Facturación Electrónica. (o Facturación Telemática) Normativa y Medidas de Impulso Abril de 2009 PORTADA Delegación Especial de Cataluña – Dependencia Regional de Informática

Parte I – Medidas de Impulso PORTADA Delegación Especial de Cataluña – Dependencia Regional de Informática

La AEAT apuesta fuerte por la Facturación Electrónica Impulsando el desarrollo normativo Orden EHA/962/2007 sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas Resolución de 24 de Octubre de 2007 de la AEAT sobre “Procedimiento para la homologación de software de digitalización” (de facturas) Impulsando la estandarización Acuerdo con Centro de Cooperación Interbancaria para definir y promover un formato estandarizado de factura electrónica basado en XML de libre uso por cualquier interesado. Aprobada la versión 3.1 del formato, ahora denominado “facturae” y adoptado como estándar por toda la Administración General del Estado. Difusión y promoción de la Facturación Electrónica: Información en la página web corporativa: www.agenciatributaria.es Participación en foros, mesas redondas, etc. Promover uso de factura electrónica entre sus proveedores Página de texto

Otras medidas de impulso de la Facturación Electrónica Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información: Artículo 1: Medidas de impulso de la factura electrónica y del uso de medios electrónicos en otras fases de los procesos de contratación: Plan para generalización del uso de efacturas; ayudas económicas; justificación de ayudas y subvenciones. Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público Disposición final novena: la presentación de facturas electrónicas será obligatoria en la contratación con el sector público estatal para las sociedades que no puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada se extenderá progresivamente la obligatoriedad del uso de las facturas electrónicas para otras personas físicas y jurídicas dieciocho meses desde la entrada en vigor de las normas … el uso de la factura electrónica será obligatorio en todos los contratos del sector público estatal (contratos menores, a criterio de normas pendientes de aprobación) Orden PRE/2971/2007 Adopción de formato “facturae” (basado en XML + firma XAdES) como estándar en la AGE y para justificación de subvenciones u otros procedimientos administrativos (ver también Orden EHA/2261/2007) Página de texto

Otras medidas de impulso de la Facturación Electrónica Portal web sobre formato facturae: http://www.facturae.es Programa de Ayuda gratuito para Gestión de Facturación Electrónica (Desarrollado por Ministerio de Industria y disponible en portal Facturae) Módulos de software para facilitar la programación de aplicaciones propias de Facturación Electrónica (Desarrollados por Ministerio de Industria y disponibles en portal Facturae) Plan de Impulso de la Facturación Electrónica en España (Prevista en breve una consulta pública previa a su aprobación definitiva) Ayudas y subvenciones para la implantación de la Facturación Electrónica en las empresas (referencia a webs al final de la presentación) Página de texto

Delegación Especial de Cataluña – Dependencia Regional de Informática Parte II - Normativa PORTADA Delegación Especial de Cataluña – Dependencia Regional de Informática

Facturación electrónica: Normativa Directiva 2006/112/CE (Arts 217-218, 232-237, 241, 244-249) Ley 37/92 IVA - arts. 164.Dos, 165.Dos, 165.Cuatro RD 1496/2003 Obligaciones de Facturación (Arts.1,8,17-23) Modificado por RD 87/2005 (facts rectificativas) Orden EHA/962/2007: Normas de aplicación Resolución 24/10/2007 AEAT: homologación de software de digitalización certificada Consultas interesantes: Dirección General de Tributos y AEAT Página de texto

Obligaciones de Sujetos Pasivos (IVA): Arts 244 y 246 Directiva 2006/112/CE Obligaciones de Sujetos Pasivos (IVA): Arts 244 y 246 Conservar facts. recibidas y copias de facturas emitidas Durante todo el período de conservación se ha de garantizar Autenticidad, Integridad y Legibilidad Medios Electrónicos: Arts 217 y 241 equipos electrónicos, teléfono, radio, medios ópticos y electromagnéticos Página de texto

Sistemas admitidos Directiva 2006/112/CE Requisitos de Facturas Electrónicas Autenticidad de Origen Integridad de Contenido Aceptación (consentimiento) del destinatario Sistemas admitidos Firma Electrónica Avanzada. Los Estados pueden exigir: Basada en un Certificado Reconocido (cualificado) Creada por Dispositivo Seguro de Creación de Firmas EDI (Intercambio Electrónico de Datos)+Autenticidad+Integridad Otros métodos aceptados por los Estados Página de texto

