Capacitación para usuarios finales en el uso de la herramienta SAP Business Explorer Octubre 2013

Agenda Definición de la herramienta SAP Business Objects Explorer. Funcionalidades: Consultas, búsquedas y descargas Espacios de Exploración a partir de universos definidos. Vistas de Exploración. Diseño de vistas, filtros (tablas, gráficos y mapas). Caso práctico (Espacios de Exploración y Vistas de Exploración)

¿Qué es SAP Business Objects Explorer? “Es una aplicación de búsqueda de datos que permite explorar la información corporativa de forma rápida y directa”

¿Para qué sirve SAP Business Objects Explorer? Búsqueda de datos relevantes almacenados en un conjunto de datos coherentes y significativos. Análisis visual de información a través de visualizaciones avanzadas o gráficos. Búsqueda de palabras clave relacionadas con una temática empresarial, con el fin de recuperar los espacios de información que contienen los datos de interés.

¿Para qué sirve SAP Business Objects Explorer? Es una colección de objetos que asigna datos de la empresa para una actividad u operación empresarial, por ejemplo, proceso, tipo de proceso, proveedor, empresa, estadísticas procesos de contratación. Espacios de Información Sirven para mostrar un análisis detallado en una área de datos concreta, por ejemplo, un conjunto de vistas de exploración para analizar los Procesos de Contratación Pública 2013. Vistas de Exploración

¿Para qué sirve SAP Business Objects Explorer? UNIVERSOS DE INFORMACIÓN Subasta Inversa Electrónica Subasta Inversa Corporativa Procesos de Contratación PAC Resumen de Procesos de Contratación Catálogo Electrónico Cotización Ferias Inclusivas Espacios de Información Vistas de Exploración

¿A quién está dirigido SAP Business Objects Explorer? Usuarios que realizan búsquedas en espacios de información, exploran los datos que contienen y, en ocasiones, exportan dichos datos a otras aplicaciones. Usuarios que crean espacios de información basándose en los datos disponibles de universos de SAP Business Objects.

¿Cómo aplica el SERCOP esta herramienta? Publicación de información estratégica para el acceso rápido y ágil de la ciudadanía y entidades de control. Motor de búsqueda de información relevante.

FUNCIONALIDADES SAP Business Explorer

Búsqueda de Información “Búsqueda de datos relevantes almacenados en un conjunto de datos coherentes y significativos” Ejemplo Búsqueda de información relevante respecto a los procesos de contratación de Subasta Inversa Electrónica en el 2011

Búsqueda de Información 1. En el portal http://portal.compraspublicas.gob.ec/incop/ Ingresar a la Plataforma SAP Business Objects mediante el ícono.

Búsqueda de Información 2. En la sección Análisis SERCOP, seleccionar la opción 2 “Reportes Sistema de Contratación Pública”

Búsqueda de Información 3. Elija opción Aplicaciones -> Explorer

Búsqueda de Información 4. Escriba una frase de búsqueda en el cuadro "Buscar". Por ejemplo: “Subasta Inversa Electrónica 2011”

Búsqueda de Información 5. Haga clic en Buscar.

Búsqueda de Información 6. Haga clic en Buscar.

Búsqueda de Información Ranking de Espacios y Vistas de Exploración que contienen información relevante acerca de “Subasta Inversa Electrónica 2011”

Búsqueda de Información Para recordar Los resultados de la búsqueda se muestran en la ficha "Resultados de la búsqueda". La relevancia de las palabras clave determina el orden de los Espacios de información (ranking) y se les asigna una puntuación. Si hay muchos espacios de información en los resultados, aparece una barra de desplazamiento para permitir la navegación

Búsqueda de Información Para recordar Utilice comodines en la búsqueda (similar al buscador Google) Recupere contenido que coincide con una o varias palabras de una cadena. Por ejemplo: Subasta Inversa Devuelve el contenido que incluye tanto Subasta como Inversa, o que contiene ambas palabras.

