Capitulo 10 Sistemas de Informacion y de Soporte de las Deciciones CURSO DE NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Profesor: MSc.Fernando Torres Ibañez Capitulo 10 Sistemas de Informacion y de Soporte de las Deciciones 1

Principios y Objetivos de Aprendizaje Las habilidades para tomar buenas decisiones y resolver problemas son la clave para desarrollar sistemas de información y de soporte Definir las etapas de la toma de decisiones Discutir la importancia de la implementación y el monitoreo en la solución de los problemas

Principios y Objetivos de Aprendizaje (continuación) El sistema de información administrativa(MIS) debe de proporcionar la información correcta a la persona adecuada en el formato adecuado en el momento oportuno Explicos los usos de los MISs y describir sus entradas y salidas Analizar los sistemas de información en las areas funcionales de las organizaciones de negocios

Principios y Objetivos de Aprendizaje (continuación) Los sistemas de apoyo a las decisiones (DSSs) se utilizan cuando los problemas que se deben de resolver no están estructurados Enumerar y analizar las características importantes de los DSSs que les dan el potencial para ser eficaces herramientas de apoyo administrativo Identificar y describir los componentes básicos de un DSS

Principios y Objetivos de Aprendizaje (continuación) Los sistemas de apoyo especializados, tales como sistemas de apoyo a grupos (GSSs) y sistemas de apoyo a ejecutivos (ESSs), usan el enfoque global de un DSS en situaciones de toma de decisiones grupales y ejecutivas Establecer las metas de un GSS e identificar las características que lo distinguen de un DSS Identificar los usos fundamentales de un ESS y mencionar las características de ese sistema Enumerar y analizar el uso de otros sistemas de propósito especial

¿Porque Estudiar acerca de los Sistemas de Información y Soporte a las Decisiones? Potencial real de los sistemas de información : Radica en ayudar lo a usted y sus colegas a tomar mas decisiones informadas Los coordinadores de transporte pueden: Usar los reportes de administración de la información para encontrar la forma mas económica de enviar productos al mercado y resolver cuellos de botella

Toma de Deciciones y Resolucion de Problemas En muchos casos, el planeamiento estrategico y las metas globales de la organizacion fijan el rumbo para la toma de decisiones Los sistemas de información: Ayudan a la resolucion de problemas, asistiendo a la gente a tomar mejores decisiones y salvar vidas

Toma de Decisiones como un Componente de la Solución de Problemas Fase de toma de decisiones: Etapa de inteligencia: Identifican y se definen los problemas potenciales u oportunidades Etapa de diseño: Desarrollo de soluciones alternativas al problema y evaluación de su factibilidad Etapa de selección: Selección de un curso de acción

Toma de Decisiones como un Componente de la Solución de Problemas (continuación) Resolución de problemas: Incluye y va mas allá de la toma de decisiones Incluye la etapa de implementación Etapa de monitoreo: Los tomadores de decisiones evalúan la implementación para determinar si se alcanzaron los resultados anticipados o se modifica el proceso a la luz de nueva información

Decisiones Programadas Frente a Decisiones no Programadas Decisión Programada: Hecha usando una regla, procedimiento o metodo cuantitativo Fácil de computarizar usando los sistemas tradicionales de información Decisión no programada: Decisión que deben de tratar con situaciones inusuales o excepcionales No es fácilmente cuantificable

Optimización, Satisfacción, y Enfoques Heurísticos Modelo de Optimización: Encontrar la mejor solución, usualmente la que mejor ayudara a lograr las metas de la organización Modelo de Satisfacción: Encontrar una buena, pero no necesariamente la mejor, solución del problema Heurística: Lineamientos o procedimientos comúnmente aceptados que usualmente encuentran una buena solución

El Beneficio de los Sistemas de Información y de Apoyo a la Toma de Decisiones Sistemas de Apoyo a las Toma de Decisiones: El desempeño es típicamente una función de calidad de la decisión y complejidad del problema Complejidad del Problema: Depende de cuan complicado es el problema a resolver

El Beneficio de los Sistemas de Información y de Apoyo a la Toma de Decisiones (continuación)

Un Panorama de Los Sistemas de Información Administrativa Sistema de Información Administrativo (MIS) Colección integrada de gente, procedimientos, bases de datos, y dispositivos Puede darle la organización de una ventaja competitiva

Sistemas de Información Administrativa en Perspectiva Propósito de un MIS: Ayudar a alcanzar las metas de una organización Proporcionar la información correcta a la persona correcta en el momento oportuno Transacciones de Negocios: Pueden entrar a la organización mediante métodos tradicionales, o vía el Internet, o vía una extranet

Sistemas de Información Administrativa en Perspectiva(continuación)