Conservación de facturas Directiva 2006/112/CE Conservación de facturas Estados pueden exigir que las facturas se conserven en forma original (papel/electrónica). Art 247.2 Si se conservan en otro Estado Miembro por medios que garanticen acceso en línea => Las autoridades competentes tienen derecho a acceder por medios electrónicos para carga remota y utilización con fines de control. Art 249 Página de texto

Facturación electrónica: Normativa Directiva 2006/112/CE (Arts 217-218, 232-237, 241, 244-249) Ley 37/92 IVA - arts. 164.Dos, 165.Dos, 165.Cuatro RD 1496/2003 Obligaciones de Facturación (Arts.1,8,17-23) Modificado por RD 87/2005 (facts rectificativas) Orden EHA/962/2007: Normas de aplicación Resolución 24/10/2007 AEAT: homologación de software de digitalización certificada Consultas interesantes: Dirección General de Tributos y AEAT Página de texto

Ley 37/92 (IVA). Art. 164.Dos. (Expedidas) ….. Las facturas expedidas por el empresario o profesional, por su cliente o por un tercero, en nombre y por cuenta del citado empresario o profesional, podrán ser transmitidas por medios electrónicos, siempre que, en este último caso, el destinatario de las facturas haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en su transmisión garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Reglamentariamente se determinarán los requisitos a los que deba ajustarse la facturación electrónica. Página de texto

Ley 37/92 (IVA). Art. 165.Dos. (Recibidas) Las facturas recibidas, los justificantes contables, las facturas expedidas conforme a lo dispuesto en el apartado anterior y las copias de las demás facturas expedidas deberán conservarse, incluso por medios electrónicos, durante el plazo de prescripción del impuesto. Esta obligación se podrá cumplir por un tercero, que actuará en nombre y por cuenta del sujeto pasivo. ….. Reglamentariamente se establecerán los requisitos para el cumplimiento de las obligaciones que establece este apartado. Página de texto

Ley 37/92 (IVA). Art. 165.Cuatro. (Conservación) Cuando el sujeto pasivo conserve por medios electrónicos las facturas expedidas o recibidas, se deberá garantizar a la Administración tributaria tanto el acceso en línea a dichas facturas como su carga remota y utilización. La anterior obligación será independiente del lugar de conservación. Obligación recogida en arts. 21.2, 22.2 y 23 Reglamento Facturación Página de texto

Facturación electrónica: Normativa Directiva 2006/112/CE (Arts 217-218, 232-237, 241, 244-249) Ley 37/92 IVA - arts. 164.Dos, 165.Dos, 165.Cuatro RD 1496/2003 Obligaciones de Facturación (Arts.1,8,17-23) Modificado por RD 87/2005 (facts rectificativas) Orden EHA/962/2007: Normas de aplicación Resolución 24/10/2007 AEAT: homologación de software de digitalización certificada Consultas interesantes: Dirección General de Tributos y AEAT Página de texto

RD 1496/2003. Remisión Remisión de Facturas Electrónicas (Art. 17) Consentimiento expreso del destinatario Autenticidad de Origen (garantía) Integridad de Contenido (garantía) Formas de acreditar garantías del art 17 (art 18) Firma Electrónica Avanzada, basada en Certificado Reconocido (cualificado), creada mediante Dispositivo Seguro de Creación de Firmas EDI con procedimientos que garanticen Autenticidad e Integridad Otros elementos propuestos por los interesados, previa autorización por la AEAT Lotes de facturas por vía electrónica a mismo destinatario: los datos comunes pueden incluirse sólo una vez (art 18.2) Página de texto

RD 1496/2003. Conservación I Deberes de obligados a expedir y conservar facturas Conservar facts. recibidas y copias de facturas emitidas (art 1 y art 19.1) Deben conservarse con su contenido original y ordenadamente (19.2) Las puede conservar un tercero (19.3 y 19.4) El empresario, profesional o sujeto pasivo es el responsable Se requiere autorización de AEAT si el 3º no está esta establecido en: CE, Canarias, Ceuta, Melilla o país con acuerdo de asistencia mutua similar a Directivas 76/308/CEE, 77/799/CEE o Reglamento CE 1798/2003 Hay que garantizar acceso por parte de Admon Tributaria, sin demora, salvo causa justificada (20.1) Página de texto