Búsqueda de Información Para recordar Utilice comodines en la búsqueda (similar al buscador Google) No recupera el contenido que coincide con palabras concretas. Por ejemplo: Subasta - Ambato - Machala Devuelve el contenido que incluya el contenido de Subasta que no incluye ni Ambato ni Machala.

Búsqueda de Información Para recordar Utilice comodines en la búsqueda (similar al buscador Google) Recupera el contenido que incluye las palabras que empiezan por una cadena específica. Por ejemplo: BANC* Devuelve BANCHON, BANCO ONCOLÓGICO, BANCO DEL ESTADO.

Búsqueda de Información Para recordar Utilice comodines en la búsqueda (similar al buscador Google) Recupera el contenido que incluye todas las palabras. Por ejemplo: “Subasta Inversa Corporativa” Devuelve los espacios de exploración que contienen todas las palabras Subasta, Inversa y Corporativa.

Búsqueda de Información Para recordar Sugerencia Ortográfica. El buscador de Explorer sugiere correcciones ortográficas. Por ejemplo: “Subasta Inversa Corporatiña” El buscador sugiere “Subasta Inversa Corporativa”

Espacios de Información “Colección de objetos que asigna datos de la empresa para una actividad u operación empresarial” Ejemplo CONTRATACIÓN PÚBLICA

Espacios de Información

Espacios de Información Panel de Indicadores Selecciones el indicador a analizar. Por ejemplo: Valor Adjudicado Cuando abre un espacio de información, ya hay seleccionado un indicador. El indicador seleccionado se usa en el panel de restricciones y en el de visualización. Seleccione el indicador que prefiera si desea centrarse en otro indicador. Puede seleccionar un indicador en el panel de restricciones. Este indicador principal se usará para todas las restricciones. Puede agregar hasta dos indicadores en el panel de visualización. Para seleccionar indicadores adicionales, haga clic en la flecha situada a la derecha del indicador principal y seleccione uno o dos indicadores adicionales. La visualización cambia según los indicadores seleccionados y los indicadores adicionales se agregan a la leyenda.

Espacios de Información Barra de Herramientas Panel de Restricciones Favoritos Exportar Datos Administración de Vistas Opción de Búsqueda

Espacios de Información Panel de Restricciones Las restricciones contienen los objetos del origen de datos que puede utilizar para navegar. También se los conoce como Filtros. Por ejemplo: Año de Adjudicación

Espacios de Información Restricciones En este panel aparecen las restricciones o filtros seleccionados a partir del Panel de Restricciones. Por ejemplo: Año = 2012

Espacios de Información Panel de Análisis de Datos Panel de Gráficos Panel de Tablas

RESUMEN CONTRATACIÓN PÚBLICA Vistas de Exploración “Análisis detallado en una área de datos concreta, por ejemplo, un conjunto de vistas de exploración” Ejemplo RESUMEN CONTRATACIÓN PÚBLICA

Vistas de Exploración Panel de Exploración Gráficos Mapas Tablas Filtros o Excepciones

CASO PRÁCTICO SAP Business Explorer

Planteamiento Se requiere comparar y analizar los siguientes indicadores: valor adjudicado, presupuesto y ahorro (rebaja presupuestaria). La información será analizada a nivel general y detallado en el contexto de los procesos de contratación. Se desea analizar dichos indicadores para los últimos 5 años a nivel mensual. Se requiere conocer información de la entidad contratante y proveedor que son los actores principales del proceso de contratación. Específicamente se necesita conocer el RUC y Razón Social de la entidad contratante y proveedor. Además se requiere conocer información asociada al proceso de contratación como es: código del proceso, provincia, producto que interviene en el proceso de contratación (CPC a 8 dígitos) Finalmente, se requiere analizar los indicadores por tamaño del proveedor, es decir, si es pequeña empresa, micro empresa, etc. IMPORTANTE: Para este análisis no se requiere información de Ferias Inclusivas y Producción Nacional.

