Octavio Castillo Sánchez Director del SIBIUP ocastillos@hotmail.com VI Congreso Internacional de Bibliotecas Universitarias y Unidades de Investigación Paraninfo Universitario, 8-12 de agosto de 2011 REPOSITORIO INSTITUCUINAL SALA DIGITAL DE LA UNIVERSIDAD DE PANAMÁ Octavio Castillo Sánchez Director del SIBIUP ocastillos@hotmail.com

CONTENIDO A manera de preámbulo. - Contexto nacional e institucional. - En el ámbito nacional. - Universidad de Panamá. - Sistema de Bibliotecas (SIBIUP). 2. Repositorio Institucional (RISDUP). 2.1 Objetivos. 2.2 Descripción, organización y desarrollo. - Grupos de trabajos. - Fases. 2.3 Selección de la información. 2.4 Digitalización de los documentos. 2.5 Diseño de la base de datos. 2.6 Resultados y productos. 2.7 Consideraciones finales.

A MANERA DE PREÁMBULO El desarrollo de la tecnología posibilita que instituciones como la Universidad de Panamá tengan la capacidad de ejecutar acciones y atender sus funciones fundamentales: docencia, investigación, extensión, producción y prestación de servicios. La Universidad de Panamá ha propiciado el uso de los recursos tecnológicos en las diferentes unidades que la conforman. Un caso específico es el impulso tecnológico que ha experimentado el Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Panamá (SIBIUP). La experiencia acumulada, principalmente en actividades de digitalización, permitió al personal del SIBIUP la elaboración de esta propuesta, con la seguridad de asumir la responsabilidad en la ejecución del proyecto “Repositorio Institucional: Sala Digital de la Universidad de Panamá”. De esta forma será conformada la base de datos más completa y en texto completo sobre diversos aspectos que identifican y ponen en evidencia el aporte inminente de la Universidad de Panamá a la Nación Panameña.

CONTEXTO NACIONAL Panamá forma parte del Istmo Centroamericano, con una población que alcanza los 3,450,349 habitantes. Tiene una posición geográfica estratégica y costas en ambos mares. El territorio lo conforman nueve provincias y tres comarcas: Kuna Yala (Madugandí y Wargandí) Emberá y Wounaan Ngnöbe Buglé. Por ejemplo, en el aspecto educativo encontramos: Educación básica general: 541,310 alumnos. Bachiller diversificado: 274,776 alumnos. Universitaria (pública): 135,181. Según el Banco Mundial, el FMI y la ONU, Panamá “tiene el ingreso per cápita más alto de América Latina, el cual es de unos U$13,090.00” (trece mil ciento noventa dólares). En los últimos años, el país muestra un desarrollo significativo en el sector turístico; amén de los avances y sostenibilidad del área de la construcción. De igual forma, los sectores bancario y portuario han logrado altos niveles de crecimiento.

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ La Universidad de Panamá es el principal centro de enseñanza superior en nuestro país. Fue creada el 7 de octubre de 1935. Es una institución compleja que busca posicionarse estratégicamente, mediante las actividades, programas y proyectos que ejecuta, con la colaboración de empresas públicas y privadas, principalmente. La Universidad de Panamá cuenta con una matrícula de 52,332 estudiantes; de éstos, 50,834 son de pregrado y el resto (1,498) de postgrado. Los cursos de pre y postgrado se dictan en dieciocho Facultades, ocho Centros Regionales Universitarios y cuatro Extensiones Docentes, con presencia en toda la geografía nacional. También, existen once institutos clasificados como unidades de investigación. La población estudiantil en pre y postgrado es atendida por 4,319 profesores. Las labores administrativas están a cargo de 4,456 funcionarios. Alrededor de 40 revistas se publican, de éstas, aproximadamente el 45 % con periodicidad normal o regular.

SISTEMA DE BIBLIOTECAS (SIBIUP) La biblioteca universitaria nace con la Universidad de Panamá. A partir de 1995, se inicia la trasformación integral de la actividad bibliotecaria y se crea el SISTEMA DE BIBLIOTECAS DE LA UNVERSIDAD DE PANAMÁ (SIBIUP), el 24 de enero de 1996. En los últimos años, el SIBIUP ha implementado un conjunto de programas y/o proyectos que lo colocan a la vanguardia de la actividad bibliotecaria en Panamá. Uno de estos proyectos es el Repositorio Institucional: Sala Digital de la Universidad de Panamá (RISDUP), mismo que se perfila como la base de datos de mayor proyección y relevancia en la Primera Casa de Estudios Superiores de Panamá. El SIBIUP está conformado por 31 bibliotecas, distribuidas a lo largo del territorio nacional: Biblioteca Interamericana Simón Bolívar. Es la Biblioteca Central o Nodo Central del SIBIUP. 14 Bibliotecas de Facultades. 8 Bibliotecas de Centros Regionales Universitarios. 3 Bibliotecas de Extensiones Docentes 3 Bibliotecas de Institutos. El Centro de Documentación de la Vicerrectoría de Investigación y Postgrado. Biblioteca Nacional de Salud.