Requisitos de conservación por medios electrónicos: RD 1496/2003. Conservación II Se admite conservación por medios electrónicos (20.2) Medios Electrónicos (arts. 17 –remisión- y 20 –conservación-): equipos electrónicos, teléfono, radio, medios ópticos o (electro)magnéticos Requisitos de conservación por medios electrónicos: Asegurar legibilidad en formato original y de datos, mecanismos o elementos que garanticen Autenticidad e Integridad (art 21.1) Garantizar “acceso en línea”, “carga remota y utilización” por Administración tributaria, sin demora injustificada (21.2 y 23) [ver consultas 2414/2004, 2430/2004 y 289/2004 DGT] Se define “acceso completo”: permitir visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (21.2). Ver arts 5-7 y 9 de Orden EHA/962/2007 Página de texto

RD 1496/2003. Conservación III Lugar de conservación (art 22): Libertad de elección, a condición de que se ponga a disposición de la Admon tributaria sin demora injustificada la documentación/información Fuera de España: sólo medios electrónicos con garantías art 21.2 (“acceso en línea”, “carga remota y utilización”). Requiere comunicación previa1 a AEAT Página de texto (1) Art 9.2 EHA/962/2007: comunicación previa sólo si se trata de países no UE sin instrumento de asistencia mutua

Facturación electrónica: Normativa Directiva 2006/112/CE (Arts 217-218, 232-237, 241, 244-249) Ley 37/92 IVA - arts. 164.Dos, 165.Dos, 165.Cuatro RD 1496/2003 Obligaciones de Facturación (Arts.1,8,17-23) Modificado por RD 87/2005 (facts rectificativas) Orden EHA/962/2007: Normas de aplicación Resolución 24/10/2007 AEAT: homologación de software de digitalización certificada Consultas interesantes: Dirección General de Tributos y AEAT Página de texto

Orden EHA/962/2007. Conceptos. Factura original: Aquella creada por el expedidor No se permiten cambios de soporte o formato, salvo los previstos en los arts 7 (papel->electrónico) y 8 (electrónico­>papel) Copia de factura electrónica: fichero idéntico al original Matriz de factura expedida: datos + programas que permiten generar de nuevo las facturas, copias y duplicados. Página de texto

Orden EHA/962/2007. Sistemas. Sistemas admitidos Cualquier Firma Electrónica Reconocida del expedidor1 = F.E. avanzada + certificado reconocido + dispositivo seguro de firma EDI con procedimientos que garanticen Autenticidad e Integridad Otros elementos propuestos por los interesados (establecidos o residentes), previa autorización por la AEAT (art. 3) Página de texto (1) Obligado / destinatario / tercero

Orden EHA/962/2007. Expedidor. Requisitos en remisión electrónica: Consentimiento expreso del receptor (Revocable incluso para “duplicados” y fras “rectificativas”) Facturas no válidas si certificado caducado/revocado/suspendido en el momento de la expedición Obligaciones del expedidor en conservación electrónica: Garantizar recuperación en caso de siniestro/avería: copias seguridad, medidas técnicas y planes de contingencias Conservar ordenadamente, garantizar legibilidad (descifrado, decodificación) y acceso completo (consulta en línea, visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión) y sin demora injustificada Página de texto

Orden EHA/962/2007. Destinatario. Obligaciones del destinatario en conservación electrónica: En facturas recibidas con firma electrónica: verificar la firma y la poder1 verificar la validez del certificado firmante Conservar en soporte y formato recibidos (excepto arts 7 y 8) Conservar ordenadamente (fras y firmas), garantizar legibilidad (descifrado, decodificación) y acceso completo (consulta en línea, visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión) y sin demora injustificada Página de texto (1) Ver Informe DG AEAT 5/11/2003 en respuesta a consulta AECOC

