MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL SISTEMA DE REPORTE DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO Y CENTRO DE CÓMPUTO SIREP

Dirección General de Educación Media Superior Introducción El presente manual es un documento que contiene la descripción de los procedimientos a seguir en el Sistema de Reporte de Prácticas de Laboratorio y Centro de Cómputo (SIREP).

Dirección General de Educación Media Superior Objetivo Que los responsables asignados del SIREP de laboratorio y centro de cómputo de los planteles, conozcan y apliquen los procesos inherentes al sistema.

Dirección General de Educación Media Superior Justificación Los laboratorios y centros de cómputo son el escenario de aprendizaje donde los alumnos inician un contacto directo con las ciencias, llevando a la práctica los conocimientos teóricos, logrando así la experimentación. El SIREP, fue creado como una herramienta para facilitar la evaluación del trabajo de los laboratorios y centros de cómputo y de este modo hacer más eficaz y eficiente el proceso de captura.

Dirección General de Educación Media Superior Responsables Administrador General de Prácticas de Laboratorios y Centros de Cómputo de la DGEMS Programador del SIREP de la DGEMS. Supervisor Escolar de la DGEMS Ir a usuarios

Dirección General de Educación Media Superior Administrador General de Prácticas de Laboratorio y Centros de Cómputo de la DGEMS. Es la persona encargada de administrar, organizar y suministrar el SIREP. Regresar a Responsables

Dirección General de Educación Media Superior Programador del SIREP de la DGEMS. Es la persona responsable de vigilar el correcto funcionamiento del sistema así como la observancia de la integridad de la base de datos. Regresar a Responsables

Dirección General de Educación Media Superior Supervisor Escolar de la DGEMS Persona mediante la cual se establece un enlace directo entre los planteles y la dirección del nivel, encargado de supervisar que las prácticas sean llevadas a cabo de manera adecuada en cada plantel. Regresar a Responsables

Dirección General de Educación Media Superior Usuarios Administrador del SIREP del plantel Profesor titular Laboratorista Instructor computacional Jefe o subjefe de grupo Ir a procedimientos

Dirección General de Educación Media Superior Administrador del SIREP del Plantel Persona que opera el Sistema de Reporte de Prácticas de Laboratorio y Centro de Cómputo exclusivamente de su plantel. Regresar a Usuarios

Dirección General de Educación Media Superior Profesor titular Persona que imparte el contenido de un programa educativo de una o más asignaturas y cumple junto con el laboratorista/instructor computacional las prácticas programadas, además se responsabiliza de la eficiencia de prácticas de su plantel. Regresar a Usuarios

Dirección General de Educación Media Superior Laboratorista Profesor a cargo del laboratorio, quien proporciona los materiales y equipo adecuado para llevar a cabo una práctica con un grupo de alumnos, en coordinación con el profesor titular, además se responsabiliza de la eficiencia de prácticas de su plantel. Regresar a Usuarios

Dirección General de Educación Media Superior Instructor Computacional Persona encargada del centro de cómputo, quien mantiene y resguarda los materiales, insumos y equipo adecuado para llevar a cabo una práctica con un grupo de alumnos, en coordinación con el profesor titular, además se responsabiliza de la eficiencia de prácticas de su plantel. Regresar a Usuarios Diapositiva 13 de 43

Dirección General de Educación Media Superior Jefe o Subjefe de Grupo Representante de grupo, quien realiza las prácticas programadas de una materia y es responsable de validar las prácticas realizadas junto con el profesor, laboratorista/instructor computacional. Regresar a Usuarios

Dirección General de Educación Media Superior Procedimientos Ingreso a SIREP Captura Reporte Firma electrónica

Dirección General de Educación Media Superior Ingreso a la página DGEMS Quién: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Escribe la siguiente dirección electrónica: http://www.ucol.mx/dgems/ Paso 2: Se mostrará la presente pantalla a lo cual tendrás que dar click en:

Dirección General de Educación Media Superior Página de ingreso Quién: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Ingresa tu mail universitario. Paso 2: Ingresa la clave que te fue otorgada por el Administrador General de Prácticas Paso 3: Da click en el botón

Dirección General de Educación Media Superior Página inicial Te aparece la página inicial del sistema de donde puedes escoger 1.- Usuarios: Asigna profesores y alumnos al sistema. 2.- Practicas: Registro de las prácticas realizadas cada semana. 3.- Reportes: Visualización de las prácticas realizadas. Regresar a procedimientos

Dirección General de Educación Media Superior Registro de nuevos usuarios Quién: Administrador del SIREP del plantel. 1. Da click en el ícono y se muestra la siguiente pantalla: 2. Muestra el Tipo de usuario: profesores, laboratoristas/instructor computacional y jefes de grupo. 3. Señala el vínculo para agregar usuario 4. Asignación de materia grado y grupo 5. Modificación a los datos de usuarios 6. Eliminar usuario

