M ó d u l o T I C´s Microsoft Excel Área de Formación: Transversal. Unidad: Excel Básico Profesor: José Antonio Severino Zúñiga. Correo: jseverino@colegiogabrielamistral.com .

Introducción a Microsoft Excel Excel es una Hoja de Cálculo, planilla de cálculo u hoja electrónica, es decir, es una aplicación o programa computacional capaz de trabajar números de forma sencilla e intuitiva y que por tanto, se utiliza para realizar cálculos matemáticos desde un nivel sencillo hasta operaciones altamente complejas. Las hojas de cálculo están integradas en libros de trabajo que las contienen, en conjunto con otros elementos como gráficos, escenarios, análisis de datos, macros, entre otros, donde un libro puede tener hasta 1024 hojas (aprox., dependiendo de la memoria del computador). Cada hoja contiene una serie de celdas formadas por la intersección de 1048576 Filas y 16384 Columnas (XFD). Donde a las columnas se les identifica por una letra y a las filas, por un número. En las planillas no es necesario realizar cada operación, sino que simplemente se deben utilizar fórmulas que hagan referencia, a las celdas que contienen los valores que se deseen calcular. Lo anterior demuestra una aplicación básica de lo que es Excel, sin embargo y como ya se dijo, con este sistema computacional, se puede hacer entre otras cosas : Operaciones matemáticas básicas; comparaciones, utilizando operadores lógicos; funciones estadísticas y de trigonometría; cálculos financieros y administrativos; creación de gráficos , bases de datos y otros.

Conceptualización Libro de Trabajo: Es el archivo que creamos en Excel, o sea, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando un libro de trabajo. Hoja de Cálculo: Es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Columna: Es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente y donde cada columna se nombra por letras, por ejemplo: A, B, C,…,AA, BB, etc. Fila: Es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. Cada fila se enumera de 1 hasta 1.048.576. Celda: Corresponde a la intersección de una columna y una fila. Celda Activa: Es aquella celda en la cual se está trabajando, y se identifica porque aparece mas remarcada que las demás. Rango : Un rango o bloque corresponde a un conjunto de celdas que forman un rectángulo. La cantidad de éstas es definida por el usuario. En Excel existen dos tipos de rangos, continuos (celdas adyacentes) y bloques discontinuos (celdas separadas). Su formato es: Celda inicio: celda final  a2:f15

Tipos de Datos Básicamente existen dos tipos de datos:   Básicamente existen dos tipos de datos: a) Rótulos: Datos de tipo texto, los cuales sirven de referencia o títulos de las columnas de información. Estos textos se pueden alinear dentro de la celda a la izquierda, a la derecha o al centro y utilizar sobre ellos, los diversos tipos de formatos. Este texto aunque este compuesto por números, solo funciona como texto, no pudiendo utilizarse para operaciones matemáticas. b) Números: Datos de tipo numérico, los cuales sirven para realizar cálculos. Estos datos siempre quedan alineados a la derecha de la celda, claro que pudiéndose cambiar el formato. Dentro de los datos numéricos se pueden ingresar entre otros: general, moneda, porcentajes, fechas, horas, o números directamente.

Fórmulas: En la celda seleccionada, además de datos, se pueden utilizar fórmulas que permitan cálculos a partir de los datos ingresados o de constantes numéricas. El procedimiento para construir una fórmula es comenzar con el signo = y luego la operación que se desea realizar, finalizando con un ENTER, flecha de desplazamiento o clic. Para crear una fórmula deben seguirse los siguientes pasos lógicos:: - Colocar el cursor en la celda donde se desea presentar el resultado de la fórmula. - Utilizar como elementos de la fórmula, las posiciones que ocupan los valores en la planilla (celdas), además de eventuales constantes, funciones, etc. Los elementos que intervienen en la creación de fórmulas, son los siguientes: - Operadores Aritméticos: + Suma - Resta / División * Multiplicación ^ Exponenciación % Porcentajes - Celdas - Constantes - Columnas - Filas - Otros. Además se pueden agregar, los paréntesis que permiten modificar la prioridad en que se realizan las operaciones matemáticas. Funciones : Es una Fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores, en un orden o estructura. Excel cuenta con una gran variedad de funciones, dependiendo del tipo de operación o cálculo a realizar. Estas funciones pueden ser matemáticas, estadísticas, trigonométricas, financieras, de texto, de fecha, lógicas, de búsqueda y otras. Nota : Cada vez que se realice un cambio en algún valor que interviene en el cálculo de una fórmula, ésta se actualiza automáticamente.

