GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

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Transcripción de la presentación:

Presentaciones Profesionales. José Onofre Montesa Andrés Universidad Politécnica de Valencia Escuela Superior de Informática Aplicada 2003-2004

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. ¿Presentaciones? Vamos a ver de que forma tenemos que abordar a una presentación. La preparación. Cómo obtener el material, Conocer a los asistentes... La realización. Que hacemos nosotros. Que hacen los otros. Que mostramos... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Introducción En la mayoría de los trabajos el ser humano actúa de forma colectiva. Las personas debemos comunicarnos de forma efectiva. El método más utilizado para comunicar temas de forma detallada es la presentación. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. DPI. Presentaciones 05/06/96 Visión General El tener claras las ideas no es suficiente Hay que enviar el mensaje del modo en que mejor lo acepte la audiencia. Los asistentes no están siempre interesados. La retroalimentación es muy importante. No sólo transmitimos el mensaje de la idea, también nos transmitimos “Nosotros” GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 6

Proyecto informático y presentaciones. A lo largo del proyecto informático tienen lugar muchas presentaciones. Expresar y evaluar ideas. Guiar las discusiones. Inspirar al equipo. Son una forma de impresionar a la audiencia. Somos los lideres y el resto de las personas lo necesitan GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Las presentaciones y el P.I. Empresa de desarrollo Empresa Cliente Equipo de desarrollo El director de Un proyecto Informático debe convencer a sus subordinados de: Las tareas a realizar, De la importancia del proyecto. Motivarlos En sus presentaciones debe quedar claro: Que sabe lo que se hace. (que es el líder) GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. DPI. Presentaciones 05/06/96 Visón Global del Tema GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 5

Fases de una presentación. Fijar el Objetivo. Preparar la presentación. Obtener la información. Conocer a la audiencia. Estructurar la información. Presentar ante el público. El presentador. Atraer la Atención de la audiencia. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Fijar el Objetivo. Habitualmente el objetivo viene dado: Pedro, la semana que próxima viene el cliente del sistema “Gestión de Almacén”, serás el encargado de comentar la situación del proyecto. … Tengo que transmitir a los miembros del equipo las ideas del cliente sobre el nuevo sistema. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

¿Para que una presentación? ¿Para poder expresar mis ideas sobre el asunto…? ¿Para que los [clientes…] entiendan y recuerden el mensaje? GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Obtención de información y material base. Crearemos un archivo: “Papeles de trabajo”, con: Información publicada. Investigación de escritorio. Información no publicada. Experimentos. Entrevistas. Reuniones sobre el trabajo. Debates…. Cúmulo de información. Revista Papeles de trabajo GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Conocer a la audiencia. Objetivos, Necesidades, Interés. Conocimiento de la materia. Nivel cultural (jergas) ¿Cuantos serán? GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Estructurar el mensaje. Apertura. Introducción. Cuerpo. Sumario Cierre Es muy útil el hacer un Storyboard. Tiempos, duración... Se ven redundancias. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Apertura. Estamos en el mismo barco. Entendemos y compartimos el problema. Objetivo: Obtener la atención. Obtener su confianza. Ser aceptados. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Introducción. Interés en el tema. Temas a tratar. Porqué yo. Veremos los distintos aspectos... Este asunto es de vital importancia Interés en el tema. Temas a tratar. Porqué yo. Visión global de la exposición. He trabajado en... Durante ...y ahora... De que va todo esto,... Pues... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Cuerpo. Puntos fundamentales, desarrollados. Utilizar Ejemplos. Hacer Resúmenes GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Estructura el contenido Hay que estructurar la presentación para que se pueda seguir. Argumentación secuencial. Descomposición jerárquica. Orientada al problema y su solución. Piramidal. Bocata substancioso. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Argumentación secuencial. Serie de sentencias enlazadas que llevan a una conclusión. Exposición monótona donde un tema lleva al otro. Hacerlo bien es difícil. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Descomposición jerárquica El tema se descompone en subtemas y así sucesivamente. Los libros... Capitulo, sección, párrafo. Se comenta la estructura en cada tema. 1. ~~~. 1.1. ~~~. 1.2. ~~~. 2. ~~~. 2.1. ~~~. 2.2. ~~~. ... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Orientada al problema y su solución Se plantea un problema y la situación. Se muestran varias líneas de solución. Ventajas e inconvenientes. Se resume soluciones, pros y contras. Se opta por una solución o se inicia una discusión. Se suele presentar criterios. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Piramidal Se muestra toda la información por oleadas. Como los periódicos o noticias TV. Siempre toda la historia pero con más detalle. Aumenta la receptividad. Fácil de ajustar al tiempo. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Bocata substancioso Comienzo - Medio - Final Comida: aperitivo, 1º, 2º, postre. Introducción - Contenido - Conclusión. Esto se hace con cada sección. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Sumario Ser concisos. Próximos pasos a dar. Revisar si han quedado preguntas pendientes. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Cierre Impactar, que la gente lo recuerde. Dar las gracias Regresar a las ideas iniciales y ver como ayudara esto. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Medios a utilizar: Objetivo Reforzar el mensaje. Explicar cosas que son difíciles de explicar verbalmente. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. DPI. Presentaciones 05/06/96 Medios a utilizar Transparencias Copias y papeles Videos Música Olores… Objetos a dejar correr por la sala Muestras GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 8