Entradas a Un Sistema de Informacion Empresarial Fuentes de Datos Internos: Sistemas TPS y ERP y datos de bases relacionados Fuentes de Datos Externos: Clientes, proveedores, competidores, y accionistas cuyos datos no están ya capturados por los sistemas TPS y ERP Inteligencia de Negocios: Puede ser usado para cambiar información util a través de la organización

Salidas de Un Sistema de Información Administrativa Informes Programados: Producidos periódicamente, tales como diariamente, semanalmente o mensualmente Un informe de indicador clave resume actividades criticas diarias previas Reportes de Demanda: Desarrollados para proporcionar cierta información bajo solicitud

Salidas de un Sistema de Información Administrativa (continuación) Reportes de Excepción: Automáticamente producidos cuando una situación es inusual o requiere acción administrativa Los puntos resaltantes debe de ser fijados cuidadosamente Reportes de Cambio Rápido: Proporcionan datos detallados en forma creciente acerca de una situación

Características de los Sistemas De Información Administrativa Los MISs ejecutan las siguientes funciones: Proporcionan reportes con formatos fijos y estándar Producen reportes impresos y transitorios Usa datos almacenados en el sistema de computo Permite a los usuarios desarrollar reportes a la medida Requieren solicitudes de los usuarios de los informes desarrollados por el sistema de personal

Aspectos Funcionales de los MIS La mayoría de las organizaciones están estructuradas a lo largo de líneas o áreas funcionales El MIS puede ser dividido a lo largo de líneas funcionales para producir reportes a la medida para cada una de las funciones individuales

Sistemas de Informacion Administrativa Financiera MIS Financiero: Proporciona informacion financiera a ejecutivos y otros Algunos susbsistemas y salidas del MIS: Ganancia/perdida y sistemas de costos Auditoria Usos y administracion de los fondos

Sistemas de Información Administrativa de Producción Los subsistemas y salidas del MIS: Usados para monitorear y controlar el flujo de materiales, productos y servicios a través de la organización Los subsistemas y salidas de información común usadas en manufactura: Diseño e ingeniería Calendario de producción maestro y Control de Inventario Control del Proceso Control de calidad y pruebas

Sistemas de Información Administrativa de Marketing MIS de Marketing: Apoya las actividades administrativas en el desarrollo de productos, distribución, decisiones de precios, desempeño y pronostico de venta

Sistemas de Información Administrativa de Recursos Humanos Se enfoca en las actividades relacionadas con empleados y empleados potenciales Subsistemas: Planeamiento de recursos humanos Selección y reclutamiento de personal Capacitación e Inventario de habilidades Calendarización y colocación en el puesto Administración de sueldos y salarios Reorientación profesional

Otros Sistemas de Información Administrativa MIS de Contabilidad: Proporciona información agregada sobre cuentas por pagar, cuentas por cxobrar, planillas y muchas otras aplicaciones Sistemas de Información Geografica (GIS): Capaces de ensamblar, almacenar, manipular y mostrar informacion con referencia geografica

Un Panorama de los Sistemas de Soporte a las Decisiones (DSS) Conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos usados para ayudar a tomar decisiones para resolver problemas Usado en todos los niveles Foco de un DSS: Esta en la efectividad de la toma de decisiones con respecto a problemas de negocios no estructurados y semiestructurados

Capacidades de los Sistema de Apoyo a las Decisiones Soporte para la fase de resolución de problemas: Un DSS especifico debería solo apoyar una o pocas fases Soporte para varias frecuencias de decisión: Un DSS ad hoc esta relacionado con situaciones o decisiones que se presentan solo algunas veces Un DSS Institucional DSS maneja situaciones o decisiones que ocurren mas de una vez

Capacidades de los Sistema de Apoyo a las Decisiones(continuación) Soporta varias estructuras del problema: Los problemas altamente estructurados, requieren del conocimiento de hechos y relaciones Los problemas semiestructurados o no estructurados Soporte para varios niveles de toma de decisiones: Los DSSs pueden proporcionar ayuda a los gerentes a varios niveles dentro de la organización

Capacidades de los Sistema de Apoyo a las Decisiones(continuación)

Una Comparación de los DSS y MIS DSS difieren de un MIS en varias formas, incluyendo: El tipo de problemas a resolver El soporte dado a los usuarios El énfasis y el enfoque de la decisión El tipo, velocidad, salida, y desarrollo del sistema usado

Componentes de Un Sistema de Soporte a las Decisiones En el centro de un DSS esta una base de datos y modelo base Administrador del dialogo: Les permite a los tomadores de decisiones acceder facilmente y manipular el DSS y usar terminos y frases comunes de los negocios

