4. Presentaciones Profesionales. 1 Jose Onofre Montesa Andrés Escuela Universitaria de Informática Universidad Politécnica de Valencia 1999

4. Presentaciones Profesionales. 2 ¿Presentaciones? Vamos a ver de que forma tenemos que abordar a una presentación. – La preparación. Cómo obtener el material, Conocer a los asistentes... –La realización. Que hacemos nosotros. Que hacen los otros. Que mostramos...

4. Presentaciones Profesionales. 3 Introducción En la mayoría de los trabajos el ser humano actúa de forma colectiva. Las personas debemos comunicarnos de forma efectiva. El método más utilizado para comunicar temas de forma detallada es la presentación.

4. Presentaciones Profesionales. 4 Visión General El tener claras las ideas no es suficiente Hay que enviar el mensaje del modo en que mejor lo acepte la audiencia. Los asistentes no están siempre interesados. La retroalimentación es muy importante. No sólo transmitimos el mensaje de la idea, también nos transmitimos “Nosotros”

4. Presentaciones Profesionales. 5 Proyecto informático y presentaciones. A lo largo del proyecto informático tienen lugar muchas presentaciones. Expresar y evaluar ideas. Guiar las discusiones. Inspirar al equipo. Son una forma de impresionar a la audiencia. Somos los lideres y el resto de las personas lo necesitan

4. Presentaciones Profesionales. 6 Las presentaciones y el P.I. Empresa de desarrollo Empresa Cliente Equipo de desarrollo

4. Presentaciones Profesionales. 7 Visón Global del Tema

4. Presentaciones Profesionales. 8 Fases de una presentación. Fijar el Objetivo. Preparar la presentación. Obtener la información. Conocer a la audiencia. Estructurar la información. Presentar ante el público. El presentador. Atraer la Atención de la audiencia.

4. Presentaciones Profesionales. 9 Fijar el Objetivo. Habitualmente el objetivo viene dado: Pedro, la semana que próxima viene el cliente del sistema “Gestión de Almacén”, serás el encargado de comentar la situación del proyecto. … Tengo que transmitir a los miembros del equipo las ideas del cliente sobre el nuevo sistema.

4. Presentaciones Profesionales. 10 ¿Para que una presentación? ¿Para poder expresar mis ideas sobre el asunto…? ¿Para que los [clientes…] entiendan y recuerden el mensaje?

4. Presentaciones Profesionales. 11 Obtención de información y material base. Crearemos un archivo: “Papeles de trabajo”, con: –Información publicada. Investigación de escritorio. –Información no publicada. Experimentos. Entrevistas. Reuniones sobre el trabajo. Debates…. –Cumulo de información.

4. Presentaciones Profesionales. 12 Conocer a la audiencia. Objetivos, Necesidades, Interes. Conocimiento de la materia. Nivel cultural (jergas) ¿Cuantos serán?

4. Presentaciones Profesionales. 13 Estructurar el mensaje. –Apertura. –Introducción. –Cuerpo. –Sumario –Cierre Es muy útil el hacer Storyboard. –Tiempos, duración... –Se ven redundancias.

4. Presentaciones Profesionales. 14 Apertura. Estamos en el mismo barco. Entendemos y compartimos el problema. Objetivo: –Obtener la atención. –Obtener su confianza. –Ser aceptados.

4. Presentaciones Profesionales. 15 Introducción. Interés en el tema. Temas a tratar. Porqué yo. Visión global de la exposición.

4. Presentaciones Profesionales. 16 Cuerpo. Puntos fundamentales, desarrollados. Utilizar Ejemplos. Hacer Resúmenes

4. Presentaciones Profesionales. 17 Estructura el contenido Hay que estructurar la presentación para que se pueda seguir. –Argumentación secuencial. –Descomposición jerárquica. –Orientada al problema y su solución. –Piramidal. –Bocata substancioso.

4. Presentaciones Profesionales. 18 Argumentación secuencial. Serie de sentencias enlazadas que llevan a una conclusión. Exposición monótona donde un tema lleva al otro. Hacerlo bien es difícil.

4. Presentaciones Profesionales. 19 Descomposición jerárquica El tema se descompone en subtemas y así sucesivamente. Los libros... Capitulo, sección, parrafo. Se comenta la estructura en cada tema. 1. ~~~ ~~~ ~~~. 2. ~~~ ~~~ ~~~....

4. Presentaciones Profesionales. 20 Orientada al problema y su solución Se plantea un problema y la situación. Se muestran varias líneas de solución. –Ventajas e inconvenientes. Se resume soluciones, pros y contras. Se opta por una solución o se inicia una discusión. Se suele presentar criterios.

4. Presentaciones Profesionales. 21 Piramidal Se muestra toda la información por oleadas. Como los periódicos o noticias TV. Siempre toda la historia pero con más detalle. –Aumenta la receptividad. –Fácil de ajustar al tiempo.

4. Presentaciones Profesionales. 22 Bocata substancioso Comienzo - Medio - Final Comida: aperitivo, 1º, 2º, postre. Introducción - Contenido - Conclusión. Esto se hace con cada sección.

4. Presentaciones Profesionales. 23 Sumario Ser concisos. Próximos pasos a dar. Revisar si han quedado preguntas pendientes.

4. Presentaciones Profesionales. 24 Cierre Impactar, que la gente lo recuerde. Dar las gracias Regresar a las ideas iniciales y ver como ayudara esto.