Procesos de Contratación Solución Procesos de Contratación Tipo de Proceso. Por ejemplo: Menor Cuantía Código del Proceso Año y Mes de Adjudicación Estado Entidad RUC y Razón Social Proveedor Provincia Tamaño del Proveedor Producto CPC 8 dígitos (Nivel 8) Indicadores Valor Adjudicado Presupuesto Rebaja Presupuestaria Filtros Excluir Ferias Inclusivas y Producción Nacional Obtener últimos 5 años

Caso Práctico 1. En el portal http://portal.compraspublicas.gob.ec/incop/ Ingresar a la Plataforma SAP Business Objects mediante el ícono.

Caso Práctico 2. En la sección Análisis SERCOP, seleccionar la opción 2 “Reportes Sistema de Contratación Pública”

Caso Práctico 3. Elija opción Aplicaciones -> Explorer

Caso Práctico 4. Elija opción Administrar Espacios y aparecerá la siguiente pantalla, en la opción Universos seleccione el universo UNV_RESUMENPROCESO.unx

Caso Práctico 5. Clic en la opción “Nuevo”

Caso Práctico 5. En la pestaña “Propiedades” ingrese información referente a Nombre, Descripción, Palabras clave NOTA: El nombre del espacio de exploración debe ser único, utilizar las siglas de su nombre para el caso práctico: Por ejemplo para Juan Pérez: PROCESOS DE CONTRATACIÓN (JPE)

Caso Práctico 6. En la pestaña “Propiedades” ingrese la información referente a: Carpeta (Carpeta Pública -> INCOP -> INCOP REPORTES PRESENTACIÓN) , Configuración Regional (Spanish)

Caso Práctico 7. En la pestaña “Objetos” seleccionar los siguientes indicadores: (Ctrl + Clic Izquierdo sobre el indicador) Carpeta Resumen Proceso Ahorro Valor Adjudicado Presupuesto Opción Agregar Objeto

Caso Práctico 8. Confirmar que se agregaron correctamente los indicadores seleccionados al panel central: Opción Agregar Objeto Lista Indicadores

Caso Práctico 9. Confirmar que se agregaron correctamente los indicadores seleccionados al panel central: Opción Agregar Objeto Lista Indicadores

Caso Práctico 10. En la pestaña “Objetos” seleccionar las siguientes restricciones: Fecha Adjudicación Año adjudicación Mes adjudicación Filtro: 5 años atrás Resumen Proceso/Explorer Tipo Proceso Explorer Tipo de Proceso sin FI y PN Resumen Proceso Tamaño Proveedor Estado de la Compra

Caso Práctico 11. En la pestaña “Objetos” seleccionar las siguientes restricciones: Producto/Clasificación Producto Nombre Producto N8 CPC N8 Proveedor RUC del Proveedor Nombre Proveedor

Caso Práctico 12. En la pestaña “Objetos” seleccionar las siguientes restricciones: Persona Nombre Entidad RUC Persona/Ubicación Geográfica Provincia Solicitud Compra Código Proceso

Caso Práctico 13. Definir las Restricciones como Geografía. Recordar Para graficar las provincias del Ecuador en un mapa, se requiere definir la excepción “Provincia” como Restricción de Tipo “Geografía”

Caso Práctico 14. Seleccionar la Excepción Provincia y en la sección “Detalles”, se deberá elegir la opción “Geografía”

Caso Práctico 15. Clic en Opción Validar:

Caso Práctico 16. Confirmar mensaje “La definición de datos es correcta y no necesita más información”

Caso Práctico 17. Clic en Opción Aceptar:

Caso Práctico 18. En la pantalla de Administración espacios, seleccionar el espacio de información y hacer clic en la opción Indexar ahora:

Caso Práctico 19. Aparecerá el siguiente icono si la información ha sido procesada correctamente.

Caso Práctico 20. Clic en la opción “Actualizar lista” y aparecerá su espacio de información.

