Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Microsoft Excel 2003.

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1 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Microsoft Excel 2003

2 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre ¿Qué es Excel? Excel es una aplicación que nos ofrece Microsoft Office para crear y manipular libros de trabajo que contienen hojas de calculo que nos permiten organizar información. Las hojas de calculo presentan herramientas con las cuales se pueden obtener resultados a partir de una serie de datos de forma sencilla y efectiva. Excel es utilizable en múltiples ámbitos, tales como: Oficinas Escuelas En dependencias gubernamentales En la investigación Incluso en el hogar

3 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Existen varias maneras para abrir o ejecutar Excel: A) A partir del acceso directo en el menú inicio, normalmente dentro de una carpeta llamada Microsoft Office. B) Utilizando el acceso directo del escritorio en caso de que exista C) Escribiendo el comando Excel en el cuadro ejecutar del menú inicio Cómo iniciar la aplicación

4 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Barra de Título Barras de Herramientas Barra de Estado Etiquetas de hojas Títulos de columnas Celda Activa Barra de Formulas Elementos de Pantalla Cuadrícula Títulos de filas

5 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Para facilitar el manejo de las filas y las columnas de una hoja de calculo en Excel, se establecieron títulos a fin de reconocer cual es la celda con la que se desea trabajar. Las columnas presentan títulos mediante letras ordenadas alfabéticamente, de A a Z y continua con combinaciones, AB, AC, hasta IV siendo 256 en total Las filas están representadas por números del 1 hasta el 65536 Títulos de filas y columnas

6 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Para desplazarse dentro de la hoja de calculo se puede utilizar el Mouse o el teclado. Para eso existen las barras de desplazamiento horizontal y vertical, así como las teclas de dirección. Sin embargo se puede ubicarse en la ultima fila o columna a partir de ciertas combinaciones de teclas: Control + : Ultima fila Control + : Primera fila Desplazamiento Control + : Ultima columna Control + : Primera columna Nota: La tecla Bloq despl activa el bloqueo de desplazamiento por celdas, mostrándose en la barra de estado

7 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre A la intersección de una columna y una fila, se le llama celda, que no es mas, que el espacio de escritura disponible para el usuario en una hoja de calculo Referencias Las referencias de celda se crean con el titulo de la columna y el titulo de la fila que la forman, por lo que se puede decir que es el “nombre” de la celda. Ejemplos: A5, D10, F34

8 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Es posible seleccionar una fila o una columna completamente, ya sea para cambiar el formato, moverla o eliminarla. Para seleccionar toda una fila o columna, basta aplicar clic sobre el titulo (Letras o números), o clic sostenido y arrastre para seleccionar varias a la vez. Selección de celdas

9 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Existen varios métodos para seleccionar un rango de celdas: Mediante el Mouse, ubicándose en el centro de la celda con el cursor y arrastrar Con las combinaciones: Shift + Teclas de dirección Shift + Fin + Shift + Inicio Para rango discontinuo se utiliza Control + Clic del Mouse Selección de celdas

10 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Las celdas pueden ser seleccionadas de manera continua cuando una se encuentra a un lado de la otra o discontinua cuando están separadas. Al conjunto de celdas seleccionadas se le llama rango y dependiendo del tipo de selección puede ser continuo o discontinuo Selección de celdas

11 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Para cambiar manualmente el tamaño de una fila o una columna es necesario ubicar el cursor en la división de la columna o fila deseada y aplicar clic sostenido y arrastre hacia el lado requerido, al momento de contar con los cursores de cambio. Cambiar tamaño de filas y columnas Tip: Si se aplica doble clic en el mismo sitio, la columna o fila ajustara su tamaño dependiendo de la longitud de la información mas extensa.

