SECRETARIAS EJECUTIVAS CURSO PARA SECRETARIAS EJECUTIVAS CUALIDADES FUNCIONES

Las tres cosas más difíciles de esta vida son: Guardar un secreto, Perdonar un agravio y Aprovechar el tiempo. Benjamin Flanklin

Secretaria Según la Real Academia de la Lengua Española, la palabra Secretaria viene derivada del vocablo latín Secretu (Secreto), cuya acepción es: persona a cuya discreción se confía un secreto.

La secretaria debe de estar dotada de ciertas cualidades profesionales y humanas. A su entender, ¿cuáles serían? 4c/u

ENTRE ELLAS SE ENCUENTRAN: Iniciativa: Para qué esperar hasta que se le ordene. Superación: Crecer en todos los aspectos y motivarse por ello. Capacidad de aprendizaje: Sentirse segura de lo que se es y de lo que se sabe. Decisión: Clave en diversas ocasiones. Autocrítica: Conocerse a sí misma y corregirse. Naturalidad: No aparentar lo que no es. Sencillez: Cualidad de las personas valiosas. Discreción: Secretaria y secreto son casi sinónimos.

ENTRE ELLAS SE ENCUENTRAN Eficiencia: Hacerlo una vez, en corto tiempo y con calidad. Entusiasmo: Llevar esa energía interior y desbordarla en el trabajo. Responsabilidad: En todos los aspectos del trabajo. Puntualidad: Practicarla como filosofía. Organización: Es una cualidad indispensable en una secretaria. Interés: En el trabajo y en el mejoramiento de éste. Tolerancia: Hacia el jefe, otras personas y circunstancias. Tacto: Ser diplomática en todo momento.

Exponga críticamente cuáles son las tres cualidades que más resaltan en su persona (profesionales y humanas) Diga al menos una que no posee o que requiere perfeccionar

¿Cuáles consideran ustedes que son las funciones de la secretaria?

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

SECRETARIA EJECUTIVA. Representa a su entidad y a su jefe FUNCIONES BÁSICAS Sirve de enlace y coordinación en la comunicación interna y externa Representa a su entidad y a su jefe Ayuda a simplificar el trabajo del jefe

FUNCIONES BÁSICAS Representación de su jefe y de la ENSAP La secretaria es, además la primera imagen que se muestra de la entidad y de su superior, por ser la primera persona con la que se relacionan. La impresión que reciban en un primer contacto dependerá muchas veces de la eficacia con que se desenvuelva la secretaria.

FUNCIONES BÁSICAS 2. Organizar y facilitar el trabajo del jefe Una secretaria eficiente es la que facilita la labor del directivo y lo descarga de todo tipo de obligaciones que no sean las propias de su cargo, para que pueda dedicar todo su esfuerzo al mismo.

Cómo facilitar el trabajo del jefe: Desviar o anular visitas inoportunas y organizar las que sean de su interés, facilitándoles entrevistas para fecha y hora convenientes. Filtrar las llamadas telefónicas Preparar las llamadas a las personas precisas y en el momento oportuno. Mantener al jefe informado sobre los compromisos internos y externos.

Cómo facilitar el trabajo del jefe: Planificar, ordenar y actualizar la agenda de trabajo de su jefe y la suya para evitar omisiones y reiteraciones. Organizar el puesto de trabajo del jefe. Solicitar (materiales de oficinas) y Servicios generales. Organizar y supervisar el trabajo de otros empleados. Librar al jefe del papeleo administrativo, del archivo y de la correspondencia asumiendo ella estas actividades.

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS - La entrada y salida de correspondencia: control y clasificación de los correos que llegan, control y envío de la correspondencia de salida. - La redacción y gestión de la correspondencia, dossier, memorias, informes, etc. - Gestión y control del archivo. - Atención de las llamadas telefónicas. - Extender las actas de las reuniones. - Custodiar los documentos de la oficina.

FUNCIONES BÁSICAS 3. Coordinar las comunicaciones que se producen en el centro, ya sea de orden interno o externo. La secretaria ejerce una labor de enlace y coordinación del centro, en la medida que facilita las comunicaciones de la institución tanto internas como externas.

COORDINACIÓN Y ENLACE - Gestiones de los compromisos del director y acogida de las visitas. Organización de eventuales viajes, reuniones y almuerzo o cena de trabajo del director. Relaciones con otras instituciones y las internas del centro.

RESUMEN: La secretaria tiene tres funciones básicas: Representación personal de su jefe y del centro. Ayuda a organizar y simplificar el trabajo del jefe. Sirve de enlace y coordinación.

Marque con una X lo que considere que son principios éticos de la secretaria. __ Objetividad __ Cuidadosa de la imagen __ Lealtad __ No divulgar ninguna información __ Honestidad __ Modestia __ Maquillaje discreto __ Discreción __ Tolerancia

TAREA: Presentar, para el próximo encuentro, el CÓDIGO DE ETICA DE LA SECRETARIA

Lic. Myrtha Obregón Martín MSc. ELABORADO POR: Lic. Myrtha Obregón Martín MSc.