La Base de Datos Sistema de Administración de base de datos: Les permite a los gerentes y tomadores de decisiones desarrollar análisis cualitativo sobre los datos almacenados en las bases de datos, almacenes de bases de datos y datos departamentales de la empresa También puede ser usado para conectarse a bases de datos externas DSS activado por los datos: Ejecuta análisis cualitativo basado en las bases de datos de la empresa

La Base de Modelos Base de Modelos: DSS Activado por Modelos: Les permite a los administradores y tomadores de decisiones ejecutar análisis cuantitativo tanto en datos internos como externos DSS Activado por Modelos: Ejecuta análisis matemático o cuantitativo Software de administración de modelos (MMS): Coordina el uso de modelos en un DSS

El Modelo Base (continuación)

La Interfase de Usuario o Administrador de Dialogo Permite a los usuarios interactuar con el DSS para obtener información Ayuda en todos los aspectos de comunicaciones entre el usuario y el hardware y software que constituye el DSS

Sistemas de Soporte a Grupos Sistemas de Soporte a Grupos (GSS): Consta de la mayoría de elementos de un DSS, mas el software para proporcionar efectivo apoyo a la toma de decisiones grupales También llamado sistema de soporte a la decision grupal o sistema de trabajo colaborativo computarizado

Sistemas de Soporte a Grupos(continuacion)

Características de un GSS que Mejoran la Toma de Decisiones Diseño especial Facilidad de uso Flexibilidad Apoyo a la Toma de Decisiones: Enfoque Delphi Lluvia de ideas Enfoque de consenso grupal Tecnica de grupo nominal

Características de un GSS que Mejoran la Toma de Decisiones(continuación) Entrada anónima Reducción de comportamiento grupal negativo Comunicación paralela y unificada Mantenimiento automatizado de registros

Software GSS Frecuentemente conocido como groupware workgroup software Ayuda con la calendarización, comunicacion y administracion del grupo de trabajo conjunto Paquetes de software GSS: Collabnet OpenMind TeamWare

Software GSS (continuación) GSSs usa varias herramientas, incluyendo: E-mail, mensajería instantanea (IM), y mensaje de texto (TM) Videoconferencias Agendas grupales Administración de Proyectos Compartir documentos

Alternativas GSS Sala de Decisiones: Red de Decision de Area Local: Sala que apoya la toma de decisiones Los tomadores de decisiones estan localizados en el mismo edificio Red de Decision de Area Local: Los miembros del grupo estan localizados en el mismo edificio o area geografica La toma de decisiones grupal es frecuente

Alternativas GSS (continuación)

Alternativas GSS (continuación) Teleconferencencias: La frecuencia de decisión es baja La ubicación de los miembros del grupo es distante Amplia area de red de decisión: La frecuencia de decisión es alta Grupos de trabajo virtuales: equipos de personas alrededor del mundo trabajando en problemas comunes

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS) DSS especializados Incluyen hardware, software, datos, procedimientos, y gente utilizada para asistir a ejecutivos de nivel superior También llamado un sistema de información ejecutivo (EIS)

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos en Perspectiva Características de un ESS: Adaptado a ejecutivos individuales Fácil de usar Tiene habilidades drill-down Apoya la necesidad de datos externos Puede ayudar con situaciones que tienen un alto grado de incertidumbre Tienen una orientación futura Ligados a procesos de negocios con valor agregado

Capacidades de los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos Apoyo para definir un visión totalizadora Apoyo para el planeamiento estratégico Apoyo para la organización y la provisión de personal estratégico Apoyo para el control estratégico Apoyo para la administración de crisis

Resumen Resolucion de problemas: Empieza con la toma de decisión Incluye la implementación y monitoreo La toma de decisión es un componente Administracion del sistema de información: Colección integrada de personas, procedimientos, bases de datos, y dispositivos Datos que entran en el MIS: Se originan tanto de fuentes internas y externas

Resumen (continuación) Salida de la mayoría de MISs: Informes de cronogramas, informes de indicadores clave Informes de demanda, informes de excepción Informes Drill-down Fuentes primarias de entradas a los MISs funcionales: Plan estratégico corporativo Daos de los sistemas ERP y TPS Información de las cadenas de abastecimiento y transacciones de negocios Fuentes externas, incluyendo la Internet y extranets

Resumen (continuación) Componentes de un DSS: La base de datos, base del modelo , extranets, redes Interfase de usuario o administrador del dialogo Acceso a las bases de datos externos, el Internet La intranet corporativa, extranets, redes Sistema de Apoyo a Grupos (GSS): Consiste de la mayoría de los elementos de un DSS, mas el software para proporcionar efectivo apoyo en las tomas de decisiones grupales

Resumen (continuación) Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESSs): Sistemas de apoyo a las decisiones especializados diseñados para cumplir con las necesidades de los gerentes de alto nivel Típicamente fácil de usar, ofrece un amplio rango de recursos de computadora y manipula una variedad de datos internos y externos