12 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre En caso de que sea necesario insertar una nueva fila o columna en la hoja de calculo, después de seleccionar el numero de filas o columnas deseadas, se pueden seguir los siguientes pasos: Insertar filas y columnas Aplicar botón derecho sobre los títulos, insertar Menú insertar filas o columnas

13 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Las hojas de calculo tienen opciones para renombrar, eliminar, copiar, mover e incluso insertar hojas. Estas opciones aparecen al aplicar clic secundario sobre la etiqueta de la hoja deseada. Hojas de calculo

14 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Para ingresar información dentro de una celda solo basta seleccionar la celda deseada y escribir el dato requerido. Dentro de una celda puede existir información de diferentes tipos tales como: Texto simple, Números, fechas, hora, formulas entre otros Insertar y editar datos Para modificar la información contenida dentro de una celda se puede aplicar: Doble clic sobre la celda Oprimir la tecla F2 Aplicar clic en la sección de contenido de la barra de formulas

15 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Una gran ventaja que proporciona Excel es su característica de autollenado de celdas, que permite ingresar información de manera secuencial, facilitando el trabajo y recortando el tiempo invertido. Para utilizar esta opción es necesario ubicarse en la esquina inferior derecha de la celda que contiene la información y cuando se active el cursor arrastrar hacia abajo cierto número de celdas Autollenado de celdas

16 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Formato de celdas Excel permite asignar a cada una de las celdas de la hoja de calculo un formato definido, para facilitar las operaciones realizadas a la información. El formato de celdas incluye cambios no solo de fuente, bordes y color de relleno, sino que también la forma en como se muestran los números y la protección de las celdas. Para aplicar formato, basta seleccionar la celda o rango deseado y aplicar clic en la opción celdas del menú formato

17 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Número Permite seleccionar entre un lista organizada por categorías un formato numérico que se muestre dentro de la celda

18 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Alineación Permite establecer la posición exacta de la información que se encuentra dentro de la celda, así como su orientación. La opción ajustar texto acomoda el texto basándose en el tamaño de la celda La opción combinar celdas activa y desactiva la conversión de varias celdas en una.

19 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Fuente Contiene las opciones comunes de fuente, como son tipo, estilo, tamaño, subrayado, color y efectos.

20 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Bordes Permite asignar bordes al contorno y/o al interior del rango de celdas seleccionado. Es necesario elegir dentro de la lista el estilo de borde y aplicar clic en la posición deseada.

21 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Tramas Establece color de relleno a la celda o rango de celdas seleccionado, incluyendo una trama.

22 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Operadores Los operadores se dividen en tres categorías: Aritméticos: Suma + Resta - Multiplicación * División / Porcentaje % Exponenciación ^ Comparativos: Mayor > Menor < Igual = Mayor o igual >= Menor o igual <= Diferente <> De nivel: Paréntesis ( )

23 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Herramienta de la hoja de calculo que permite limitar el tipo de información que es aceptada en una celda o rango de celdas. Las opciones que se pueden definir son:  Valores numéricos enteros  Decimales  Lista de valores (predefinida)  Fecha  Hora  Longitud de texto  Personalizada Validación de datos

24 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Mensaje entrante y mensaje de error: Representan ayuda al usuario para tener conocimiento sobre el tipo de información aceptada Validación de datos

25 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Formato condicional Permite aplicar cambios de formato basándose en el cumplimiento de una condición. 1.Seleccionar la celda o rango de celdas 2.Clic en el menú formato 3.Elegir la opción formato condicional 4.Establecer las características de la condición 5.Definir el formato que será aplicado

26 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Fórmulas Las formulas son elementos que se ingresan en una celda y que permiten obtener resultados a partir de un conjunto de datos. Es importante establecer correctamente cada uno de los miembros de la formula para que el resultado obtenido sea el adecuado. Las formulas están constituidas por los siguientes elementos: Signo = : Necesario para iniciar toda formula Operadores: Establecen el tipo de operación que será realizada Referencias de celda: Indican los datos de los cuales se obtendrán los resultados.

