LLEGADA DE LA SOLICITUD

Presentación del tema: "LLEGADA DE LA SOLICITUD"— Transcripción de la presentación:

1 LLEGADA DE LA SOLICITUD
RADICACION EN ORFEO AREA DE CORRESPONDENCIA ASIGNAMOS UNA T.R.D. REASIGNACION DE CADA COORDINADOR CENTRALIZACION DE ARCHIVO DE GESTION PROYECTAMOS LAS RESPUESTAS DIGITALIZACION DEL RECIBIDO CORREO ELECTRONICO A GERENCIA ENTREGA DEL DOCUMENTO A SU DESTINO ENTREGA DEL DOCUMENTOS EN CORRESPONDENCIA RADICACION DE LA RESPUESTA

2 LLEGADA DE LA SOLICITUD
POR CORREO ELECTRONICO PERSONAL O CORREO CERTIFICADO FAX PAGINA WEB TELEFONICO

3 RADICACION EN ORFEO AREA DE
CORRESPONDENCIA

4 ASIGNAMOS UNA TRD OBTENDREMOS ASI UNA TRD QUE NOS PERMITA HACER SEGUIMIENTO DE LO REALMENTE URGENTE

5 REASIGNACION DE COORDINADORES
SELECCIONAMOS EL RADICADO A REASIGNAR. OPRIMIMOS EL PERMISO DE REASIGNACION Y SELECCIONAMOS EL AREA DESTINO. TOMAMOS EL FINAL DEL PROCESO DE REASIGANCION, EL PUNDO DONDE EL DOCUMENTO A LLEGADO AL ORFEO DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA RESPUESTA APARECE LA POSIBILIDAD DE SELECCIONAR EL USUARIO DEL AREA AL QUE SE LE ASIGNARA EL RADICADO SE SOLICITA UN ASUNTO DE ENVIO O REASIGNACION, EN ESTE CAMPO SE DEBE OMITIR LAS TILDES, Ñ, O CULQUIER CARÁCTER ESPECIAL DEL QUE SE QUIERA HACER USO

6 PROYECCION DE LA RESPUESTA
SI NO CONTAMOS CON LA PLANTILLA DE DOCUMENTOS OFICIALES DE LA ENTIDAD HACEMOS USO DE LA OPCION DE AYUDA QUE ESTA EN EL MENU SUPERIOR Y EN EL ENCONTRAREMOS LA POSIBILIDAD DE DESCARGAR LAS PLANTILLAS LO UNICO QUE NO PODEMOS MODIFICAR ES LO QUE ESTA EN EL RECUADRO, LO DEMAS PODRA LLEVAR LOS DATOS QUE UD NECESITE PERO MANTENIENDO EL FORMATO Y ESTILO QUE LA PLANTILLA YA DETERMINO

7 CORREO ELECTRONICO A GERENCIA
SE LES SOLICITA A TODOS LOS USUARIO QUE ANTES DE RADICAR LA RESPUESTA SE ENVIE ESTA AL CORREO PARA QUE EL GERENTE SEA APROBANDO LA SALIDA DE LAS RESPUESTAS Y TENGA CONTOL DE LAS MISMAS. EL FORMATO QUE DEBE MANTENERSE PARA QUE LA INFORMACION SEA UNIFORME SERIA PONER EN EL ASUNTO RESPUESTA AL RADICADO No XXXXXXXXXXX, ESTO PERMITIRA LLEVAR UNA BASE DE DATOS DE LOS RADICADOS QUE SE TIENEN QUE REVISAR DE SALIDA. Y EL NOMBRE DEL ARCHIVO QUE SE ADJUNTE DEBERA LLEVAR EL No DE RADICADO DE LA SOLICITUD

8 RADICACION DE LA RESPUESTA
LO PRIMERO A TENER EN CUENTA ES QUE TRABAJAREMOS CON EL RADICADO DE LA SOLICITUD Y NO HAREMOS UNO NUEVO INNECESARIAMENTE, LO HAREMOS PARANDONOS SOBRE EL LA FECHA DEL RADICADO DE ENTRADA QUE NOS FUE ASIGNADO Y NOS IREMOS A LA PESTAÑA DE DOCUMENTOS AQUÍ ES DODNDE PODREMOS ASIGNAR LA PLANTILLA DE LA RESPUESTA APROBADA POR GERENCIA ESTO NOS HABRE LA POSIBILIDAD DE ELEGIR SI VAMOS A ANEXAR UN ARCHIVO PARA RADICAR O NO, AL CUAL EN LA DESCRIPCION TENDREMOS QUE PONER RESPUESTA AL RAD No XXXXXXX PARA MANTENER EL PROCESO DE FORMA UNIFORME Y POR ULTIMO CERRAR

