Programa de Mejoramiento Progresivo de la Gestión Municipal Formación para Funcionarios y Funcionarias Municipales Diseño e Implementación de Planes de Mejora

Plan de Mejoras Introducción

Introducción “Estamos en el camino de la mejora…pero aún no hemos mejorado. Tenemos un diagnóstico, conocemos nuestras fortalezas y las oportunidades de mejora…pero aún no hemos mejorado. Con esta información vamos a diseñar un buen plan de mejora…pero aún no hemos mejorado. Sólo si ejecutamos el plan rigurosamente y medimos el avance, podremos decir: ¡hemos mejorado!.”

¿Qué es un Plan de Mejoras? “Son todas aquellas acciones emprendidas por una entidad con el fin de mejorar la eficacia, eficiencia y flexibilidad de sus procesos.” Un Plan de Mejoras busca abordar las oportunidades de mejoramiento detectadas en la etapa de autoevaluación. Preocupación Ocupación

¿Qué es un Plan de Mejoras? “El Plan de Mejora, es un instrumento de visión global del municipio, que articula los distintos esfuerzos de la organización por mejorar su gestión, da sentido estratégico a las acciones emprendidas y se hace cargo del resultado de las brechas emanadas del proceso de Autoevaluación ”

Algunas preguntas que responderemos: ¿Por dónde empezar? ¿Se abarca de todo un poco? ¿Nos concentramos en algunos criterios? ¿Cuáles son los criterios más importantes? ¿A cuanto tiempo el Plan? ¿A quiénes se involucra? ¿Qué se hace con los puntajes más bajos? ¿Y con los más altos? Depende de cada organización. A continuación se revisarán los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de diseñar e implementar un Plan de Mejoras.

(de lo contrario estamos locos, dijo Einstein) Plan de Mejoras “Si algo se hace siempre de la misma forma, se van a obtener siempre los mismos resultados” “Si se quiere mejorar los resultados, hay que cambiar la forma en que hacemos las cosas” (de lo contrario estamos locos, dijo Einstein)

Diseño de un Plan de Mejoras

Características de un Plan de Mejoras Es un instrumento que orienta el mejoramiento continuo, identificando la magnitud y el sentido de los cambios. Es un instrumento articulador de todas las acciones prioritarias que el municipio debe emprender, para mejorar aquellas prácticas que tendrán mayor impacto en los procesos y resultados de su gestión.

Es un instrumento dinámico, que permite revisar las estrategias que se implementan en la organización, evaluando su efectividad y, por lo tanto, verificando si se han alcanzado los objetivos para los cuales fueron diseñados. Al igual que en el caso de la aplicación de la Guía de Autoevaluación, el Plan de Mejoras también es un instrumento de aprendizaje institucional.

Permite alinear los focos estratégicos que tiene el municipio, los resultados de la autoevaluación y las acciones de mejoramiento a ejecutar. En su diseño general se deben explicitar objetivos, procedimientos y acciones previstas, se deben identificar los responsables de su ejecución, los recursos y apoyos necesarios, definiendo plazos para su cumplimiento e indicadores para el seguimiento permanente.

Características de un Plan de Mejoras Tanto en su diseño como en la ejecución y seguimiento, se deben considerar a los diferentes actores del municipio, es decir, con una orientación participativa y asociado a un liderazgo efectivo por parte del alcalde o alcaldesa, Directivos y funcionarios.

Componentes de un Plan de Mejoras Foco Estratégico Acciones de Mejora Inmediata (AMI) Áreas de Mejora Herramientas de Gestión Líneas de Acción Sistema de Seguimiento y Apoyo

Definiciones Foco Estratégico: es un conjunto de argumentos que permiten visualizar y comprender el sentido de las acciones propuestas en el Plan de Mejoras, considerando objetivos estratégicos de la institución, objetivos de desarrollo comunal contenidos en el PLADECO. La presentación del Foco es una explicación sintética en la que se argumenta el Qué y Por Qué el municipio se abocará a lo que ha definido como mejora.

Definiciones Acciones de Mejora Inmediata (AMI) : son aquellas acciones que no requieren un proceso de análisis exhaustivo ni una programación detallada. Son acciones que se desprenden por la sola aplicación del Instrumento de Autoevaluación, que no necesitan recursos adicionales y que pueden llevarse a cabo en el plazo inmediato. Sólo requieren la determinación de realizarse (decisión). Ejemplo de ello son: la formalización de un procedimiento, diseño y aplicación de un formulario, conformación de un equipo de tarea, etc.

