Procedimientos y herramientas para el recibo y despacho de documentos MARIA VICTORIA CAMPO

CLASIFICACION DE LAS COMUNICACIONES Se clasifican en: COMUNICACIONES EXTERNAS: Son aquellas que se mandan entre entidades, instituciones o personas naturales COMUNICACIONES INTERNAS: Son aquellas que se mandan entre departamentos de las misma entidad, entre funcionarios.

RECIBO DE DOCUMENTOS Este es muy importante para el tratamiento de las comunicaciones, aquí de debe crear un control que permita comprobar el recibo y la tramitación de los documentos , se debe escoger una persona responsable para esto. Para el recibo de documentos se necesitan de los siguientes pasos:

PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS 1. Recepción: Consiste en recibir los documentos que vengan distintas fuentes y diversos conductos. Estos pueden ser directos o indirectos, esta se basa en la revisión de los documentos. Recepción Directa: revisar si la comunicación esta dirigida a la empresa o algún funcionario Revisar si se trata de una comunicación oficial Revisar que el sobre o el empaque estén en buen estado.

PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS Recepción Indirecta: Si el asunto del que se trata le compete a la dependencia a la que va dirigida Si están firmadas Si están a la fecha actual Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente Si se menciona la remisión de anexos, que estos estén completos.

PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS 2. CLASIFICACION: Consiste en separa los documentos en los siguientes grupos: Comunicaciones Oficiales: son aquellas recibidas y producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente por la entidad, independientemente del medio utilizado. Comunicaciones personales: estas son las que se denominan correspondencia y son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la empresa, a titulo personal. A estos de llaman documentos radicales.

PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS 3. APERTURA: es la apertura del sobre o el empaque de los documentos oficiales, para la extracción del documento y sus anexos. 4.REVISION: las comunicaciones que ingresen a la entidad deberán ser revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino, los datos de origen , dirección de donde se deba responder y asunto al que corresponde, si es competencia de la entidad se remitirá a radiación de el mismo.

PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS 5. RADICACION: Por medio de este paso, las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas y producidas buscando que quede constancia de la fecha y hora del recibo o envió, este con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de vencimiento que indique la ley.

PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES La radicación empieza con la impresión de un sello que indica que la comunicación es de la empresa, a este sello se le llama Sello radicador y puede aplicarse de forma manual o mecánica. Es muy importante por que con esta se ubica o matricula el documento. 6. REGISTRO: ya realizada la radicación se procede al registro que consiste en anotar los datos mas significativos de la comunicación en un formato de registro para el control de la entidad.

PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES 7. DISTRIBUCION O REPARTO: Ya registradas las comunicaciones sigue el reparto o distribución de estas, a las oficinas que deben atendérselas o tramitarlas. En una empresa pequeña la secretaria es la encargada de repartir a las oficinas las comunicaciones ya que es un espacio limitado. Las entidades que cuentan con una oficina de archivo normalizan la entrega de la documentación entre oficinas, por medio de un mensajero interno el cual hace recorridos en horas fijas. Para mas seguridad estas se mandan en un sobre de manila o e carpetas plásticas, marcados y con un formato de control de entrega.

DOCUMENTOS NO RADICABLES A estos documentos solo se les sigue un control para sustentar la entrega a las dependencias que deben atenderse en este grupo se encuentran: COMUNICACIONES PERSONALES: estas no se deben abrir simplemente se le pone la fecha en el sobre y se les pone un sello con la siguiente información “ si no es personal por favor devolver al departamento de administración de documentos para su tramitación.

DOCUMENTOS NO RADICABLES DOCUMENTOS CONTABLES: Se verifica que cumpla con todos los requerimientos establecidos por el departamento encargado y se controlan mediante un formato que permite hacer seguimiento especial en su recorrido FOLLETOS, REVISTAS Y PUBLICACIONES: este es otro tipo de archivo pero la dependencia encargada del recibo y despacho de documentos es encargada de su control, se controla su rotación mediante un formato que se le adhiere a la portada. Si las publicaciones están dirigidas a titulo personal se les imprime la fecha de recibo y se entregan directamente a la persona.

GRACIAS!