Preparar las transparencias. Tamaño de las letras de 20 puntos en adelante. Los títulos pueden ir en mayúsculas El contenido en minúsculas. Usar el color para impactar. 6 líneas es una cantidad razonable GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Probar el material Realizar una prueba ante una persona conocida. El del espejo es un conocido El vídeo es otra alternativa. Visitar la sala de exposición antes: Acomodarse al lugar. Conocer los interruptores…. Probar el material audiovisual. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Hacer la presentación ante el Público. El local El presentador: La indumentaria, El lenguaje no verbal. El kit de supervivencia. El auditorio Hacer grupos visuales. Ver que están cómodos... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. El local Tamaño. Estructura del local. Posición del orador. Equipo de soporte. Persona de mantenimiento. Cerrar la puerta. Luz encendida. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

La Comunicación Interpersonal DPI. Presentaciones 05/06/96 La Comunicación Interpersonal “La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Baruch Credibilidad y mensaje inconsciente: Verbal: las palabras que se dicen; 7% Vocal: entonación, resonancia 38% Visual: lo que se ve: cara,cuerpo 55% GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 9

Claves de la Comunicación Interpersonal DPI. Presentaciones 05/06/96 Claves de la Comunicación Interpersonal Comunicación Visual Postura y Movimiento Gestos y Expresión de la cara El Vestir y el Aspecto Voz y Entonación Lenguaje y Muletillas Atraer la atención del que escucha Humor Ser uno mismo GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 10

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. DPI. Presentaciones 05/06/96 Comunicación Visual Mirar con sinceridad y sin titubear. Intimidad, Intimidación e Implicación Cinco segundos para mayor efectividad. No disparar la mirada. No parpadear lentamente. Incidencia del ángulo de la mirada. Intimidad, Intimidación e Implicación De 10 segundos a más de un minuto. El 90% de las comunicaciones necesitan intimidar e implicar. Cinco segundos para mayor efectividad Si queremos mantener la comunicación cómoda para el receptor. No disparar la mirada. No mirar al receptor Indica inseguridad por nuestra parte e incomoda al receptor del mensaje. No parpadear lentamente Cerrar los ojos durante 2 ó 3 segundos. No quiero estar aquí, el receptor tampoco querrá. Incidencia del ángulo de la mirada Cuando se mira a un grupo, comunicación visual extensa, la incidencia del ángulo es reducida de unos a otros, como consecuencia todo un grupo pensara que te diriges a cada uno en particular. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 11

