Valoración de la documentación Definición y objetivos de la valoración Normativa Procedimiento de valoración Formulario de propuestas de valoración Resultados de la valoración Eliminación Prácticas

Definición y concepto Proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservación y acceso de las series documentales. (CIA)

Objetivos Racionalizar y simplificar la producción documental para conseguir una gestión administrativa más eficaz. Configurar el patrimonio documental histórico de un país.

¿Por qué se valora? Incremento de la producción documental debido a: Aumento de población Extensión de la función administrativa. El Estado cada vez presta más servicios Desarrollo de la democracia y transparencia de la administración Facilidad técnica de producir y reproducir documentos Duplicación y reproducción de los documentos en su gestión, debida a la inexistencia o incorrecta aplicación de procedimientos administrativos: Obsesión por el control.

Normativa (I) - Estatal - Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 58) (1985) - Real Decreto de composición y funcionamiento de la Comisión Superior Calificadora (2000 y 2007) - Real Decreto por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original (2002) - Órdenes de aprobación de tablas de valoración documental

Normativa (II) Autonómica - Propia de la institución Leyes de Archivos Normativa sobre las Comisiones Autonómicas de Calificación de Documentos Decretos sobre valoración y selección de documentos Órdenes de aprobación de tablas de valoración documental - Propia de la institución Reglamentos de Archivos Reglamentos de funcionamiento de Comisiones de Calificación de Documentos Procedimientos e instrucciones de valoración y selección

Procedimiento de valoración Elección de la serie a valorar Aprobación de la Junta Calificadora de la CV Recogida de información Cumplimentación del formulario de valoración Propuesta de valoración de la serie doc. Aprobación por la Junta Calificadora de la CV Publicación Aplicación Control de la valoración

Formulario de propuestas de valoración - Datos de identificación - Datos de valoración - Propuesta de conservación / eliminación Propuesta de accesibilidad Propuesta de plazo de transferencia - Área de notas/observaciones

Identificación (I) Denominación de la serie Unidad productora Función y finalidad por la que ha sido creada Fechas extremas. Fecha de inicio de la serie …. Marco legal Procedimiento: Breve descripción del trámite del expediente tipo Documentos básicos que forman los expedientes de la serie Ordenación Ubicación de ejemplares

Identificación (II) Características físicas: Soporte Volumen y crecimiento anual Series relacionadas: Duplicadas Series precedentes Series descendentes Series relacionadas Documentos recopilatorios

Valoración Valores primarios Administrativo Legal Fiscal Científico-tecnológico Valores secundarios Testimonial Informativo/histórico

Conservación/Eliminación Conservación permanente Eliminación - Tipos - Total - Parcial - Selección de documentos - Muestreo: - Cronológico - Geográfico - Alfabético - Numérico - Aleatorio - Plazos (desde el cierre del expediente)

Accesibilidad Plazos Régimen de acceso Libre Condiciones Restringido Personas Tipo de documentos

Resultados de la valoración Tablas de valoración documental Tablas/calendarios de conservación/ eliminación Calendarios de transferencias

Eliminación ¿Qué es? Se entiende por eliminación de documentos la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización. La eliminación de documentos sólo podrá llevarse a cabo, tras el correspondiente proceso de valoración documental

Conservación: Criterios generales Cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establece para su conservación. Los documentos con valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas. Los documentos que reflejen el origen, la organización y la evolución de las funciones y estructuras orgánicas de la institución. Los documentos emanados de los órganos de gobierno. Los registros, actas y documentación recapitulativa única. Los documentos que contengan información significativa sobre acontecimientos o hechos de importancia para la historia política, económica o social de la institución. Los documentos que contengan información de tipo estadístico útil para el estudio de la historia. Toda la documentación anterior a 1940.

Eliminación: Criterios generales Material editado. Los documentos cuyos datos estén contenidos en otro tipo de documentación (en registros, actas u otros documentos recapitulativos). Los documentos que presenten un estado de deterioro tal que haga imposible su recuperación, o con faltas informativas tan importantes que no justifique su conservación. Las copias simples de documentos siempre que los originales estén completos y localizados. La documentación de apoyo informativo que no tiene función administrativa.

Eliminación ¿Dónde se elimina? - Archivos de oficina Documentación que cumple las condiciones generales de eliminación (excepto material editado) Documentación cuyo calendario de conservación sea muy corto - Archivo General

Eliminación Procedimiento de eliminación Inventario de eliminación Verificación del plazo Preparación física de la documentación Entrega y destrucción de la documentación Certificación de destrucción Acta de eliminación de la documentación Control de la eliminación Comunicación a la Comisión de Calificación de Doc. de la GV. Informe a la Comisión de documentos y archivos de la institución