Jornada organizada por el Centro de Innovación del Sector Público de PwC e IE Business School con la colaboración de Pixelware 28 de enero de 2015 Centro de Innovación del Sector Público de PwC e IE Business School La Administración ante la nueva Directiva Europea en Contratación Pública

LA TRANSFORMACIÓN HACIA UN MODELO DIGITAL MÁS EFICIENTE Y TRANSPARENTE Madrid 28/01/2015

¿Está preparada nuestra Organización para gestionar la contratación en un modelo digital? ¿Y nosotros……? ¿Qué necesitamos para llevar a cabo la transformación a un modelo digital: 1.Creer en el modelo y de arriba hacia abajo. 2.Planificación, se trata de un proceso y como tal debemos planificar cada paso. 3.Destinar tiempo y recursos. 4.No desfallecer…. Una vez iniciado, no hay pasos atrás, sí hacia los lados – adaptaciones- o hacia delante. 5. Formación, Formación, Formación … 6. Soporte Continuo a la Gestión del Cambio. 7. Invertir en el Cambio.

a las MATEPSS FREMAP el proceso de ajuste TRANSFORMARSE siguientes acciones Con la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, que incluyó en su “ámbito subjetivo” a las MATEPSS, se inicia en FREMAP el proceso de ajuste a las directrices establecidas por la norma, es decir, TRANSFORMARSE, a través de las siguientes acciones: Desarrollo e implantación de la Aplicación de Necesidades y Contratos (SharePoint) Octubre 2008-Abril 2013 Desarrollo e implantación de la Aplicación de Necesidades y Contratos (SharePoint) Octubre 2008-Abril 2013 Análisis Global del Proceso de Compras-Contratación:  LEGAL  FUNCIONAL  ECONÓMICA  TECNOLÓGICA Análisis Global del Proceso de Compras-Contratación:  LEGAL  FUNCIONAL  ECONÓMICA  TECNOLÓGICA LEGAL Instrucciones en materia de contratación LEGAL Instrucciones en materia de contratación TECNOLÓGICA: Integración Tecnológica Flexibilidad de la Aplicación TECNOLÓGICA: Integración Tecnológica Flexibilidad de la Aplicación ECONÓMICA: Reflexión estrategia de la contratación. Modelo de Centralización progresiva ECONÓMICA: Reflexión estrategia de la contratación. Modelo de Centralización progresiva FUNCIONAL Análisis de principio a fin de todos los flujos de contratación FUNCIONAL Análisis de principio a fin de todos los flujos de contratación

ANÁLISIS INICIAL Análisis y definición del Proceso de Compras-ContrataciónAnálisis y definición del Proceso de Compras-Contratación adaptado a la normativa de contratación pública. Comisión de Usuarios.Constitución Comisión de Usuarios. requerimientos solución informática.Toma de requerimientos solución informática. Licitación solución informáticaLicitación solución informática gestión de expedientes de contratación. (Expte.01/2012-Proc.Abierto) IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN Revisión de todos los procesos de compras con el proveedor adjudicatarioRevisión de todos los procesos de compras y documentación preparada con el proveedor adjudicatario: Construcción de la solución.Construcción de la solución. Definición y desarrollo de las integraciones (Gestión Presupuestaria- Contable-Calidad).Definición y desarrollo de las integraciones (Gestión Presupuestaria- Contable-Calidad). Validación por la Comisión de Usuarios.Validación de la solución por la Comisión de Usuarios. Formación y gestión del cambioFormación y gestión del cambio. Implantación y puesta en marcha.Implantación y puesta en marcha. Abril 2013 Necesidades < euros

Flujo Expedientes ≤ euros

SITUACIÓN DE COFRE A 31 DE DICIEMBRE DE 2014 > 7800 Expedientes Tramitados 19 Millones de Euros EXPEDIENTES CON IMPORTE ≤ EUROS Necesidades Sin Contrato 551 Necesidades Con Contrato Finalizados 28 Licitaciones Publicadas en 2014 Publicadas en Millones de Euros EXPEDIENTES DE IMPORTE > EUROS Valor Estimado Importe Adjudicado 17,6 Millones de Euros 18 Millones de Euros 18 Millones de Euros Ahorro 2014 Ahorro ,2Millones de Euros de Euros 18 Licitaciones Adjudicadas en 2014 Valor Estimado Valor Estimado Importe Adjudicado 2014 (*) Importe Adjudicado 2014 (*) (*) Parte de las licitaciones publicadas en 2014 se adjudicarán en (*) Parte de las licitaciones publicadas en 2014 se adjudicarán en Ahorro 2014 Ahorro ,6Millones de Euros de Euros

Expedientes ≤ euros por FECHA de Gestión:

Expedientes ≤ euros por OBJETO:

Nºcontrato Objeto de contrato Tipo contrato Situación del contrato Duración (Meses) Fecha inicio Fecha vencimiento Código RC enviado Importe base Impuestos Importe total CIF Adjudicatario Procedimiento de adjudicación

Y una vez implantado el modelo ¿Hemos terminado?....