Dirección General de Educación Media Superior Registro de nuevos usuarios Quién: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Ingresar nombre completo del usuario. Paso 2: Registra el núm. de trabajador para profesores o núm. de cuenta en caso de alumnos. Paso 3: Correo electrónico universitario, (minúsculas/sin acentos) Paso 4: Selecciona el tipo de usuario. Paso 5: Da click en: Nota: Si los campos no están completos te aparecerá un mensaje indicando “Campo requerido”. Nota: Si tienes profesores que también son laboratoristas/instructor computacional debes capturar su función por separado.

Dirección General de Educación Media Superior Edición de datos de usuarios Quién: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Da click al ícono de editar Paso 2: Presiona el ícono para almacenar los cambios Paso 3: Ya almacenados los datos, da click en el ícono de asignar materias y grupos.

Dirección General de Educación Media Superior Asignación de materias grados y grupos Quién: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Selecciona el semestre.

Dirección General de Educación Media Superior Paso 2: Selecciona la materia que imparte.

Dirección General de Educación Media Superior Paso 3: La columna horizontal indica los grupos, da click en la casilla para seleccionarlos. Paso 4: Presiona

Dirección General de Educación Media Superior Captura de prácticas Quién: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Selecciona el ícono de acuerdo al reporte escrito tendrás que capturar la práctica en el siguiente orden. Paso 2: Semestre. Paso 3: Número de la semana. Paso 4: Materia. Paso 5: Nombre de la práctica. Paso 6: Grado. Paso 7: Grupo. Paso 8: Nombre del profesor. Paso 9: Nombre del alumno. Paso 10: Nombre del laboratorista/instructor computacional. Paso 11: VERIFICA que los datos sean correctos y da click

Dirección General de Educación Media Superior Captura de prácticas Quien: Administrador del SIREP. Proceso: Cuando el profesor, laboratorista/instructor computacional no asistió. Sigue los pasos normales del 1 al 7 Paso 8: Si el profesor no asistió deberás dar click en el ícono. El espacio de nombre se desactivará. Paso 10: Si el laborat./instructor computacional no asistió deberás dar click en el ícono. El espacio de nombre se desactivará. Paso 11: VERIFICA que los datos sean correctos y entonces, da click en Nota: El profesor y el laboratorista/ instructor computacional no pueden faltar a la misma vez. Y en ausencia del jefe de grupo seleccionarás al subjefe. Regresar a procedimientos

Dirección General de Educación Media Superior Reporte de prácticas realizadas Quién: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Da click en el ícono Paso 2: Selecciona el semestre. Paso 3: Selecciona la semana. Paso 4: Para ver el detalle de la práctica da click en la materia que desees.

Dirección General de Educación Media Superior Detalle de prácticas realizadas Quién: Administrador del plantel. Se observa la siguiente información: Semana Materia y sus grupos Horas por semana Nombre de la práctica Grado y grupo Nombre del Alumno Nombre del Profesor Nombre del Laboratorista Estado de la práctica Si deseas imprimirlo da click en el icono de la impresora Si requieres eliminar la práctica da click en X

Dirección General de Educación Media Superior Envío de recordatorio Quién: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Ingresa al ícono de reportes. Paso 2: Selecciona el semestre. Paso 3: Selecciona la semana. Paso 4: Elige la materia y da click, te aparecerá la presente pantalla. Paso 5: Elige el nombre del usuario al que deseas enviar un recordatorio y da click en: *Los usuarios que hayan firmado la práctica les aparecerá el ícono **En cambio los usuarios que NO hayan firmado la práctica les aparecerá Regresar a procedimientos

Dirección General de Educación Media Superior Bandeja de entrada del correo Cuando entras a tu correo electrónico aparecerá la práctica y sólo tendrás que dar click para abrir el correo y poder firmar.

Dirección General de Educación Media Superior Firma electrónica de la práctica Al abrir el correo te aparecen los siguientes datos: * Nombre de la práctica. * Materia. * Laboratorista * Profesor * Alumno. * Grado y grupo. Debes únicamente dar click en FIRMAR para completar el procedimiento.

Dirección General de Educación Media Superior Cuando la práctica ya fue firmada Cuando la práctica ya fue firmada te aparece un mensaje advirtiendo que ya no es necesario firmar nuevamente, se sugiere que elimines las prácticas firmadas de tu bandeja de entrada, para evitar saturar tu correo.

Dirección General de Educación Media Superior Cuando la semana está deshabilitada Cuando la semana se cerró e intentamos firmar la práctica aparece un mensaje de error como el que muestra la figura

Dirección General de Educación Media Superior Cuando la práctica ha sido eliminada Las prácticas pueden ser eliminadas por el Administrador del SIREP de tu plantel, cuando existen errores en los datos, el sistema te mostrará el siguiente mensaje. Diapositiva 34 de 43

Dirección General de Educación Media Superior Anexo Formato de auditoria. Formato de prácticas. Disposiciones generales para la captura, reporte y supervisión de prácticas de laboratorio y centro de cómputo Directorio

Dirección General de Educación Media Superior Universidad de Colima Nombre del documento Fecha de elaboración Edición Fecha de Revisión   REPORTE DE AUDITORÍA INTERNA AL PROCESO DE REPORTE DE PRÁCTICAS 01 de octubre de 2007 01 29 de septiembre de 2007 _____________________________________ NOMBRE DEL DIRECTOR(A) PLANTEL P r e s e n t e Por este medio le presento el Informe de la Auditoria efectuada los días ___________ de __________ del año en curso, ejecutada por: NOMBRE DEL AUDITOR: __________________________________ OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA: Validar la Eficiencia de prácticas de laboratorios y módulos de cómputo en los bachilleratos. ALCANCE DE LA AUDITORÍA: La auditoria cubrió el proceso de requisición y captura de los reportes de prácticas de laboratorio y módulos de cómputos del plantel. DOCUMENTOS AUDITADOS. Durante la auditoria se revisaron los siguientes documentos: El reporte impreso de prácticas de laboratorio y el reporte impreso de prácticas de módulo de cómputo. La auditoria se realizó utilizando la fuente de datos del Sistema de reporte de prácticas de laboratorio en línea de la DGEMS. RESUMEN DE NO CONFORMIDADES. Durante la auditoría se detectaron __ no conformidades mayores, __ no conformidades menores y __ observaciones, en relación a los documentos de referencia, las cuales se desglosan a continuación:

Dirección General de Educación Media Superior No. Realización del Servicio Clasificación de Conformidad Descripción de Conformidad Responsable Mayor Menor Observación 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Dirección General de Educación Media Superior CONCLUSIONES. Es de mencionar que la auditoria ejecutada se ha basado en muestreos aleatorios con base en las características de plan de auditoria elaborado, por lo que existe la posibilidad que el sistema de gestión auditado presente un número mayor de no conformidades, las cuales también es necesario que se atiendan sin demora injustificada. Considerando el nivel de compromiso y participación de todo el personal, se exhorta a que se atiendan y cierren satisfactoriamente y a la brevedad todos los hallazgos y no conformidades registrados. Agradezco su atención y me reitero a sus órdenes para cualquier comentario al respecto. Atentamente, ________________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITOR C.c.p. Director(a) del plantel.

Dirección General de Educación Media Superior Guía de llenado del reporte de auditoria del reporte de prácticas. (Documento exclusivo del auditor) Ingresar al Sistema de reporte de prácticas con su usuario y clave de supervisor: http://www.ucol.mx/acerca/coordinaciones/cgd/DGEMS/practica2/ Seleccionar la opción Auditoria. Seleccionar el Bachillerato a auditar. El sistema generará una lista de 10 prácticas que supone han sido capturadas de manera correcta. Se solicitaran los reportes impresos de esas 10 prácticas generadas por el sistema. Se procede a cotejar los reportes impresos con los del sistema. Se registran los hallazgos en el Reporte de auditoría. Realización del servicio: Nombre de quien capturó el reporte en el sistema. Responsable: Responsable de la eficiencia de prácticas de laboratorios del plantel. Clasificación de la No conformidad: No conformidades mayores. Inexistencia del reporte impreso. Ausencia de alguna de las firmas en el reporte. No conformidades menores. Ausencia de alguno de los datos que conforman el reporte. incongruencia entre los datos que arroja el sistema y los mostrados por el reporte impreso. Observaciones. Las que considere pertinente el auditor señalar. Regresar a Anexos

Dirección General de Educación Media Superior Formato de prácticas

Dirección General de Educación Media Superior DIRECTORIO Integrantes de la Comisión de Prácticas de Laboratorio y Centro de Cómputo: Licda. Alejandrina del Carmen Covarrubias Mtro. Gerardo Emmanuel Cárdenas Villa Licda. Laura Araceli Jiménez Cobián Mtro Pedro Ramón Gómez López Ing. José Feliciano Armas Aguirre Ing. Eduardo Aguilar Torres Ing. César Jiménez Ante A t e n t a m e n t e: Ing. Crescencio Rico Macías Director General de Educación Media Superior AGOSTO 2009