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. DPI. Presentaciones 05/06/96 Postura y Movimiento Pararse erguido, moverse suavemente y con naturalidad. Mantenerse erguido Observa la parte inferior de tu cuerpo Utilizar la “posición preparada”. Moverse. Tener estilo propio. La mala postura (encorvado) habla mal de nosotros. Mantenerse erguido. Una mala postura indica poca confianza en nosotros mismos. Muchas personas están encorvada por que crecieron rápido y no querían sobresalir. De mayores continúan igual. Observa la parte inferior de tu cuerpo Apoyarse sobre una cadera. Balancearse de un lado a otro (talón, dedos) Utilizar la “posición preparada”. Lanzar el peso hacia adelante, impide apoyarse en la cadera y balanceo Moverse. Aproximarse al auditorio, salir del atril. Si se esta sentado, inclinarse hacia adelante. El movimiento aumenta tu energía, refleja confianza y da variedad. No exagerar. Tener estilo propio Hay muchas formas de hacer las cosas, optar por aquellas con las que identifiques mejor. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 12

Gestos y Expresión de la cara DPI. Presentaciones 05/06/96 Gestos y Expresión de la cara ¿Cómo te ven los demás? Relájate y actúa con naturalidad cuando hablas Conoce tus hábitos Los ademanes nerviosos No puedes exagerar demasiado Sonríe 1/3 La percepción es la realidad en el ojo del que mira GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 13

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. DPI. Presentaciones 05/06/96 El Vestir y el Aspecto Los 5 primeros segundos… los 5 primeros minutos - 50% del efecto 90% se nos ve ropa 10% restante pelo, cara, manos son muy importantes. Se propio, consciente. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 14

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. DPI. Presentaciones 05/06/96 El Vestir y el Aspecto Se propio Valora la comodidad Apropiado a las circunstancias Consciente. Colores Peinados ¿Por qué uso estos…? Es mayor de lo que pensamos Dice lo que tu sientes de ti mismo GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 14

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. DPI. Presentaciones 05/06/96 Voz y Entonación Instrumento sonoro y resonante Atrae la atención Tu voz transmite energía El tono y la calidad, el 80% por tel. Variedad vocal. Leer… genera monotonía. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 15

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. DPI. Presentaciones 05/06/96 Lenguaje y Muletillas Pausas y muletillas Muletilla: ah…, esto…, … (No usarlas) Pausas: recurso dramático (4-5 segundos) lenguaje directo Lo intentare  lo haré Intentare conseguir una respuesta..  Vocabulario, jerga, Cambia muletillas por pausas. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 16

Atraer la atención del que escucha DPI. Presentaciones 05/06/96 Atraer la atención del que escucha Cuando el que escucha se ve aburrido… CREA REMOLINOS Instante de interés total en la mente del que escucha. Ups…, invitación a participar, una pregunta... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 17

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Atraer la atención Mediante: Estilo propio. Interacción. Contenido. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Estilo propio. Drama. Sorprender con afirmaciones. Elemento emocional, alegría, enfado... Enfocar hacia la acción al finalizar. Comunicación visual. Movimiento: Cambio de lugar, avanzar. Visuales: Variedad, Distintos tipos de material, Participación del público... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Interacción. Preguntas. Retóricas, votación, voluntarios. Demostraciones. Muestras Divertirse con el publico. Regalar cosas a los voluntarios. Creatividad... Pero con buen gusto. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Contenido. Interés: ¿En que beneficia? Mi propio interés influye. Humor: Comentarios cálidos. Humanizar. Reírse de uno mismo. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Humor No cuentes chistes 100 -10- 1. Si historias y anécdotas. Humanizar es humor. Directo, abierto, amigable,… Muestra la personalidad. Tu sonrisa es lo que los otros ven. La gente aprende mejor con humor. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. DPI. Presentaciones 05/06/96 Ser uno mismo A la gente le gusta encontrarse con una persona al otro lado. Todos somos diferentes, con nuestras debilidades y fortalezas. Estudiar nuestras debilidades y abordar la mejora. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 19

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Bibliografía Decker, B., El arte de la comunicación, Editorial Granica. Blair, G., Starting to manage: the essential skills, IEEE, 1995. Buckler, P., Presentaciones eficaces, Díaz de Santos, 1998 (Vídeo) GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.