Componentes Pantalla Principal de Microsoft - Excel Barra de Título (Nombre) Barras de Herramientas Barra de Fórmulas Barra de Menús Indicador de Celda Barras de Desplazamiento Barra de Estado Nombres de Hojas en un Libro Barra Zoom

Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo Presione Para ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección ALT+ENTRAR Comenzar una nueva línea en la misma celda CTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual (estando en edición de datos) MAYÚS+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia arriba en la selección TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selección MAYÚS+TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la selección ESC Cancelar una entrada de celda RETROCESO Eliminar el carácter situado a la izquierda del punto de inserción o eliminar la selección SUPR Eliminar el carácter situado a la derecha del punto de inserción o eliminar la selección CTRL+SUPR Eliminar texto hasta el final de la línea Teclas de dirección Desplazarse un carácter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha e Ingreso de Datos INICIO Ir al comienzo de la línea F4 o CTRL+Y Repetir la última acción MAYÚS+F2 Ingresar/Modificar un comentario de celda CTRL+MAYÚS+F3 Crear nombres a partir de rótulos de fila y columna CTRL+J Rellenar hacia abajo CTRL+D Rellenar hacia la derecha CTRL+F3 Definir un nombre

Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas Presione Para RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar el carácter anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas ENTRAR Completar una entrada de celda ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la línea Teclas para modificar datos Presione Para F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la línea ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácter precedente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la misma F3 Pegar un nombre definido en una fórmula (estando en modo edición) ENTRAR Completar una entrada de celda

Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección Presione Para CTRL+C Copiar la selección CTRL+X Cortar la selección CTRL+V Pegar la selección SUPR Borrar el contenido de la selección Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas Presione Para CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco) MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo CTRL+MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha) CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la hoja de cálculo

Mensajes de Error más frecuentes ##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! Cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? Cuando MSExcel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan. #¡VALOR! Cuando involucra dentro de la fórmula o función una celda que contiene texto

Funciones Predefinidas Existe una infinidad de funciones de todo tipo, disponibles para trabajarlas con Excel, a continuación se muestran algunas de ellas : F U N C I Ó N A P L I C A C I Ó N =SUMA(Rango) Suma el contenido de las celdas seleccionadas como rango =PROMEDIO(Rango) Calcula el promedio de un rango de celdas =MIN (Rango) Entrega el valor mínimo del rango de datos especificado. =MAX(Rango) Entrega el valor máximo del rango dado. =HOY() Entrega la fecha actual del sistema. =AHORA() Entrega la fecha y hora actual del sistema =CONTAR(Rango) Cuenta la cantidad de números de un rango específico =CONTARA(Rango) Cuenta la cantidad de celdas ocupadas en un bloque. =CONTAR.SI(Rango, Criterio) Cuenta la cantidad de celdas, que cumplan con la condición del Criterio. =EXTRAE(Texto;posición-inicial;nº-caracteres) Devuelve los caracteres de un texto, desde una posición inicial y de acuerdo con la cantidad solicitada. =CONCATENAR(texto1;texto”;…) Une varios elementos de texto en uno solo. =BUSCAR(valor, rango de búsqueda, valor a desplegar) Busca un valor en un rango de celdas y despliega un valor deseado. =Sl(prueba_lógica;valor verdadero;valor_falso) Devuelve un valor, si el argumento Prueba lógica es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Tres Pasos para Insertar una Función

Paso 2 Paso 3

Actividad : Digita los siguientes datos, en una Planilla Excel y utilizando operaciones matemáticas básicas;, calcular lo que se solicita para cada caso, en cada columna. Cambia el nombre de la Hoja 1, por: Datos, botón derecho del Mouse “Cambiar nombre”. Graba el libro Excel; con el nombre ACTIVIDAD 1 (recuerda grabar constantemente para no perder los cambios). Dibuja los bordes de la Hoja, tal como se muestra en el ejercicio, Al final de cada columna, calcula lo que se solicita, (Total, promedio, Moda, Máximo y Mínimo),pero utilizando la función correspondiente a cada caso. N° Dato A Dato B Suma Resta Multiplicación División 1 6 2 10 3 40 4 23 5 69 666 20 7 33 8 9 Total Promedio Moda Máximo Mínimo