Tendencias de soporte a la administración y planeación

Hoy visité a Ramón Periañez. El aspecto de su despacho me ha causado una sensación desoladora. Su mesa de trabajo estaba inundada de documentos dispuestos, al parecer estratégicamente, en muchos montoncitos. Cada montón exhalaba emanaciones que contenían vagas quejas de urgencias de resolución e imposibilidades de abarcar todo aquel conjunto. Cuando tomé asiento, advertí que la inundación de montoncitos de papeles también se extendía a una mesa auxiliar, a la ventana y a cualquier otra superficie horizontal disponible situada por encima del nivel del suelo. Pero lo peor ocurrió al volver a mi despacho, de pronto caí en la cuenta de que la invasión de documentos me había alcanzado a mí también.

¿Nos amargan la vida los documentos? Hay una forma rápida de saberlo: cuando los documentos nos agobian, pasamos a llamarles despectivamente “papeles” y comenzamos a quejarnos del exceso de burocracia, del “papeleo”, ¿tenemos mucha burocracia?¿nos inundan los papeles?

¿Administrar documentos de manera manual satisface las expectativas y necesidades de una empresa? La gestión manual de documentos es normalmente muy ineficaz y ineficiente

Ineficaz equivale a mal servicio, porque está muy lejos de dar una respuesta satisfactoria a las necesidades que le plantean las personas implicadas en procesos en los que intervienen esos documentos El papeleo ocasiona retrasos, pérdidas materiales, molestias y muchos otros inconvenientes.

Ineficiencia equivale a costos excesivos. Porque la mayor parte de la información de la empresa está en forma de documentos. ¿Y todo esto tiene mucha importancia?

¿Qué es un sistema de gestión documental? Documento: cualquier objeto que contenga información en forma de datos, texto o imagen fija. Se consideran entonces documentos a: InformesFolletos ListadosLibros Cartas Faxes Facturas

Sistema de gestión documental: Crear una infraestructura sobre la cual construir aplicaciones y procedimientos documentales para facilitar la administración de la información. Características de un sistema: El sistema de gestión debe ser corporativo El sistema debe ser escalable El sistema debe tener la capacidad para almacenar documentos masivamente El sistema debe tener fácil acceso para cualquier usuario autorizado El sistema debe tener la capacidad de recuperar los documentos en un tiempo mínimo

¿Sirven las intranets como sistema de gestión documental? Es una red privada (grande, pequeña, departamental, corporativa) que utiliza tecnología estándares y productos de internet.

Extranet: Es una red privada que utiliza protocolos de internet y sistemas de telecomunicaciones con la finalidad de compartir información con proveedores, socios, clientes. Extranet es privada en relación a internet y pública en relación a intranet Extranet se ocupa en negocios B2B

Administración del conocimiento: La administración del conocimiento se ha practicado desde hace mucho tiempo. Las tradiciones orales han pasado de generación en generación Cuando se inventó la escritura las tradiciones que eran orales se transcribían y se codifican en historia y leyes

Administración del conocimiento Es un proceso que ayuda a las organizaciones a identificar, seleccionar, organizar y transferir información y experiencia la cual es parte de la memoria de la organización y que siempre reside en la misma de manera no estructurada. La adminsitración del conocimiento requiere de un cambio en la cultura organizacional ya que se necesita compartir conocimiento

Porqué la gente no comparte conocimiento Porque la gente considera que el conocimiento da poder y garantiza la seguridad en el trabajo La gente no recibe crédito por compartir conocimiento. La gente no tiene tiempo para compartir conocimiento. La tecnología para compartir conocimiento no cubre las necesidades La gente no sabe que sabe La gente no percibe que su conocimiento es valioso para la organización

Organizaciones que aprenden Se refiere a la capacidad de la organización para aprender de sus experiencias pasadas.. Antes de hacer mejoras la empresa debe aprender. Peter Senge en su libro “La Quinta Disciplina” habla sobre las organizaciones que aprenden lo cual está basado en:

Para lograrlo hay que partir del hecho de que el: î Exito de una organización radica en su gente î Compromiso se logra con el involucramiento de la gente î Una visión compartida genera la compra y el compromiso en todos los niveles de una organización Uno de los grandes retos en la actualidad para los líderes consiste en crear un espíritu de organización

Cada día se hace más evidente que la dedicación, la creatividad y la energía de los empleados constituyen la mayor fuente de ventaja competitiva Para lograr que el recurso humano se convierta en ventaja competitiva los directivos necesitan: <Desarrollar un liderazgo comprometido <Involucrar al personal en las decisiones

Visión compartida Aprendizaje en equipo Dominiopersonal Modelos mentales Pensamiento sistémico LiderazgoComunicaciónCreatividad