Orden EHA/962/2007. Tercero. Conservación electrónica en repositorio de facturas de tercero, por cuenta del obligado (emisor o receptor): Conservar las facturas con su firma electrónica Asignar un código de autenticación de mensajes asociado a cada documento, que permite acceder al documento y garantiza, al que accede, que cumple requisitos de Orden Se admite como válido un documento impreso en papel con el código anterior (siempre que se mantenga el repositorio, exista un mecanismo de verificación de firma y se pueda acceder de forma completa mediante el citado código) Página de texto

Orden EHA/962/2007. Digitalización I Digitalización Certificada: Permite prescindir de originales en papel Técnicas fotoelectrónicas o de escáner => imagen digital Formatos estándares1 de uso común admitidos por AEAT Nivel de resolución admitido1 por AEAT Requisitos del proceso de digitalización: Software de digitalización certificado Proceso que garantice imagen fiel e íntegra, firmada electrónicamente con certificado del responsable2 de la digitalización (instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada) Base de datos documental (BDD): imagen binaria (o enlace a la misma) + datos de factura (libros registro IVA) + firma electrónica de imagen Página de texto Ver Resolución de D.G. AEAT 24/10/2007 Puede ser el obligado o un tercero (prestador de servicios de digitalización)

Orden EHA/962/2007. Digitalización II Funcionalidades del software de digitalización certificado: Firma de la BDD que garantice la integridad de imágenes y datos al cierre de cada período de liquidación. Acceso completo (y sin demora injustificada) a la BDD: Consulta en línea Visualización Búsqueda selectiva Copia o descarga en línea Impresión Página de texto

Orden EHA/962/2007. Digitalización III Procedimiento de homologación de sw de digitalización certificada: Solicitud al Director de Informática Tributaria con: declaración responsable de cumplimiento de requisitos; documentación que lo acredite; normas técnicas; protocolos o normas y procedimientos de seguridad, de control y de explotación sobre creación y consulta de la BDD; informe de entidad de auditoría informática independiente Verificados requisitos => se acuerda homologación; se asigna referencia identificativa y se publica en la web de la AEAT Plazo máximo de resolución: 6 meses Posibles solicitantes: entidades desarrolladoras establecidas en la UE Página de texto

Orden EHA/962/2007. Impresión. Conservación en papel (por destinatario) de fras electrónicas: Facturas con firma electrónica Imprimir contenido de fra + dos1 marcas gráficas de autenticación (PDF-417) 1º marca: datos de factura 2ª marca: firma electrónica de factura + datos de verificación Características de marcas PDF-417: redundancia (nivel 5 de corrección de errores); posición fija respecto a papel DIN A4; MACRO PDF-417; No usar “truncated” Página de texto Puede ser sólo una marca si la firma está embebida en el fichero de la factura.

Orden EHA/962/2007. Otros países I. Facturas electrónicas recibidas de terceros países (art 4) Mismos requisitos que facturas expedidas y remitidas en territorio español Si se usa Firma Electrónica => Reconocida Comprobación responsabilidad del destinatario residente (art 4.3) Destinatario ha de disponer de sw de verificación de firma y de procedimiento para comprobar la validez de los certificados extranjeros Página de texto

Orden EHA/962/2007. Otros países II. Expedición de facturas electrónicas desde terceros países (art 9) por los clientes o por terceros Requiere autorización de AEAT (arts 9.3 y 9.4) Conservación de facturas electrónicas en terceros países (art 9) por los obligados o por terceros No se admite conservación en papel Acceso completo Países no UE sin instrumento de asistencia mutua Conservación por el obligado => comunicación1 previa a AEAT Conservación por terceros => autorización de AEAT Página de texto (1) Art 22.2 Reglamento: comunicación previa si se conservan fuera de España

Facturación electrónica: Normativa Directiva 2006/112/CE (Arts 217-218, 232-237, 241, 244-249) Ley 37/92 IVA - arts. 164.Dos, 165.Dos, 165.Cuatro RD 1496/2003 Obligaciones de Facturación (Arts.1,8,17-23) Modificado por RD 87/2005 (facts rectificativas) Orden EHA/962/2007: Normas de aplicación Resolución 24/10/2007 AEAT: homologación de software de digitalización certificada Consultas interesantes: Dirección General de Tributos y AEAT Página de texto

