Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos

Contenido Objetivo 1 Definición 2 Fases del procedimiento 3 4 Manual de procedimientos Procedimientos hacendarios 5

Objetivo Los participantes conocerán los conceptos básicos de los procedimientos administrativos, que les permitirá elaborar el Manual de Procedimientos de su unidad administrativa y modernizarlos respecto a los que se realizan actualmente.

Definición Manual de Procedimientos Es un instrumento que señala en forma clara la secuencia de las operaciones que deben realizarse para cumplir las funciones dentro de una organización.

Oportunidades de seguimiento y medición Definición Producto (“Resultado de un proceso”) (“conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, ...”) Proceso Salida Entrada (Incluye los recursos) Procedimiento (“Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso”) Oportunidades de seguimiento y medición (Antes, durante y después del proceso) La importancia de establecer un procedimiento dentro de una organización, facilita que todo el personal tenga claro que hacer y lo haga de la misma forma.

Fases del Procedimiento La metodología para la descripción de los procedimientos de acuerdo con la realidad operativa y con las normas establecidas, contempla cinco fases, las cuales son: Primera: Definición de objetivos Segunda: Recolección de información Tercera: Análisis de la información Cuarta: Diseño del procedimiento Quinta: Diseño de formatos

Primera fase: Definición de objetivos El punto de partida cuando se investiga uno o varios procedimientos, ya sea para implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con precisión los aspectos siguientes: Delimitación del Procedimiento: ¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar? ¿Dónde se inicia? ¿Dónde termina? Tiene un objetivo Está delimitado Secuencia lógica Tiene un responsable

Segunda fase: Recolección de información Consiste en recabar los documentos y datos que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitirán conocer los procedimientos, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes. Para recabar la información, es necesario acudir a diversas fuentes, conocer las actividades de las unidades administrativas; a los funcionarios y empleados quienes pueden aportar la información para el análisis, el diseño e implantación de procedimientos; con la finalidad de tener un panorama real de las condiciones, medios y personal que operan los procesos.

Segunda fase: Recolección de información Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son: 1. Investigación documental Consiste en la selección y el análisis de documentos que contienen datos de interés vinculados con los procedimientos, e información relevante para el estudio. Para el caso de procedimientos administrativos del sector público, es indispensable iniciar la investigación documental, con leyes, reglamentos, acuerdos, resoluciones y circulares relacionadas con el procedimiento.

Segunda fase: Recolección de información Adicionalmente recabar todas las formas (formatos) que intervienen en el procedimiento que se está estudiando, debidamente requisitadas, y seguir el flujo de la información, determinando siempre dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se registra, archivan o destruyen.

Segunda fase: Recolección de información 2. Entrevista directa Permite adquirir información más completa sobre las prácticas administrativas: consiste en reunirse con una o varias personas y preguntarles sobre la forma en que realizan una atribución, que se vincula con el procedimiento, puesto que el entrevistador al tener una percepción directa con el entrevistado, puede además de recibir respuestas, percibir actitudes.

Segunda fase: Recolección de información 3. Observación de campo Consiste en acudir al lugar o área de trabajo donde se desarrollan los procedimientos y observar todo lo que sucede en el ejecución del mismo, recabar la información del procedimiento desde el principio hasta el final a través de todas las unidades administrativas o personas que en él intervienen. Asimismo, permite definir y detectar con mayor precisión las circunstancias, problemas y descubre datos valiosos que normalmente se omiten dentro de las entrevistas.

Tercera fase: Análisis de la información En esta etapa se analiza cada uno de los elementos de la información o grupos de datos que se integraron durante el acopio de la información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual. Para analizar la información recabada, es conveniente responder a los siguientes cuestionamientos:

Tercera fase: Análisis de la información Se refiere a las unidades administrativas o puestos que intervienen en el procedimiento, y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos. Se refiere a los métodos y técnicas aplicadas para realizar el trabajo y la forma en que han sido adoptados y los formatos, instrumentos y equipos que utilizan. Se cuestiona la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad administrativa.

Tercera fase: Análisis de la información Esta información considera la estacionalidad y secuencia del trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad. Revisa la ubicación geográfica, el domicilio de las oficinas en cuanto a su funcionalidad y distribución interna del espacio con relación a las actividades del personal. Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.

Cuarta fase: Diseño del procedimiento Eliminar Cualquier operación, paso, detalle que no justifique plenamente su razón de ser, deberán eliminarse. Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, es necesario considerar algunas opciones para mejorarlo o diseñarlo; llevando a cabo la siguiente técnica: Combinar Si no puede eliminarse algo, entonces el siguiente punto es combinar algún paso del procedimiento con otro a efecto de simplificar el trámite. Cuando se combina generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operación, etc. Cambiar Se debe revisar si alguna modificación que pueda hacerse en el orden, el lugar o el puesto que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo.