REPOSITORIO INSTITUCIONAL SALA DIGITAL DE LA UNIVERSIDAD DE PANAMÁ Repositorio, palabra que se deriva del latín “repositorium” que significa “armario o alacena”. El Diccionario de la Real Academia Española lo define como “lugar donde se guarda algo”. Repositorio institucional, lugar donde se almacenan los documentos y/o materiales que produce o genera una institución, como es el caso del Repositorio Institucional: Sala Digita de la Universidad de Panamá (RISDUP) Objetivo General. Organizar la información autóctona de la Universidad de Panamá y digitalizarla, para lograr su consulta por medio del Portal WEB del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Panamá (SIBIUP). Objetivos Específicos. Identificar la producción autóctona que generan las diferentes unidades que conforman la Universidad de Panamá Agrupar la información autóctona por tipo de material documental, a fin de crear subgrupos que faciliten el acceso y uso de quienes lo requieran. Digitalizar la producción autóctona de la Universidad de Panamá para su incorporación en el Repositorio Institucional: Sala Digital de la Universidad de Panamá (RISDUP), para su consulta en el Portal WEB del SIBIUP (www.sibiup.up.ac.pa).

DESCRIPCIÓN La información aparece agrupada bajo los siguientes apartados o secciones: Tesis de postgrado e investigaciones. Documentos administrativos. Convenios nacionales e internacionales Galería de autoridades y de fotografías de la Universidad. Órganos de Gobierno. Carreras aprobadas. Vida estudiantil. Bibliografía sobre la Universidad de Panamá. Publicaciones seriadas y periódicas. Sistema de Bibliotecas.

GRUPOS DE TRABAJO Equipo humano responsable por las diferentes actividades y funciones específicas en la conformación del Repositorio. En su mayoría, están conformados por el personal que tiene algún nivel de responsabilidad (secciones o departamentos del SIBIUP). Se destaca el papel del personal de los Departamentos de Cómputo y de Desarrollo y Análisis Documental.

FASES Primera fase: Octubre de 2010 a diciembre de 2011. Presentación preliminar: Primero de octubre de 2010, con información de los diferentes componentes. Información de cada componente, cubriendo los años de 2008 – 2011. Información completa: sobre Galería de Autoridades, Convenios nacionales e internacionales, Carreras aprobadas y Fotografías de la Universidad de Panamá. Segunda fase: Enero de 2012 a diciembre de 2014. Información completa de los siguientes componentes: Órganos de Gobierno, Tesis de postgrado, Profesores y Personal administrativo de la Universidad de Panamá. Avance significativo en los rubros sobre documentos administrativos e Investigaciones. Tercera fase: Enero de 2015 a diciembre de 2017. Información completa: Incluye todos los Documentos administrativos e Investigaciones.

SELECCIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Los grupos de trabajo identifican en las unidades administrativas o académicas los documentos que son enviados al Coordinador del Proyecto; luego, se dirigen al Departamento de Desarrollo y Análisis Documental a fin de capturar los registros en las plantillas MARC. En el Departamento de Cómputo se lleva a cabo el proceso de digitalización con la herramienta “Paperport”, versión 12; la misma, permite escanear los documentos, crear un soporte de almacenamiento y su organización digital; como contiene varias herramientas de limpieza, al documento escaneado se le hacen los cambios necesarios para una mejor visualización de la información. Luego de digitalizar, limpiar y auditar los materiales escaneados, pasan a formato pdf, para facilitar su acceso y lectura, después de ingresados en la base de datos.

DISEÑO DE LA BASE DE DATOS En el diseño de la base de datos se utilizan recursos tecnológicos desarrollados por BIREME: Software ISISMARC, para la captura. WINISIS, como soporte. GENESIS, para el enlace de la base de datos con Internet.

RESULTADOS Acceso en línea a documentos digitalizados y en texto completo, como se indica: Documentos administrativos: manuales de procedimientos, programas, planes operativos, guías, acuerdos, convenios, entre otros. Investigaciones: aquellas que son sometidas a consideración de la Vicerrectoría de Investigación y Postgrado y/o generan en Unidades de Investigación de las Facultades, Centros Regionales Universitarios, Extensiones Docentes e Institutos. En este grupo se incluyen las tesis de maestría. Publicaciones periódicas y seriadas: revistas, boletines, memorias y otros. Otros documentos con información relevante: fotografías institucionales, autoridades, entre otros.

PRODUCTOS Tesis de maestría e investigaciones con acceso al texto completo. Documentos administrativos de la Universidad de Panamá, producidos por las diferentes unidades, accesibles en el Portal WEB del SIBIUP. Información sobre las autoridades universitarias. Galería de fotografías de la Universidad de Panamá. Acuerdos de los diferentes Consejos de la Universidad de Panamá. Convenios (nacionales e internacionales) de la Universidad de Panamá accesibles en texto completo. Lista de las carreras de las Universidades particulares, aprobadas por la Universidad de Panamá. Publicaciones (documentos) sobre la Universidad de Panamá. Consulta a revistas, boletines, informes de las unidades de la Universidad de Panamá, en formato electrónico. Producción documental del SIBIUP.

CONSIDERACIONES FINALES A cuatro años y medio de la conformación definitiva de RISDUP (diciembre de 2017), significa un reto para el SIBIUP. En algunos casos, se requerirá la actuación y participación más directa de las autoridades universitarias, para asegurar la colaboración efectiva de todas las unidades, lo cual garantizará que el esfuerzo y profesionalismo de quienes participan directamente en la ejecución del RIBDUP, contribuya a lograr un mejor posicionamiento de la Universidad de Panamá en el contexto latinoamericano.

GRACIAS POR LA ATENCIÓN