El verdadero significado de la Facturación Electrónica Su gran impacto en el financiamiento de las PYME y en el surgimiento de la red social de las empresas Mario A. Fernández mario.fernandez@southconsulting.com

La Facturación Electrónica en el mundo Nuestra experiencia está basada en proveer soluciones de Facturación Electrónica desde 2003, en: Chile, Brasil, México, Argentina, Costa Rica, Colombia, Uruguay, Perú y Ecuador.

Qué se suele entender por Facturación Electrónica? Convertir las facturas de papel en documentos digitales; Mayor control de la recaudación por parte de las Entidades Tributarias; Ahorro de costos por parte de las empresas (impresión, almacenamiento, envío, tiempo, etc.); Mayor eficiencia y automatización de los procesos de negocio por parte de las empresas.

Todo eso es cierto, pero la Facturación Electrónica es mucho más…

La Facturación Electrónica… Facilita el financiamiento de las PYME, a través del anticipo de sus Cuentas por Cobrar (e-Factoring); Facilita el pago electrónico B2b, mejorando los procesos de recaudación de las empresas; Rompe la asimetría empresarial existente entre las PYME y las grandes empresas.

La Facturación Electrónica… Le permite a las empresas relacionarse fácilmente, aprovechando el intercambio de sus documentos de negocio; Acerca las más modernas tecnologías a las PYME, para que puedan manejar mejor sus negocios; Viabiliza el surgimiento de la Red Social Empresarial.

Pero para que todo eso sea posible… Todos los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) deben tener un formato estándar (XML); Deben considerarse como DTE todos los documentos que intervienen en los procesos comerciales y logísticos (Facturas, Notas de Crédito/Débito, Guías de Remisión); Los DTE deben ser firmados digitalmente por las empresas emisoras utilizando Certificados Digitales, para garantizar su integridad y autenticidad; Los DTE deben validarse en la plataforma de la Autoridad Tributaria, pero no necesariamente en tiempo-real, para lo cual deben pre- aprobarse los rangos de numeración consecutiva por cada tipo de documento; La Autoridad Tributaria debe entregar un web-service que permita comprobar la validez de los DTE recibidos; Debe promoverse el intercambio de DTE vía Email entre contribuyentes;

Pero para que todo eso sea posible… Los DTE deben poder imprimirse y dicha representación gráfica debe contar con mecanismos de seguridad que permitan validar su integridad y autenticidad también (códigos de barras); Debe normarse la Aceptación y/o Rechazo de las Facturas Electrónicas, que también deben ser mensajes (XML) firmados digitalmente; Las facturas a consumidor final no deben validarse en la plataforma de la Autoridad Tributaria, debido a su alto volumen; Debe existir un Registro de Cesión de Créditos, en el cual las empresas que hagan Factoring de Facturas Electrónicas estén obligadas a registrar dichas operaciones; Recomendamos que exista una solución gratuita para pequeñas empresas, provista por la Autoridad Tributaria, cuyos DTE generados tengan el mismo formato que el resto de los DTE.

Nuevo Decreto de la DIAN sobre la Facturación Electrónica en Colombia

Nuevo Decreto en vías de tramitación En Colombia las empresas ya pueden facturar electrónicamente, pero el modelo actual tiene importantes limitaciones. Actualmente la DIAN se encuentra en la fase final de diseño de una nueva reglamentación de Facturación Electrónica, basada en las mejores prácticas a nivel mundial y muy parecida a los exitosos modelos de Chile y Brasil.

Características del nuevo modelo de la DIAN Las facturas electrónicas tendrán un formato estándar (XML). Serán firmadas electrónicamente usando certificados digitales. Serán validadas en la plataforma de la DIAN, pero no necesariamente en tiempo real. Existirá un sistema de numeración consecutiva aprobada previamente por la DIAN. Todas las empresas deberán aceptar facturas electrónicas que les emitan sus proveedores, al menos en su representación impresa. Las facturas electrónicas deberán ser enviadas digitalmente a todas las empresas que facturen electrónicamente. Las empresas que reciban facturas electrónicas deberán emitir acuses de recibo, en formato XML y firmados electrónicamente. La representación gráfica de las facturas electrónicas tendrá un código de barras bidimensional, el cual permitirá su validación.

Características del nuevo modelo de la DIAN Los proveedores tecnológicos de facturación electrónica deberán estar certificados ISO 9001 (gestión de calidad) y 27001 (gestión de seguridad de la información). Es recomendable que las plataformas de facturación electrónica cuenten con certificaciones, tales como:

Funcionamiento bajo el nuevo modelo DIAN Plataforma Facturación Electrónica (SaaS) PROVEEDOR COMPRADOR

SIGNATURE SOUTH CONSULTING MUCHAS GRACIAS! MARIO A. FERNANDEZ SIGNATURE SOUTH CONSULTING mario.fernandez@southconsulting.com