Definiciones Áreas de Mejora: son aquellos Subcriterios del Modelo que, tras un análisis de los diversos instrumentos estratégicos del municipio, del resultado de la Autoevaluación y del Informe de Retroalimentación son determinados como críticos o prioritarios. La identificación de las Áreas de Mejora será realizada por el Comité de Mejora, en una reunión de análisis y revisión de la información indicada.

Definiciones Herramientas de Gestión: son aquellas metodologías o instrumentos de gestión que permiten instalar prácticas que contribuyen al mejoramiento de la calidad de la gestión. Buena parte de estas herramientas están descritas en la literatura especializada en gestión. Existen un conjunto específico de metodologías de acción que desde SUBDERE son promovidas, adaptadas y estandarizadas especialmente para los municipios del Programa. Éstas son puestas a disposición de los municipios y son parte de los componentes fundamentales de los primeros ciclos de mejoramiento continuo.

Definiciones Líneas de Acción: constituyen una desagregación de las Herramientas de Gestión, formando un conjunto de actividades o acciones que requieren coordinación de recursos humanos, físicos y financieros. Las Líneas de Acción son la programación de iniciativas que el municipio deberá ejecutar en un plazo determinado para cubrir la brecha a abordar en algunas de sus prácticas de gestión, desde su situación actual hasta la deseada.

Definiciones Sistema de Seguimiento y Apoyo: es el conjunto de dispositivos (fichas de registro, fichas de seguimiento e instancias de análisis) que aplica el municipio para asegurar la correcta y oportuna implementación de las Líneas de Acción definidas. Para ello, el Plan de Mejoras cuenta con los instrumentos necesarios para hacer el seguimiento de su ejecución y tomar las medidas correctivas que garanticen su éxito.

¿Un café?

¿Cómo Partimos? ¿Por dónde empezar? ¿Se abarca de todo un poco? ¿Nos concentramos en algunos criterios? ¿Cuáles son los criterios más importantes? ¿A cuanto tiempo el Plan? ¿A quiénes se involucra? ¿Qué se hace con los puntajes más bajos? ¿Y con los más altos? Depende de cada organización. A continuación se revisarán los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de diseñar e implementar un Plan de Mejoras.

Lineamientos estratégicos ¿Cómo Partimos? Análisis de Contexto y Resultados Lineamientos estratégicos de la comuna (PLADECO) Requerimientos estratégicos políticos del territorio Informe de Retroalimentación

Análisis de Contexto y Resultados Máximo Puntaje obtenido % logro 1. ESTRATEGIA 24 10 42% 2. LIDERAZGO 18 56% 3. COMPETENCIAS DE LAS PERSONAS 15 4 27% 4. CAPACITACIÓN 21 1 5% 5. BIENESTAR Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 2 8% 6. INGRESOS MUNICIPALES 8 44% 7. PRESUPUESTO MUNICIPAL 30 12 40% 8. RECURSOS MATERIALES 6 33% 9. SATISFACCIÓN DE USUARIOS Y USUARIAS 7 23% 10. COMUNICACIÓN CON USUARIOS Y USUARIAS 11. PROCESOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS MUNICIPALES 13% 12. PROCESOS DE APOYO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS MUNICIPALES TOTAL 234 70 30%

Análisis de Contexto y Resultados

Análisis de Contexto y Resultados Independiente de la presentación a todo el municipio de los resultados de la Autoevaluación. El Comité de Mejora, debe analizar el Informe de Retroalimentación a la luz de los lineamientos estratégicos del municipio, del contexto territorial y de los requerimientos políticos del entorno comunal. Fruto de este análisis debiese resolverse, al menos, las Áreas de Mejora

Ejercicio Formar grupos por municipios Hacer un “simulacro” de lectura técnica de los resultados del gráfico y tabla Entregar antecedentes de contexto relevantes para el municipio en cuestión Seleccionar 8 subcriterios argumentando la decisión (Áreas de Mejora) Presentar

¡¡¡ A almorzar !!!