4. Presentaciones Profesionales. 25 Medios a utilizar Transparencias Copias y papeles Videos Música Olores… Objetos a dejar correr por la sala Muestras

4. Presentaciones Profesionales. 26 Preparar las transparencias. Tamaño de las letras de 20 puntos en adelante. Los títulos pueden ir en mayúsculas El contenido en minúsculas. Usar el color para impactar. 6 líneas es una cantidad razonable

4. Presentaciones Profesionales. 27 Probar el material Realizar una prueba ante una persona conocida. –El del espejo es un conocido –El vídeo es otra alternativa. Visitar la sala de exposición antes: –Acomodarse al lugar. –Conocer los interruptores…. –Probar el material audiovisual.

4. Presentaciones Profesionales. 28 Hacer la presentación ante el Público. El local El presentador: –La indumentaria, –El lenguaje no verbal. –El kit de supervivencia. El auditorio –Hacer grupos visuales. –Ver que están cómodos...

4. Presentaciones Profesionales. 29 El local Tamaño. Estructura del local. Posición del orador. Equipo de soporte. Persona de mantenimiento. Cerrar la puerta. Luz encendida.

4. Presentaciones Profesionales. 30 La Comunicación Interpersonal “La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Baruch Credibilidad y mensaje inconsciente: –Verbal: las palabras que se dicen; 7% –Vocal: entonación, resonancia 38% –Visual: lo que se ve: cara,cuerpo 55%

4. Presentaciones Profesionales. 31 Claves de la Comunicación Interpersonal Comunicación Visual Postura y Movimiento Gestos y Expresión de la cara El Vestir y el Aspecto Voz y Entonación Lenguaje y Muletillas Atraer la atención del que escucha Humor Ser uno mismo

4. Presentaciones Profesionales. 32 Comunicación Visual Mirar con sinceridad y sin titubear. Intimidad, Intimidación e Implicación Cinco segundos para mayor efectividad. No disparar la mirada. No parpadear lentamente. Incidencia del ángulo de la mirada.

4. Presentaciones Profesionales. 33 Postura y Movimiento Pararse erguido, moverse suavemente y con naturalidad. Mantenerse erguido Observa la parte inferior de tu cuerpo Utilizar la “posición preparada”. Moverse. Tener estilo propio.

4. Presentaciones Profesionales. 34 Gestos y Expresión de la cara ¿Cómo te ven los demás? Relajate y actua con naturalidad cuando hablas Conoce tus hábitos Los ademanes nerviosos No puedes exagerar demasiado Sonríe 1/3 La percepción es la realidad en el ojo del que mira

4. Presentaciones Profesionales. 35 El Vestir y el Aspecto Los 5 primeros segundos… los 5 primeros minutos - 50% del efecto 90% se nos ve ropa 10% restante pelo, cara, manos son muy importantes. Se propio, consciente.

4. Presentaciones Profesionales. 36 El Vestir y el Aspecto Se propio –Valora la comodidad –Apropiado a las circunstancias Consciente. –Colores –Peinados ¿Por qué uso estos…? Es mayor de lo que pensamos Dice lo que tu sientes de ti mismo

4. Presentaciones Profesionales. 37 Voz y Entonación Instrumento sonoro y resonante Atrae la atención Tu voz transmite energía El tono y la calidad, el 80% por tel. Variedad vocal. Leer… genera monotonía.

4. Presentaciones Profesionales. 38 Lenguaje y Muletillas Pausas y muletillas Muletilla: ah…, esto…, … Pausas: recurso dramático (4-5 segundos) lenguaje directo Lo intentare --- lo haré Intentare conseguir una respuesta.. - Vocabulario, jerga, Cambia muletillas por pausas.

4. Presentaciones Profesionales. 39 Atraer la atención del que escucha Cuando el que escucha se ve aburrido… CREA REMOLINOS –Instante de interés total en la mente del que escucha. –Ups…, invitación a participar, una pregunta...

4. Presentaciones Profesionales. 40 Atraer la atención Mediante: –Estilo propio. –Interacción. –Contenido.

4. Presentaciones Profesionales. 41 Estilo propio. Drama. –Sorprender con afirmaciones. –Elemento emocional, alegría, enfado... –Enfocar hacia la acción al finalizar. Comunicación visual. Movimiento: Cambio de lugar, avanzar. Visuales: Variedad, Distintos tipos de material, Participación del público...

4. Presentaciones Profesionales. 42 Interacción. Preguntas. –Retóricas, votación, voluntarios. Demostraciones. Muestras –Divertirse con el publico. –Regalar cosas a los voluntarios. –Creatividad... pero

4. Presentaciones Profesionales. 43 Contenido. Interés: –¿En que beneficia? –Mi propio interés influye. Humor: –Comentarios cálidos. –Humanizar. –Reirse de uno mismo.

4. Presentaciones Profesionales. 44 Humor No cuentes chistes Si historias y anécdotas. Humanizar es humor. –Directo, abierto, amigable,… Muestra la personalidad. Tu sonrisa es lo que los otros ven. La gente aprende mejor con humor.

4. Presentaciones Profesionales. 45 Ser uno mismo A la gente le gusta encontrarse con una persona al otro lado. Todos somos diferentes, con nuestras debilidades y fortalezas. –Estudiar nuestras debilidades y abordar la mejora.

4. Presentaciones Profesionales. 46 Bibliografía Decker, B., El arte de la comunicación, Editorial Granica. Blair, G., Starting to manage: the essential skills, IEEE, Buckler, P., Presentaciones eficaces, Díaz de Santos, 1998 (Vídeo)