NOELIA OJEDA ROMERO NATHALIE VELEZ MACIAS TEMA: REGLAS Y ALERTAS UNIVERSIDAD ECOTEC NOELIA OJEDA ROMERO NATHALIE VELEZ MACIAS TEMA: REGLAS Y ALERTAS

¿QUE ES? Y FUNCIONALIDAD Una regla es una acción que Microsoft Outlook, realiza de manera automática en los mensajes entrantes y salientes en función de las condiciones que usted haya especificado. Puede crear una regla a partir de una plantilla, a partir de un mensaje o usando sus propias condiciones.

Ventajas del uso de reglas para administrar mensajes de correo Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza de manera automática en un mensaje recibido o enviado que cumple las condiciones especificadas en la regla. Puede elegir muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas. Las reglas se dividen en dos categorías : de organización y de notificación. Las reglas no funcionan en los mensajes que se han leído, solo en aquellos que están sin leer.

PLANTILLAS PARA LAS REGLAS El Asistente para reglas incluye plantillas para las reglas que se usan con más frecuencia, entre las que destacan: Mantenerse organizado     Estas reglas hacen que archivar y realizar un seguimiento de los mensajes sea más fácil. Por ejemplo, puede crear una regla para que los mensajes de un determinado remitente, como Nuria González, que contengan la palabra "ventas" en la línea Asunto se marquen para su seguimiento, se clasifiquen como Ventas y se muevan a una carpeta denominada Ventas de Nuria. Mantenerse actualizado     Estas reglas le notificarán la recepción de un determinado mensaje de alguna manera. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente una alerta a su dispositivo móvil cuando reciba un mensaje de un miembro de su familia. Empezar desde una regla en blanco     Estas reglas se crean sin la ayuda de plantillas de regla y se pueden personalizar como se quiera.

REGLAS BASADAS EN SERVIDOR Y REGLAS SOLO DE CLIENTE Existen dos tipos de reglas en Outlook : reglas basadas en servidor y reglas solo de cliente. Reglas basadas en servidor     Si usa una cuenta de Microsoft Exchange Server, algunas de las reglas que crea están basadas en el servidor. Estas reglas se ejecutan en el buzón del servidor de correo de Exchange aunque Outlook no se esté ejecutando en el equipo. Las reglas basadas en servidores se aplican a los mensajes apenas estos llegan a la Bandeja de entrada y deben poder ejecutarse hasta que se hayan completado en el servidor. Por ejemplo, una regla que especifica que un mensaje debe imprimirse no puede ejecutarse hasta que haya finalizado en el servidor. Si no se puede aplicar una regla en el servidor, se aplica al iniciar Outlook y se convierte en una regla solo de cliente. Reglas solo de cliente     Las reglas solo de cliente son reglas que se ejecutan solo en su PC. Estas reglas no pueden ejecutarse hasta que no se hayan completado en el servidor, como especificar la impresión de ciertos mensajes. Las reglas solo de cliente pueden ejecutarse únicamente cuando se está trabajando en Outlook. Si su lista de reglas contiene ambos tipos de reglas, primero se aplicarán las reglas basadas en servidor, seguidas de las reglas solo de cliente.

APLICACIÓN DE REGLAS A OTROS ELEMENTOS DE OUTLOOK Confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas Cuando se aplican reglas, las confirmaciones de entrega, las confirmaciones de lectura, las respuestas de voto y las respuestas automáticas (notificaciones de fuera de la oficina) se procesan como si fueran mensajes. Por ejemplo, una regla que mueve a una carpeta determinada los elementos que contienen la palabra "reunión" en el asunto, también mueve todas las confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas que contienen esta palabra en el asunto.  NOTA    Cuando una regla mueve respuestas de voto de la Bandeja de entrada a otra carpeta, el seguimiento de los votos se ve afectado. Cuando se abre un mensaje enviado que incluía un botón de voto, la información de seguimiento no incluirá un registro de las respuestas que haya movido una regla. Mover o eliminar una respuesta manualmente no afecta al seguimiento.

ALERTAS Una alerta de escritorio es una notificación que aparece en el escritorio cuando recibe un nuevo mensaje de correo electrónico, convocatoria de reunión o solicitud de tarea. Las alertas de escritorio están activadas de forma predeterminada.

La información que se muestra en una alerta de escritorio varía dependiendo del elemento que se haya recibido en la Bandeja de entrada. Un mensaje de correo electrónico     Muestra el nombre del remitente, el asunto y las dos primeras líneas del mensaje. Las alertas de escritorio no muestran el contenido de los mensajes cifrados o firmados digitalmente. Para ver este tipo de mensajes, es necesario abrirlos. Una convocatoria de reunión     Muestra el remitente, el asunto, la fecha, la hora y la ubicación de la reunión. Una solicitud de tarea     Muestra el remitente, el asunto y la fecha de inicio de la tarea asignada.  SUGERENCIA    Si desea que la alerta de escritorio permanezca visible para tener más tiempo de leerla, coloque el cursor sobre la alerta antes de que desaparezca de la vista.

PASOS PARA ACTIVAR O DESACTIVAR ALERTAS Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en Opciones. Haga clic en Correo. En Llegada del mensaje, desactive la casilla de verificación Mostrar una alerta de escritorio.  NOTA    Para quitar otras notificaciones, como reproducir un sonido, cambiar el puntero del mouse o mostrar un icono de sobre en la barra de tareas, desactive las casillas de verificación correspondientes a esas funciones. También puede desactivar las alertas de escritorio cuando aparezca una en la pantalla. Haga clic en la flecha abajo en la alerta y a continuación haga clic en Deshabilitar alerta de correo nuevo en el escritorio. Para cambiar la transparencia de las alertas de escritorio o durante cuánto tiempo permanecen visibles, haga clic en Configuración de alerta de escritorio