Cuarta fase: Diseño del procedimiento Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias, el resultado más práctico se logra mejorando el procedimiento, rediseñando una forma, un registro, un informe; encontrando un método mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, si se sustituye el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo de microfilmación, cuando el problema básico es el espacio requerido o la seguridad de los documentos originales. Cuarta fase: Diseño del procedimiento Los procedimientos pueden reducirse combinando la secuencia de las operaciones, modificando el lugar o sustituyendo al puesto que realiza determinada actividad.

Quinta fase: Diseño de formatos Brinda un modo de dar, obtener y procesar información de manera completa y uniforme, en un orden conveniente, lógico y sencillo. Es importante que, al mejorar o diseñar un procedimiento, se revisen los formatos que intervienen en él, para lo cual es necesario tener en cuenta los mismos factores necesarios para su diseño, siendo estos: Definir el propósito del formato Determinar la clase de información que debe incluir Disponer el orden de la información y las partes del formato Determinar las necesidades de espacio para la información Determinar el destino original y la cantidad de copias

Quinta fase: Diseño de formatos Un formato que se ha diseñado tomando en cuenta los factores anteriormente señalados, deberá:

Manual de Procedimientos Es un documento de apoyo administrativo, en el que se consignan en forma metódica las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias unidades administrativas.

Manual de Procedimientos Están considerados como elementos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y control administrativo de la organización y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a: los antecedentes, organización, política y procedimientos de una institución para la mejor ejecución del trabajo. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de Procedimientos

Elementos del Manual de Procedimientos 1.- Identificación 2.- Contenido 3.- Introducción 4.- Objetivo 5.- Políticas o normas de operación 6.- Presentación de los procedimientos 7.- Diagrama de flujo o flujograma 8.- Catálogo de formatos

1. Identificación (cubierta o portada) Este apartado se refiere a la portada o primera página del manual, misma que deberá tener los siguientes datos:

2. Contenido Aquí se presentan los capítulos que integran al manual o los títulos principales que comprenden la estructura del documento, en caso de constituirse por varios procedimientos, es importante seguir el orden que a continuación se describe: Introducción 1 Objetivo 2 Presentación de los procedimientos 3 Índice de procedimientos 4 5 Desarrollo de procedimientos Anexos 6

Presidente Municipal Constitucional de XXX 3. Introducción Este apartado se refiere a la explicación que se dirige al lector acerca del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se usará, así como un mensaje del titular de la dependencia. Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento. Introducción La Tesorería Municipal de XXX elaboró el presente manual de procedimientos, documento administrativo que presenta descriptiva y gráficamente la secuencia en que se realizan las operaciones y actividades hacendarias en las diferentes unidades de trabajo, para la prestación de un servicio o la generación de un producto. Su aplicación facilita el trabajo de diagnóstico, análisis y diseño de procesos, pues permite apreciar de manera objetiva la interrelación, secuencia y pasos de un sistema en cualquiera de las etapas mencionadas, además de servir en la interpretación y presentación de los procedimientos que se llevan a cabo en la función hacendaria. Expreso mi más sincero agradecimiento al personal involucrado en el servicio público del municipio de XXX, por llevar a cabo la realización del presente manual de procedimientos y su actualización será responsabilidad exclusiva de los servidores públicos de la Tesorería Municipal. Presidente Municipal Constitucional de XXX

4. Objetivo Expresa el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del Manual, deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara en párrafos breves. OBJETIVO (ejemplo) Auxiliar a los funcionarios y empleados de la ___________ de XXXXX en el desempeño de sus funciones y actividades que tienen encomendadas en el área de responsabilidad, derivadas de las atribuciones conferidas en la Ley Orgánica de la Administración Pública… artículo _____

5. Políticas o normas de operación Es este apartado se mencionan las normas generales de conducta de la organización. La política y procedimientos deben tener un propósito bien definido. La política dice “que hacer” y los procedimientos dicen a detalle y paso a paso “cómo hacerlo”. Corresponde a todo el personal de la Dirección general de Obras Públicas: conocer, respetar y efectuar sus actividades en apego a las disposiciones que se establecen en el presente manual. POLÍTICAS:

5. Políticas o normas de operación Definirán expresamente qué hacer o a qué criterios se debe ajustar para actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que son imprevistos en el procedimiento. En ocasiones se establecen algunas sanciones de carácter administrativo que serán aplicadas a quien no cumpla las políticas de operación del procedimiento. Ejemplo: Políticas de operación Se ajustarán a las disposiciones del Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México. Sus trámites serán sencillos y deberán realizarse de manera pronta y expedita. Se cuidará que alcancen sus finalidades y efectos legales. Surtirán efecto a partir del día hábil siguiente de la fecha que fueron practicadas.