Sólo hemos empezado… el cambio requiere seguimiento, optimización, y más cambio pero con un objetivo

MEJORAR NO EL CAMBIO POR EL CAMBIO….

PRÓXIMOS PASOS Portal del Proveedor y Portal de Contratación en marcha del Portal del Proveedor y Portal de Contratación Gestión de PedidosDesarrollo de la Gestión de Pedidos Contratación/Licitación ElectrónicaImplantación de la Contratación/Licitación Electrónica Nuevas funcionalidadesNuevas funcionalidades de COFRE nuevas categorías de contratación a COFRE:Incorporación de nuevas categorías de contratación a COFRE: Conciertos Sanitarios. Arrendamientos. ÁREA PÚBLICAÁREA PRIVADA Proveedor xxx

Gestión de Ofertas y Adjudicación Gestión de Expedientes Gestión de la Necesidad Gestión de Pedidos Portal del Proveedor/Contratación Verificación / Recepción Productos, Servicios Facturación Pago Control de Existencias Control de Inventario Facturación Electrónica / Autofacturación Gestión de Pedidos / Catálogo Contratación/Licitación Electrónica Catálogo de Productos y Servicios RELACIÓN CON PROVEEDORES PEDIDOS Y ALMACENES CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS Gestor Documental Otras Aplicaciones Corporativas Sistema de Información Global Presupuestos FASE 1 FASE 2 y siguientes Realizado en parte en FASE 1 GESTIÓN DE LA NECESIDAD

PROCESOS INTEGRADOS VISIÓN POR PROCESO VISIÓN POR PROCESO. Se implementa en la solución informática los flujos predefinidos del proceso de compras-contratación. INTEGRACIÓNINFORMÁTICA CORPORATIVA PLACE INTEGRACIÓN con la INFORMÁTICA CORPORATIVA y PLACE. VISIÓN POR PROCESO VISIÓN POR PROCESO. Se implementa en la solución informática los flujos predefinidos del proceso de compras-contratación. INTEGRACIÓNINFORMÁTICA CORPORATIVA PLACE INTEGRACIÓN con la INFORMÁTICA CORPORATIVA y PLACE. HERRAMIENTA CON MAYORES CAPACIDADE S GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE INFORMES, CONSULTAS, EXPLOTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. FLEXIBILIDAD Y USABILIDAD. FLEXIBILIDAD Y USABILIDAD. AUTOMATISMOS: notificaciones y alertas. GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE INFORMES, CONSULTAS, EXPLOTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. FLEXIBILIDAD Y USABILIDAD. FLEXIBILIDAD Y USABILIDAD. AUTOMATISMOS: notificaciones y alertas. COMUNICACIÓN Y FORMACIÓN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN Creación de un NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN : Portal del Proveedor. OPTIMIZACIÓN DE LAS HORAS FORMACIÓN AYUDA CONTEXTUAL OPTIMIZACIÓN DE LAS HORAS invertidas en FORMACIÓN. AYUDA CONTEXTUAL. NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN Creación de un NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN : Portal del Proveedor. OPTIMIZACIÓN DE LAS HORAS FORMACIÓN AYUDA CONTEXTUAL OPTIMIZACIÓN DE LAS HORAS invertidas en FORMACIÓN. AYUDA CONTEXTUAL. MEJORAS EN LA ORGANIZACIÓN OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO. CONTROL DEL GASTO Y GESTIÓN PRESUPUESTARIA CONTROL DEL GASTO Y GESTIÓN PRESUPUESTARIA (RETENCIÓN DE CRÉDITO-RC). (CALIDAD) VERIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS (CALIDAD). ESTANDARIZACIÓN. ESTANDARIZACIÓN. OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO. CONTROL DEL GASTO Y GESTIÓN PRESUPUESTARIA CONTROL DEL GASTO Y GESTIÓN PRESUPUESTARIA (RETENCIÓN DE CRÉDITO-RC). (CALIDAD) VERIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS (CALIDAD). ESTANDARIZACIÓN. ESTANDARIZACIÓN. BENEFICIOS OBTENIDOS:

Las NUEVAS DIRECTIVAS de CONTRATACIÓN PÚBLICA Modernizar la gestión de la contratación – FLEXIBILIZAR y NEGOCIAR-. SIMPLIFICACIÓN. Reducción de burocracia, aceptación declaraciones responsables – IMPLANTACIÓN DEL MODELO DIGITAL. PROFESIONALIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN: Formación. Control Preventivo. TRANSPARENCIA. “Comparas tu gestión con el mundo”.

GOBERNANZA. Exige un cambio de cultura y voluntad de hacer las cosas. DELIMITACIÓN CONCEPTUAL DE LA CONCESIÓN. Basada en el riesgo operacional. INNOVACIÓN. Como elemento estratégico de la contratación. EFICIENCIA. Utilización sostenible de los recursos. ACLARACIÓN DEL CONCEPTO “OFERTA ECONÓMICAMENTE MÁS VENTAJOSA”.

REGULACIÓN LEGAL DE CONFLICTO DE INTERÉS: Real. Aparente. Potencial PUBLICACIÓN DE LOS MODIFICADOS. DELIMITACIÓN DE LA UTILIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD.