Proyecto de Modernización de Secretaria de Educación de Montería

Enfoque Basado en Procesos “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” ISO9000:2000 Entradas Salidas Transformación Insumos Bienes Transformación Productos “Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidas” Servicios

El Ciclo de Mejora y el Enfoque Basado en Procesos Ciclo P-H-V-A Definir y habilitar de acuerdo a los requisitos y medios qué hacer cómo hacerlo cuándo hacerlo Planificar Establecer y generar mejoras hacia los objetivos, recursos y prácticas futuras Actuar Evaluar y demostrar conformidad con lo planificado, así como desempeño de acuerdo a los objetivos Verificar Ejecutar tal como se ha planificado Hacer

Modelo de Operación Procesos MEN ¿Qué es un macroproceso? Constituye el primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la entidad debe realizar a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la misión fijada y la visión proyectada. ¿Qué es un proceso? Conjunto de subprocesos que tienen un punto de inicio y un punto final, generalmente la provisión de un servicio a un cliente interno o externo. Es un conjunto de actividades que toman un insumo, le generan como resultado un producto o servicio que entregan a un cliente. ¿Qué es un subproceso? Es un conjunto de actividades que interrelacionadamente e interdependientes constituyen un proceso. ¿Qué es una actividad? Es un evento que concatenado a otro integran un subproceso.

Cadena de Valor Municipios No Certificados Establecimientos Educativos A. Gestión estratégica B. Gestión de programas y proyectos C. Gestión de la cobertura del servicio educativo D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación pre escolar, básica y media E. Atención al ciudadano MACROPROCESOS MISIONALES F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos G. Gestión de la información Municipios No Certificados Establecimientos Educativos H. Gestión del talento humano I. Gestión administrativa de bienes y servicios MACROPROCESOS DE APOYO Acá la idea es dar el alcance del plan de modernización, explicar de modo general cada elemento y por medio de los colores explicar los responsables. El plan de modernización tiene como elementos los 5 que se presentan en la gráfica, estos se han venido realizando con diferentes responsables y frentes de trabajo desde el inicio del convenio con el MEN. Se tiene como centro los procesos, estos es por medio de los cuales garantizamos que la SE cumpla las funciones que le han sido asignadas por ley, y como complemento se tienen: - La estructura es el personal requerido (perfiles y funciones) y su organización para el desarrollo de los procesos. Gente y cultura: por medio de este elemento se busca dar importancia a la persona, como elemento clave a la hora de mantener los cambios en el tiempo. Se incluye dentro de este elemento la capacitación a gerentes y facilitadores. Sistemas de información y tecnología: Corresponde a la información que requiere y genera la Secretaría para cumplir con sus objetivos, los equipos de cómputo y comunicaciones, los procedimientos de seguridad y contingencia y el software utilizado para realizar cada uno de los procesos Actividades paralelas: Son acciones orientadas a garantizar el éxito de la implementación de todos los proyectos que se definan tanto en mejoramiento de procesos, como en sistemas de información J. Gestión financiera K. Control Interno L. Gestión de la tecnología informática M. Atender asuntos legales y públicos N. Administración del sistema de gestión de calidad

PROCESOS A IMPLANTAR F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos H. Gestión del talento humano J. Gestión financiera MACROPROCESOS MISIONALES MACROPROCESOS DE APOYO E. Atención al ciudadano L. Gestión de la tecnología informática C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

Beneficios del Modelo Utilizar el modelo de tipificación durante el análisis de ajuste de la estructura de la Secretaría, permite: Analizar la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos. Diferenciar claramente las áreas misionales (Calidad y Cobertura) frente a las de apoyo (Administrativa y financiera). Identificar el perfil básico de los cargos de la Secretaría. Identificar los procesos de la Secretaría que pueden ser asumidos por otras dependencias de la Entidad Territorial o por terceros.

Pasos a seguir Definir una política para financiar la planta de cargo requerida para la implementación de la nueva estructura. Adopción de la estructura por parte de la Entidad Territorial. Hacer seguimiento continuo a las Secretarías de Educación para determinar avances, retrasos y acciones para apoyar la aprobación de estructuras organizacionales

Riesgos de no implementar la estructura Desconocimiento de límites y responsabilidades sobre los procesos, entre la Secretaría de Educación y demás dependencias de la Entidad Territorial, impactando los Acuerdos de Nivel de Servicio. Consolidación en las secretarías de esquemas desconcentrados de trabajo, efectivos y estables (equipos por núcleos, zonas, provincias, regiones). Carencia de regularización de la situación de los funcionarios pagados por el SGP (administrativos y docentes) que desempeñan funciones criticas en los procesos de las secretarías y otras dependencias de la Entidad Territorial. Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos.

Riesgos de no implementar la estructura Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos. No diferenciación de las áreas de Calidad y Cobertura frente a las de apoyo (Administrativa y financiera). Desconocimiento del perfil básico de los cargos de la Secretaría. Dificultad para la estimación del incremento a largo plazo de los costos de las plantas de cargos. Cargos sin responsabilidades claras que impiden mejorar a la organización en las solicitudes y requerimientos realizados por el Ministerio de Educación Nacional.

Riesgos de no implementar la estructura Perdida de oportunidad en profesionalización de la planta de personal de acuerdo a los diseños detallados. Menor eficiencia en el desarrollo de los procesos resultado de la modernización viéndose reflejado en el perfil al momento de implantar en la satisfacción de los usuarios.

H. Gestión del talento humano H. Gestión del talento humano, permiten definir, modificar y legalizar la planta de personal docente y administrativa, además de la administración de novedades, selección, ingreso, formación, capacitación, bienestar y desarrollo del personal, manejo del fondo prestacional, administración de la nómina y las hojas de vida. Macroproceso Proceso H. Gestión del talento humano H01. Administrar la planta de personal H02. Selección e inducción de personal H03. Desarrollo de personal H04. Administración de carrera H05. Manejo del fondo prestacional H06. Administración de la nómina H07. Administración de las hojas de vida

C. Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo Gestión de la cobertura del servicio educativo, se determina la proyección de cupos, la identificación de estrategias de acceso y permanencia la reserva y asignación de cupos oficiales, el registro de matrículas de cupos oficiales y el seguimiento y control a la gestión de cobertura que permitirán garantizar la continuidad y permanencia de los niños al sistema educativo oficial. Macroproceso Proceso C. Gestión de la cobertura del servicio educativo C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de la cobertura del servicio educativo C02. Proyectar cupos C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales C04. Registrar matrícula de cupos oficiales C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula

E. Atención al ciudadano E. Atención al ciudadano, se encargan de gestionar de manera efectiva las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, trámites y consultas y la correspondencia en general recibida por las partes interesadas; así como obtener, identificar y evaluar el grado de satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes con respecto a los servicios y la atención que presta la Secretaría de Educación. Macroproceso Proceso E. Atención al ciudadano E01. Gestionar solicitudes y correspondencia E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano

F. Gestión de la Inspección y Vigilancia de los EE F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos se encargan de realizar el control a los EE de educación formal y de formación para el trabajo y el desarrollo humano, a través de la ejecución de la inspección y vigilancia en la jurisdicción, y la legalización de los que están interesados en crearse o en modificar su licencia o reconocimiento oficial actual. Incluye también la administración de novedades de los establecimientos. Macroproceso Proceso F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos educativos F02. Legalización de establecimientos educativos

J. Gestión Financiera J. Gestión financiera, enfocado en gestionar de manera transparente los recursos financieros requeridos para la adecuada prestación del servicio, así como la gestión de trámite y pago de los gastos e inversiones realizadas y su inmediato registro contable. Macroproceso Proceso J. Gestión financiera J01. Presupuesto J02. Tesorería J03. Contabilidad

L. Gestión de la tecnología informática L. Gestión de la tecnología informática, tienen como objetivo gestionar los recursos tecnológicos e informáticos de la Secretaría de Educación, implantando la tecnología necesaria para soportar los procesos, desarrollando y manteniendo operativos los sistemas de información y ofreciendo el soporte necesario para mantener los niveles óptimos de servicio. Macroproceso Proceso L. Gestión de la tecnología informática L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e informática. L02. Mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica L03. Administración de la plataforma tecnológica informática L04. Mantenimiento y administración de la seguridad de la plataforma tecnológica