27 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Operadores Los operadores se dividen en tres categorías: Aritméticos: Suma + Resta - Multiplicación * División / Porcentaje % Exponenciación ^ Comparativos: Mayor > Menor < Igual = Mayor o igual >= Menor o igual <= Diferente <> De nivel: Paréntesis ( ) 5 + 3 / 2 = 6.5 (5 + 3) / 2 = 4

28 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Referencias de celda Existen diferentes tipos de referencias que actúan de manera distinta al momento de ser utilizadas Referencias Relativas: Están constituidas por el titulo de la columna y el titulo de la fila que la forman, son las mas comunes y tienen la característica de aumentar cuando se aplica el autollenado de formula. Ejemplos: A1, C23, F14 Referencias Absolutas: Se utilizan cuando se requiere establecer un valor como constante, pues siempre se hará referencia a esa celda al aplicar autollenado de formula. Se crean anteponiendo signo de moneda “$” a los titulos. Ejemplos: $A$3, $H$19, $R$54

29 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Estructura de una fórmula La característica principal de las formulas es que no trabajan con valores definidos, sino con la posición en la cual se encuentra ese valor, por lo que al realizar cambios en el contenido de una celda referida, las formulas se actualizan. De esta manera la estructura básica de una formula como la siguiente, se leerá: = A1 + C5 Contenido de celda A1 mas contenido de celda C5

30 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Funciones Las funciones son en realidad formulas con nombres definidos, que se aplican normalmente a rangos de celda y que permiten obtener diferentes resultados dependiendo del tipo de función utilizada. Excel presenta una lista extensa de funciones tanto matemáticas, como estadísticas, financieras, lógicas, de búsqueda y muchas mas. La estructura básica de una función es: = Nombre de la función (Rango de aplicación) Ejemplos: = Suma (C5:F19) = Suma (C5,F19,D10)

31 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Establecer función Existen 3 procedimientos para establecer una función en la celda de una hoja de calculo: Utilizando el menú insertar A partir del botón de la barra de formulas Forma manual (cuidando la estructura básica)

32 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Ventana insertar función Permite insertar una función, seleccionándola de la categoría a la cual pertenece, solo es necesario establecer los argumentos con los cuales trabaja la función seleccionada.

33 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Funciones mas comunes Suma: Calcula la adición de los valores numéricos de un rango Ejemplo: =suma(B3:H10) Producto: Calcula la multiplicación de los valores numéricos de un rango Ejemplo: =producto(B3:H10) Max: Determina el valor numérico mas alto de un rango Ejemplo: =max(B3:H10) Min: Determina el valor numérico mas bajo de un rango Ejemplo: =min(B3:H10) Moda: Determina el valor numérico mas repetido de un rango Ejemplo: =moda(B3:H10) Promedio: Calcula el promedio de los valores numéricos de un rango Ejemplo: =promedio(B3:H10)

34 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Funciones mas comunes Contar: Calcula el numero de valores numéricos de un rango Ejemplo: =contar(B3:H10) Contara: Muestra el numero de celdas que contienen cualquier tipo de información Ejemplo: =contara(B3:H10) Contar.blanco: Determina el número de celdas vacías Ejemplo: =contar.blanco(B3:H10) Contar.si: Muestra el número de celdas que cumplen con una condición. Su estructura es diferente al común Ejemplo: =contar.si((B3:H10),”adeudo”) Concatenar: Une el contenido de dos o mas celdas Ejemplo: =concatenar(B3,H10)

35 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Funciones condicionales Función Si: Compara una condición y realiza una acción dependiendo del resultado de esa condición. Esta constituida por una respuesta o valor verdadero y uno falso, que determinan las acciones a ocurrir. Presenta la siguiente estructura: =Si(Condición, Resp Verdadera, Resp Falsa) Las condiciones y respuestas pueden ser: Tipo texto (Mediante comillas) Numéricas Formulas Funciones EntoncesSino

36 Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Ejemplos =Si(Condición, Resp Verdadera, Resp Falsa) = Si(A5 >1500,”Bono”,”Sin Bono”) =Si(C4>=6, “Aprobado”,”Reprobado”) =Si(B2=“A”,Promedio(C5:G9),Promedio(H5:L9) =Si(Max(D4:K2)<2500,”Venta Baja”,”Venta Alta”)