Resolución 24/10/2007 AEAT Procedimiento de homologación de software de digitalización certificada: Formatos admitidos: estándares de uso común publicados en la web de la AEAT, similares a: ISO 19005 (PDF/A) PNG JPEG2000 PDF 5.0 ó superior1 TIFF 6.0 ó superior1 Página de texto (1) Formato no mencionado en la Resolución pero publicado en la Web de la AEAT

Resolución 24/10/2007 AEAT Procedimiento de homologación de software de digitalización certificada: Características del proceso, con independencia del formato: Si se usa compresión => SIN pérdida Formatos autodocumentados y autosuficientes para asegurar acceso a imágenes Nivel de resolución mínimo admitido: 200 ppp (píxeles por pulgada) Se permite color, blanco y negro o escala de grises Respetar geometría original (tamaños y proporciones) Proceso automático sin interrupción y sin intervención de operador Optimización de legibilidad de imagen (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, etc.) Campos de metadatos (XMP – Extensible Metadata Platform): referencia a homologación de sw; nombre del sw y número de versión; marca de tiempo Cálculo de huella (SHA-1 o superior) de imagen + metadatos y firma electrónica reconocida (u otras admitidas por AEAT) del conjunto. Opcional: sellado de tiempo Plan de Gestión de Calidad Página de texto

Resolución 24/10/2007 AEAT Plan de Gestión de Calidad: Operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias: Mantenimiento de dispositivos Seguimiento de vigencia de normas y algoritmos Mantenimiento de la Base de Datos Documental Mantenimiento de Sistemas Operativos Formato (formulario?) tipo de adhesión: lo ha de firmar el operador del sistema. Página de texto

Facturación electrónica: Normativa Directiva 2006/112/CE (Arts 217-218, 232-237, 241, 244-249) Ley 37/92 IVA - arts. 164.Dos, 165.Dos, 165.Cuatro RD 1496/2003 Obligaciones de Facturación (Arts.1,8,17-23) Modificado por RD 87/2005 (facts rectificativas) Orden EHA/962/2007: Normas de aplicación Resolución 24/10/2007 AEAT: homologación de software de digitalización certificada Consultas interesantes: Dirección General de Tributos y AEAT Página de texto

Consultas interesantes de la DGT y de la AEAT V0634/2008 DGT 01-04-2008 Digitalización certificada de todo tipo de documentos originales en soporte papel, para su conservación por medios electrónicos. V1183/2007 DGT 07-06-2007 Digitalización certificada de documentos recibidos en soporte papel, para su conservación por medios electrónicos. 115/2004 DGT 03-02-2004 Sustituir la conservación de las facturas y documentos sustitutivos en papel por su conservación por medios electrónicos. V1595/2005 DGT 27-07-2005 El envío por correo electrónico (sin firma electrónica) de las facturas no resulta ajustado a Derecho ya que no permite garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las mismas. 1037/2003 DGT 25-07-2003 Posibilidad de transmitir a través de correo electrónico (sin ninguna garantía adicional) las facturas expedidas. No se admite. Página de texto

Consultas interesantes de la DGT y de la AEAT Deber de expedir y entregar factura. Medios telemáticos. 0218/2004 DGT 09-02-2004 Puesta a disposición de facturas a través de Internet en página web del proveedor. 2430/2004 AEAT 22-07-2004 ¿Qué se entiende por «acceso completo»?. 2414/2004 AEAT 20-01-2004 Conservación: fuera de España. Sistema que permita el acceso en línea, así como la carga remota y utilización por parte de la administración tributaria. 289/2004 DGT 13-02-2004 Conservación por medios electrónicos de facturas expedidas. Acceso en línea a los datos; carga remota y utilización por parte de la Administración; Acceso completo. Concepto de “Matriz”. Página de texto

Consultas interesantes de la DGT y de la AEAT Las fotocopias legalizadas de las facturas originales no se consideran documentos justificativos del derecho a la deducción. Sólo se admiten facturas originales. Página de texto

Referencias de interés http://www.agenciatributaria.es (Sección “A destacar” / “La e-factura”) http://www.facturae.es http://www.planavanza.es (Línea “Economía digital” / Programa “Avanza PYME”) http://www.mityc.es/PrestamoTIC/ http://efactura.asimelec.es (Manual “La factura electrónica” Ed. revisada) Página de texto

Gracias por su atención CONTRAPORTADA www.agenciatributaria.es