9 RADICACION DE LA RESPUESTA
LUEGO DE ESTO LE DAMOS ASIGNAR RADICADO AL DOCUMENTO QUE ACABAMOS DE ADJUNTAR SE DESCARGARA EL ARCHIVO PARA QUE FINALMENTE PODAMOS GUARDAR EN EL EQUIPO PERSONAL CON EL NUMERO DE RADICADO ASIGNADO Y LUEGO PODER IMPRIMIR PARA EL CORRESPONDIENTE ENVIO A DESTINO LUEGO DE ESTO PODREMOS ARCHIVAR EL DOCUMENTO POR QUE LA GESTION A TERMINADO.

10 ENTREGA DE DOCUMENTOS A CORRESPONDENCIA
LA ENTREGA DE DOCUMENTACION AL AREA DE CORRESPONDENCIA DEBERA SER CON UN LISTADO DE LOS DOCUMENTOS QUE UD VA A ENVIAR PARA PODER RECIBIRLOS BAJO FIRMA DE LA RESPONSABLE DE CORRESPONDENCIA Y EVITAR RECLAMOS INJUSTIFICADOS POR PERDIDAD DE LOS DOCUMENTOS PERO PARA MANTENER LA POLITICA DE NO GASTO DE PAPEL DEBERA UD ENVIAR ESTE LISTADO POR CORREO ELECTRONICO A LA PERSONA CORRESPONDIENTE. Y ESPERAR UN CORREO ELECTRONICO DE RECEPCION SATISFACTORIA QUE SERA SU SOPORTE EN CASO DE RECLAMO EL LISTADO DEBERA LLEVAR : No RADICADO NOMBRE DEL DESTINATARIO DIRECCION Y TELEFONO DEL DESTINARARIO

11 ENTREGA DE DOCUMENTOS A DESTINO
LA ENTREGA DE CORRESPONDENCIA A DESTINO SE SEGUIRA LLEVANDO COMO DE COSTUMBRE CON UN FORMATO DE ENTREGA (PLANILLA) Y CON LOS DOCUMENTO PARA PODER OBTENER RECIBIDO DEL DESTINATARIO EL FORMATO DE PLANILLA DE ENTREGA ESTA LEGALIZADO PARA PODER TENER UN SOPORTE LEGAR NO SOLO EN LAS AREAS SI NO TAMBIEN EN EL AREA DE CORRESPONDENCIA.

12 DIGITALIZACION DEL RECIBIDO
CON EL FIN DE PORDER CENTRALIZAR EL ARCHIVO DE GESTION DE LA ENTIDAD Y PODER ABRIR ESPACIO DESPERDICIADO POR EL MISMO EN LA DEPENDENCIAS, EL PROCESO DE ENTRADA Y RECEPCION DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS A CAMBIADO. POR LO MISMO UD COMO USUARIO EN LAS DEPENDENCIAS DEBERA TENER UN ARCHIVO EXEL QUE LE PERMITA LA ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDO POR ORFEO ESTO CON EL FIN DE UN FUTURO SEGUIMIENTO. ESTA ACLARACION SE HACE POR QUE LOS DOCUMENTOS ENVIADO A DESTINOS EXTERNOS EN LA FACE DE RADICACION DE SALIDA NO SERAN DEVUELTOS AL AREA POR EL CONTRARIO SERAN ANEXOS A LAS SOLICITUDES QUE REPOSAN EN EL AREA DE CORRESPONDENCIA Y UD POR MEDIO DE LA CONSULTA PODRA VER EN LOS DOCUMENTOS ANEXOS A LA SOLICITUD LA RESPUESTA QUE UD RADICO CON LA PLANTILLA Y LA RESPUESTA CON EL RADICADO O FIRMA DE RECIBIDO DEL DESTINATARIO DE FORMA DIGITAL SOLICITAMOS NO IMPRIMIR ESTO PARA SU CONTROL, POR QUE ESTA CONSULTA LA PODRA HACER UD VIRTUALMENTE Y PODRA SOLICITAR AL AREA DE CORRESPONDENCIA LOS DOCUMENTOS FISICOS ORIGINALES CON LA DEBIDA AUTORIZACION DE LA JEFE DE ARCHIVO , ESTA SOLICITUD SE HARA DE FORMA TELEFONICA, PERSONAL O POR CORREO ELECTRONICO.