de cada dependencia universitaria. Artículo 14. La Vicerrectoría de Planeación y Desarrollo Institucional atendiendo a la disposición presupuestaria de la Universidad y al programa anual de adquisiciones, elaborará el programa anual de adquisiciones. Artículo 15. Para el caso de contratación de servicios de consultoría, asesoría e investigación previamente se verificara por parte de la dependencia universitaria. Artículo 16. Los requerimientos que las dependencias universitarias hagan llegar a el DAPI deberán presentarse bien requisitadas.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Artículo 26.- Las dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, mediante los procedimientos de contratación que a continuación se señalan: I. Licitación Pública; II. Invitación a cuando menos tres personas, o III. Adjudicación directa.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Artículo 27.- Las adquisiciones, arrendamientos y servicios se adjudicarán, por regla general, a través de licitaciones públicas, mediante convocatoria pública, para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que será abierto públicamente, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad, eficiencia energética, el uso responsable del agua y demás circunstancias pertinentes, de acuerdo con lo que establece la presente Ley.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Artículo 40.- En los supuestos que prevé el articulo 42 de esta Ley, las dependencias y entidades, podrán optar por no llevar a cabo el procedimiento de licitación pública y celebrar contratos a través de los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa. La selección del procedimiento que realicen las dependencias deberá fundarse y motivarse, según las circunstancias que ocurran en cada caso, en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para el Estado.

¿Qué es una licitación pública? Es un procedimiento legal que convoca a proveedores para que participen en la contratación de adquisiciones, arrendamientos y servicios, bajo los mismos requisitos y condiciones para todos los participantes (información técnica, tiempo, lugar de entrega, forma y tiempo de pago, penas, anticipos, garantías). Inicia con la publicación de una convocatoria (Nacional o Internacional) .

Flujograma simplificado de operación Rectoría Dictamen PIFI Envía VPDI Envía SEP Autorización VPDI Planea Redacta DES Reprograma CAAS Licita

Criterios para contratar vía Licitación Precio. Conocer perfectamente el precio de lista del bien .Conviene hacer estudios de mercado vigentes y actuales y nunca comprar “ofertas o gangas” Calidad. Cumplimiento cabal de los requisitos. La descripción detallada de las características las establece el usuario a través de las fichas técnicas. Financiamiento. Se refiere a los plazos establecidos en las bases de licitación para pagar por el bien. Oportunidad. La adecuada programación y presupuestación lleva a adquirir bienes de mayor calidad.

Errores frecuentes durante la requisición Dar por obvio que el equipo solicitado se entregará tal como lo queremos aún cuando NO lo describimos adecuadamente en la requisición. Cerrar las especificaciones a una marca o describir un bien obsoleto Requisitos técnicos limitados para recibir propuestas, lo que ocasiona que ninguno de los proveedores cumpla. Establecer garantías incorrectas de acuerdo a las que el mercado ofrece. Considerar un tiempo de entrega imposible de cumplir de acuerdo a la planeación de su producción o compra. Considerar un presupuesto equivocado sin hacer estudios de mercado

Etapas y procesos para la adquisición 1.- La VPDI, recibe el Dictamen de la SES con los montos por proyecto a financiar. 2.- Inicia reuniones con Responsables para la “Reprogramación” con base en las metas académicas. 3.- La VPDI mediante su Sistema de Captura, concentra sus requisiciones por proyecto y rubro de gasto. 4.- El DAPI revisa aspectos técnicos de la propuesta de compra, y si hay observación se realimenta a través del mismo Sistema para que se atiendan las observaciones. Llenar todos los campos y describir adecuadamente.

5.- En el menor tiempo posible, el Rector a través de la VPDI envía esa reprogramación a la SES para el dictamen definitivo. 6.- La SES comunica al Rector la autorización de la Reprogramación y por ende el ejercicio del los recursos del Fideicomiso. 7.- La VPDI solicita reunión al CAAS, enviando la documentación completa (oficios de aprobación, fichas técnicas y montos), para determinar el procedimiento de compra. 8.- El CAAS acuerda la convocatoria a Licitación Publica Nacional o Internacional, o las dos modalidades de excepciones a la misma. 9.- Un vez publicada la convocatoria, los miembros del CAAS permanecerán en sesión hasta la culminación de la contratación, la licitación se puede desarrollar en plazos reducidos o convencionales como se muestra:

Plazos mínimos y máximos de una Licitación Convocatoria Junta Aclaraciones Apertura de P. Fallo Contratos Venta de BASES 6 días Mínimo 15 días Máximo 20 días Máximo 20 días LPN Mínimo 20 días Máximo 20 días Máximo 20 días LPI Máximo 20 días Máximo 20 días Mínimo 10 días PRN

10.- Durante el lapso que va de la publicación a la primer junta de aclaraciones, los responsables de proyecto deberán colaborar con el CAAS para contestar las interrogantes de los licitantes. 11.- Una vez que se lleve a cabo el Acto de Apertura de Proposiciones , el CAAS avalúa el cumplimiento de los aspectos legales de las proposiciones y los responsables de proyecto deberán acompañar al CAAS para evaluar el cumplimiento de las características técnicas de cada una de las ofertas. 12.- El CAAS se reúne para evaluar la SOLVENCIA de las proposiciones y para determinar el fallo, siguiendo la normatividad federal. 13.- El CAAS comunica el fallo a los licitantes y a los responsables de proyecto, para dar inicio a las contrataciones y a la adquisición de los bienes por el DAPI.

14.- La VPDI y el DAPI dan seguimiento al cumplimiento de lo convenido en los contratos. 15.- La VPDI informa al Rector del cumplimiento del ejercicio transparente de los recursos del PIFI y de las metas académicas, informando al CAAS de la liberación del mismo. 16.- En caso de inconformidades, el procedimiento puede diferirse hasta la solución de las mismas.

Ventajas y comentarios finales Proceso transparente. Adquirimos bienes de alta calidad. Se generan ahorros considerables (remanentes). Propiciamos una cultura de la Planeación. Adquirimos equipos de vanguardia. El CAAS BUAP es un colegiado que está al servicio de los universitarios, investigadores, directivos funcionarios, que generan recursos extraordinarios por la vía de los proyectos concursables, para contratar y comprar en las mejores condiciones de precio, calidad, financiamiento y oportunidad. Dr. Eloy Meléndez A. Presidente CAASBUAP

Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios “Un espacio donde la transparencia hace sentido”

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