6. Presentación de los procedimientos Se refiere a la definición de los procedimientos, y constituye la parte fundamental o sustancial del manual ya que éstos se describen y presentan gráficamente por medio de diagramas de flujo. En el índice de procedimientos, se señalan todos los procedimientos que lo integran, y tiene por objeto su pronta y ágil localización. Pág PROCEDIMIENTOS 7 Recepción de Correspondencia de Entrada en las Unidades de Correspondencia Objetivo del Procedimiento Alcance Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas 11 13 14 15 16 2. Recepción de Correspondencia de Salida en las 19 22 23 25 3. Recepción y Trámite de Documentos para Archivos de Trámite y/o Transferencia en las Unidades Administrativas del Servicio de Administración Tributaria 24

6. Presentación de los procedimientos Índice Ejemplo: Procedimientos de obras públicas

Descripción del procedimiento Es la narración cronológica y secuencial de cada una de las actividades que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando quién, qué, cómo, dónde y cuándo se hacen. Cuando la descripción del procedimiento sea general, debe indicarse para cada unidad administrativa el responsable de su ejecución.

7. Diagrama de flujo o flujograma Con el propósito de esquematizar y sistematizar el procedimiento, se utiliza el diagrama de flujo, representado por medio de símbolos convencionales que identifican la secuencia de las operaciones y los documentos de una determinada actividad y, desde luego, la forma como se interrelacionan las diferentes unidades administrativas de la dependencia y como intervienen cada una de ellas.

7. Diagrama de flujo o flujograma Definición Es la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos, de manera secuencial, para que se complete un proceso. Los procedimientos se describen en función de actividades o tareas, (cuando se sigue una simbología estandarizada, los actores son los departamentos o puestos dentro de una sola área). El diagrama debe correr de izquierda a derecha, cada columna indica una secuencia temporal.

8. Catálogo de formatos Un formato es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable que se usan en los procedimientos; pueden constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos diferentes. Es necesario contar con un catálogo de cada una de las formas que se utilizan en los procedimientos

8. Catálogo de formatos Junto con los formatos, que se utilizan, se deben incluir sus respectivos instructivos de llenado. Un apartado que es importante es el de “Anexos“, en él se incluirán los documentos que proporcionen datos necesarios para operar el manual, por ejemplo normatividad o base legal.

Validación del procedimiento Una vez finalizada la elaboración, se debe incluir un apartado para que el documento se someta a la autorización de los miembros de la dependencia o unidad administrativa. Se incluirá al final del documento una hoja donde se deben anotar los nombres de los funcionarios que con su firma han de dar validez al documento. La validación es un aspecto importante toda vez que con ese hecho se otorga vigencia al manual de procedimientos.

Simbología para la diagramación

Simbología para la diagramación

Simbología para la diagramación

Simbología para la diagramación

Simbología para la diagramación

Procedimientos Hacendarios Justificación Objetivo Metodología Base legal Estructura Identificación Descripción genérica Descripción de productos Descripción de actividades Diagrama de flujo Formatos e instructivos del procedimiento

Metodología Investigación de gabienete Investigación de campo Se obtuvo información sobre el marco jurídico y los fundamentos administrativos del procedimiento; así como los textos que describen las actividades y que muestra el desarrollo de este evento administrativo. Investigación de campo Se acudió a varios municipios con el propósito de observar en campo las actividades planteadas en el procedimiento; así como su operatividad. Integración de la información Se obtuvieron copias de los formatos oficiales utilizados en el procedimiento y se aplicaron medidas correctivas al formato con la información obtenida en campo.

Metodología Diagramación Digitalización Se diagrama el procedimiento en cuestión efectuando análisis de lógica y congruencia de acuerdo a los lineamientos de la “Guía Técnica Procedimientos Administrativos”. Digitalización Utilizando la aplicación informática desarrollada por el Instituto Hacendario del Estado de México, se elaboró el diagrama del procedimiento en multimedia.

Metodología Investigación de gabinete Investigación de campo Integración de información Diagramación Revisión Digitalización INICIO 1 2 3 4 6 5 FIN Metodología

Estructura Descripción genérica Descripción de productos Descripción de actividades Identificación Secuencia Actividad Responsible Documento soporte de la operación Documento generado en cada operación Se liga el objetivo del procedimiento con el fin de la organización (lo que se pretende alcanzar) Inicio Área Instrucción Puestos psrticipantes Finalización Fecha Se enuncian los documentos que se estarán generando durante el procedimiento.

Estructura Procedimiento: Entrega-Recepción

Estructura Procedimiento: Entrega-Recepción

Procedimientos hacendarios Integrados en disco interactivo para fácil acceso y actualizados al 2010.

Procedimientos hacendarios En proceso de elaboración y en algunos casos, en etapa de revisión.

GRACIAS POR SU ASISTENCIA Y PARTICIPACION EXPOSITOR: LIC. REINALDO BERNAL OCAMPO JEFE DE ÁREA DE LA COORDINACIÓN DE NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y EVALUACIÓN CORREO ELECTRÓNICO: rey_bor2000@yahoo.com.mx Tel. (01 722) 236-05-40 Ext. 1230