Caso Práctico 21. Ingresar al espacio de exploración.

Caso Práctico Para recordar Los indicadores se refiere a variable numéricas que serán analizadas en el espacio de información. Por ejemplo: Ahorro, Valor Adjudicado, Presupuesto Valor Adjudicado: Identifica el valor adjudicado para un proceso de contratación en dólares. Presupuesto: Identifica el valor del presupuesto para un proceso de contratación en dólares. Ahorro: Equivale a la diferencia entre el Presupuesto y Valor Adjudicado

Caso Práctico Para recordar Para buscar datos relevantes sobre el proceso “SRI-NAC-SUB-026-2008” utilizar la opción “Buscar” de la pestaña Inicio

Caso Práctico Para recordar Clic en la opción resaltada, en este caso aparece resaltada la restricción “Código Proceso”

Caso Práctico Para recordar El proceso en mención fue adjudicado en el 2008 al proveedor ADEXUS, el producto adquirido corresponde al rubro de SERVIDORES, PARTES Y PIEZAS. Mediante la herramienta Subasta Inversa Electrónica fue posible ahorrar $28.000 de un presupuesto inicial de $115.000.000

Caso Práctico Análisis Visual 1. En la opción Mostrando: Elegir los Indicadores: Ahorro, Valor Adjudicado y Presupuesto

Caso Práctico Análisis Visual 2. En la opción Mostrando elegir como segunda opción Año de Adjudicación

Caso Práctico Análisis Visual 3. Elegir el tipo de gráfico “Tendencia”

Caso Práctico Análisis Visual 4. En la tabla a la izquierda ordenar de menor a mayor haciendo clic en la flecha situada al lado derecho del “Año Adjudicación”.

Caso Práctico Análisis Visual 5. Se mostrará el siguiente resultado: Cada variable tiene un color asignado, para conocer los valores de los indicadores, se puede utilizar la tabla o se puede colocar el ratón sobre la serie de datos.

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 1. A partir del análisis realizado, se puede generar una vista de exploración. Haga clic en la opción “Crear conjunto de vistas”

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 2. A partir del análisis realizado, se puede generar una vista de exploración. Haga clic en la opción “Crear conjunto de vistas”

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 3. En la pantalla que aparece, al lado izquierdo, se pude observar la sección “Elementos Visuales”. En esta sección se puede elegir objetos de tipo Gráfico, Tabla y Restricciones o Filtros.

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 4. Para el ejemplo, arrastrar el tipo de objeto “Restricciones”

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 5. Arrastrar el objeto al panel hasta que aparezca una marca de color azulado. Tal como se muestra en la siguiente figura:

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 6. Soltar el ratón y aparecerá la siguiente pantalla, ahí se deberá elegir la opción “Año adjudicación”

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 7. Clic en Aceptar y ajustar el ancho de la excepción manualmente.

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 8. Para complementar la vista de Exploración con un Mapa de Ecuador, se deberán seguir los siguientes pasos: Arrastrar desde la sección Elementos Visuales el objeto de tipo “Gráfico” Seleccionar un indicador. Por ejemplo: Valor Adjudicado

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 9. Hacer clic en la fecha situada en la parte inferior izquierda del gráfico y en el primer recuadro elegir “Provincia”

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 10. Elegir la opción “Ordenar” para mostrar todas las provincias, caso contrario aparecerán únicamente las primeras 12 provincias.

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 11. Elegir la opción “Cambiar Tipo de gráfico” y Elegir la opción “Geografía”

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 11. Se mostrará el siguiente resultado:

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 12. Clic en Guardar, agregar la información de Nombre, Descripción, Palabra Clave.

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 13. Clic en Guardar, agregar la información de Nombre, Descripción, Palabra Clave.

Caso Práctico Creación de Vistas de Exploración 14. La Vista de Exploración creada se listará en la Pestaña “Inicio” opción “Conjuntos de vistas de exploración”

GRACIAS