¿Qué Hacer con Las Áreas Seleccionadas?

¿Qué Hacer con Las Áreas Seleccionadas? Cada Área de Mejora tiene asociada, al menos, una Herramienta de Gestión El Informe de Retroalimentación, entrega antecedentes respecto del estado de esas Herramientas en el municipio Con lo anterior, el municipio cuenta con un listado de Herramientas a implementar

Herramientas de Gestión Áreas de Mejora Herramientas de Gestión 1. ESTRATEGIA Planificación estratégica 2. LIDERAZGO Mecanismos de Control Interno Información Pública Sistema de Comunicaciones Interno 3. COMPETENCIAS DE LAS PERSONAS Política de RRHH 4. CAPACITACIÓN Gestión de Competencias y Capacitación 5. BIENESTAR Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Política de Bienestar 6. INGRESOS MUNICIPALES Gestión de Cobranzas 7. PRESUPUESTO MUNICIPAL Planificación del Presupuesto Municipal 8. RECURSOS MATERIALES Control y Mantención de Inventario 9. SATISFACCIÓN DE USUARIOS Y USUARIAS Identificación y Segmentación de Usuari@s Medición de Satisfacción 10. COMUNICACIÓN CON USUARIOS Y USUARIAS OIRS Para el Mejoramiento de la Gestión Sistema de Comunicación con Usuari@s 11. PROCESOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS MUNICIPALES Gestión de Procesos 12. PROCESOS DE APOYO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS MUNICIPALES Sistema de Compras Públicas Gestión de Proveedores

Herramientas de Gestión Herramienta sin Instalar Instalación Precaria Instalada Planificación estratégica Mecanismos de Control Interno Información Pública Sistema de Comunicaciones Interno Política de RRHH Gestión de Competencias y Capacitación Política de Bienestar Gestión de Cobranzas Planificación del Presupuesto Municipal Control y Mantención de Inventario Identificación y Segmentación de Usuari@s Medición de Satisfacción OIRS Para el Mejoramiento de la Gestión Sistema de Comunicación con Usuari@s Gestión de Procesos Sistema de Compras Públicas Gestión de Proveedores

¿Qué Hacer con Las Herramientas Asociadas?

Satisfacción usuari@s Matriz de Priorización Herramientas I Total P. Estratégica Capacitación Procesos Satisfacción usuari@s Bienestar Gestión de Cobranzas

Defina Criterios relevantes y/o estratégicos para el municipio Herramientas Recursos económicos Contexto Favorable Consolidación de una Estrategia Municipal Impacto en el Puntaje del Modelo Impacto Positivo en el Clima Interno Total P. Estratégica Capacitación Procesos Satisfacción usuari@s Bienestar Gestión de Cobranzas

Inicie la discusión para determinar importancia de las Herramientas Recursos económicos Contexto Favorable Consolidación de una Estrategia Municipal Impacto en el Puntaje del Modelo Impacto Positivo en el Clima Interno Total P. Estratégica 7 4 3 28 Capacitación 32 Procesos 5 24 Satisfacción usuari@s 27 Bienestar 6 31 Gestión de Cobranzas 21

Inicie la discusión para determinar importancia de las Herramientas Asegúrese que todo el Comité comprende de igual manera las características e implicancias de la Herramienta Asigne notas de 1 a 7 en dónde siempre el 7 es la situación más positiva respecto al criterio definido Haga una lectura por columna para procurar aplicar el mismo criterio a todas las Herramientas Una vez calificadas todas las Herramientas en cada uno de los criterios definidos, sume horizontalmente y consigne el puntaje final Finalmente, ordene las Herramientas de mayor a menor puntaje

Herramientas Total Recursos económicos Contexto Favorable Consolidación de una Estrategia Municipal Impacto en el Puntaje del Modelo Impacto Positivo en el Clima Interno Total P. Estratégica 7 4 3 28 Capacitación 32 Procesos 5 24 Satisfacción usuari@s 27 Bienestar 6 31 Gestión de Cobranzas 21

Ejercicio Formar grupos por municipios Con las 8 Aáreas de Mejora seleccionadas en el ejercicio anterior, asocie las Herramientas correspondientes. Defina al menos 5 criterios para incorporar en la matriz de priorización Seleccionar 5 Herramientas argumentando la decisión Presentar