INTEGRACIÓN DE LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO CON LOS PROVEEDORES

SISTEMA INCAP   Presentamos el nuevo SISTEMA INCAP, desarrollado por AMBIENTUM y ROS ROCA, mediante el cual las empresas industriales del GRUPO ROS ROCA cursarán las Órdenes de Compra a sus Proveedores. Este sistema permitirá una mayor fluidez en el curso de la Orden de Compra, así como en las comunicaciones, por parte del Proveedor, para cualquier modificación en la Orden de Compra (cantidades, precios y plazos). El SISTEMA INCAP se basa en 4 pasos: 1.Recepción de la Orden de Compra 2.Visualización de los detalles de la Orden de Compra 3.Aceptación o Rechazo de la Orden de Compra 4.Confección de Albarán.

1. RECEPCIÓN DE LAS ÓRDENES DE COMPRA   El proveedor recibirá un correo electrónico, indicándole la recepción de una nueva Orden de Compra. Este correo incluirá un link, que direccionará hacia la Página de Inicio. En la Página de Inicio (imagen 1.1), el proveedor deberá introducir su Clave y su Contraseña, que le habrán sido facilitadas previamente.

1. RECEPCIÓN DE LAS ÓRDENES DE COMPRA   Imagen 1.1

Una vez validada su Clave y su Contraseña, accederá automáticamente a la Página de Órdenes de Compra (imagen 1.2). Esta página es la pantalla principal y, por tanto, la base de funcionamiento del Sistema Incap.    Se podrá ver el listado de Órdenes de Compra, con el número de pedido, nombre del aprovisionador, importe, fecha de pedido y fecha de entrega   La primera vez que entre en esta pantalla, las Órdenes de Compra aparecerán recalcadas con una banda azul, que significa “Orden de Compra Nueva”. Esta banda azul forma parte de una gama de colores, que indican los diferentes status de las Órdenes de Compra, y que se irán explicando en el transcurso de esta guía.

  Imagen 1.2

2. VISUALIZACIÓN DE LAS ÓRDENES DE COMPRA   Clicando sobre cualquiera de las Órdenes de Compra del listado anterior, el Proveedor abrirá la Pantalla de Detalle de Orden de Compra (imagen 2.1), y podrá visualizar el detalle y, si lo desea, imprimir la Orden de Compra. En la parte superior de la Pantalla de detalle de Orden de Compra podrá ver dos botones: “ACEPTAR” y “RECHAZAR”.

2. VISUALIZACIÓN DE LAS ÓRDENES DE COMPRA   Imagen 2.1

3. ACEPTACIÓN O RECHAZO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA   Clicando sobre los botones correspondientes, el proveedor ACEPTARÁ o RECHAZARÁ, respectivamente, la Orden de Compra. Si se produce la ACEPTACIÓN de la Orden de Compra, se volverá a abrir la pantalla principal, Página de Órdenes de Compra, y podrá ver la Orden de Compra aceptada, recalcada con una banda amarilla (imagen 3.1), que significa “Orden de Compra Aceptada", (es decir, en curso para ser servida), como se muestra en la pantalla siguiente.

3. ACEPTACIÓN O RECHAZO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA Imagen 3.1

Si, por el contrario, el Proveedor no está de acuerdo en la Cantidad, o el Precio, o la Fecha de entrega, podrá RECHAZAR la Orden de Compra, clicando sobre el botón correspondiente. El Proveedor podrá cambiar los parámetros que causan el RECHAZO de la Orden de Compra (Cantidad, Precio o Plazo) – imágen 3.2 -

Imagen 3.2

El proveedor, al rechazar la orden de compra, incluso podrá escribir un pequeño texto en un recuadro situado en la cabecera de la Orden de Compra.(imagen 3.3) Imagen 3.3

El rechazo de una Orden de Compra por parte del Proveedor motivará un contacto desde ROS ROCA para establecer los nuevos parámetros, motivo del rechazo, y cursar una Orden de Compra nueva, o bien la cancelar definitivamente esta Orden de Compra.   Una vez confirmado el RECHAZO, se volverá a abrir la pantalla principal, Página de Órdenes de Compra, y podrá ver la Orden de Compra rechazada, recalcada con una banda roja (imagen 3.4), que significa “Orden de Compra Rechazada", como se muestra en la pantalla siguiente.

Imagen 3.4

4. CONFECCIÓN DEL ALBARÁN DE EXPEDICIÓN   Con la Orden de Compra en curso, llegará el momento de confeccionar el albarán de expedición. A tal fin, el SISTEMA INCAP, generará un albarán, con códigos de barras, que permitirá la adaptación del nuevo procedimiento interno de ROS ROCA en las recepciones. Este albarán se deberá incluir obligatoriamente en el envío de mercancía. Aparte, el Proveedor podrá adjuntar también el suyo. Para generar este albarán de expedición, el Proveedor partirá de la pantalla principal, Página de Órdenes de Compra, y clicará sobre la Orden de Compra que va a ser expedida, con lo que se abrirá la Pantalla de Detalle de Orden de Compra(imagen 4.1), como ya ha quedado explicado. En la parte superior derecha de esta pantalla, el Proveedor observará el botón "Generar ALBARÁN INCAP e imprimir". Clicando sobre él, se abrirá una pequeña pantalla (imagen 4.2), donde el Proveedor deberá introducir el número de albarán (según su numeración).

4. CONFECCIÓN DEL ALBARÁN DE EXPEDICIÓN

4. CONFECCIÓN DEL ALBARÁN DE EXPEDICIÓN Imagen 4.2

 Una vez introducido el número de ALBARÁN, el proveedor tendrá la opción de imprimirlo pulsando “PRINT” en la siguiente pantalla (imagen 4.3): Imagen 4.3

 Cuando el proveedor genera un albarán entrega el pedido totalmente: Entrega total Es necesario respetar las cantidades marcadas por Ros Roca. La orden de compra, una vez impreso el albarán, aparecerá en la pantalla principal con una banda verde oscuro(imagen 4.4). Esto indica a Ros Roca que el pedido está en proceso y la mercancía será entregada en su totalidad en la fecha prevista.

Imagen 4.4