Experiencias de Planeación Estratégica: El Caso del Banco de México

Antecedentes del Proyecto estratégico de archivo Plan Estratégico en Materia de Información y Tecnologías de Información 2004-2006 genera el Proyecto de Arquitectura de Información El plan contempló seis estrategias: Mejorar los procesos institucionales Facilitar los flujos de información Capacitar y motivar al personal Mejorar la infraestructura tecnológica Propiciar un ambiente seguro Fomentar la coordinación entre las área

Antecedentes del Proyecto estratégico de archivo Arquitectura de Información Lógico Tecnológico Normativo Operativo Infraestructura Común Depósitos Institucionales Políticas Metadatos Catálogos Operativa Cuadro de disposición Documental Normas Internas Manuales De Proced Operación Coordinación

Proyecto de Arquitectura de Información: Archivo La organización de la información conducirá a la formación de un archivo que: Es soporte de las operaciones, Facilita la rendición de cuentas, Permite la explotación de la memoria institucional de manera amigable, Es una herramienta que simplifica el trabajo y fomenta una mayor productividad, permitiendo que el personal no pierda tiempo obteniendo la información que necesita, que y se concentre en labores más importantes e interesantes desde un punto de vista profesional.

Plan Estratégico del Banco de México Visión: Ser un banco central de primer orden Recopilación de necesidades, Análisis de prioridades Iniciativas estratégicas Objetivos estratégicos Para atender las iniciativas y lograr los objetivos se requiere definir proyectos.

Ciclo de instrumentación y seguimiento del Plan Estratégico del Banco INICIO Plan Estratégico 2007-2011 Jun 2007 Ago-Sep Definición de Presentación al Elaboración del proyectos Gobernador presupuesto estratégicos Feb-Mar Revisión anual del Plan Estratégico Ene-Dic Semestralmente Final de año Ejecución de Reportes de avance Reuniones de programas de y síntesis de seguimiento con el trabajo resultados Gobernador

Proyecto de Archivo en Plan Estratégico del Banco Misión del Archivo Institucional: Asegurar que la documentación e información que se genera o recibe como soporte de la ejecución de los procesos del Banco de México (sin considerar su soporte) se registra, resguarda, recupera y depura de conformidad con las mejores prácticas. De esta forma: a) se coadyuva en las acciones para hacer más eficientes los procesos operativos, b) se asegura la evidencia con la que se cumple con los requisitos que establece el marco legal que aplica a la Institución, y c) se crea y conserva la “Memoria Institucional”. Visión del Archivo Institucional: En el mediano plazo, el Archivo Institucional, a través del Sistema Institucional de Gestión de Documentos (SIGA), será el único resguardo de los documentos de archivo que el Banco de México genere y reciba como soporte de sus operaciones y para el cumplimiento de sus obligaciones. Asimismo, el Archivo Institucional será el único recurso que se utilice para la rendición de cuentas y que asegure la transparencia en el acceso a la información. Valores: Servicio, eficiencia, confiabilidad, compromiso, calidad e integridad.

Proyecto de Archivo en Plan Estratégico del Banco En el caso del Archivo: Iniciativa Estratégica: Revisar continuamente los métodos de gestión de la información de la Institución y los criterios del acceso a la misma. Objetivos estratégicos: Fortalecer la cultura de transparencia y rendición de cuentas El proyecto: consiste en la ejecución de acciones que permitan asegurar que, la documentación (con cualquier tipo de soporte), que se genera como resultado de la ejecución de procesos del Banco de México en el cumplimiento de sus atribuciones, se gestione de conformidad con las mejores prácticas (registro, resguardo, consulta, depuración, y en su caso preservación).

Proyecto de Archivo: beneficios Mantener una gestión de archivos eficiente, ya que se cuenta con la infraestructura para gestionar el ciclo de vida de los documentos de archivo. Identificar los documentos que deben gestionarse como evidencia del cumplimiento de atribuciones y obligaciones, actuando como soporte único de las operaciones y rendición de cuentas. Fortalecer el enfoque de procesos, coordinando entre las unidades administrativas el intercambio de documentos de archivo. Conocer las políticas y criterios en materia de gestión de archivo, delimitando las responsabilidades de su custodia, preservación, consulta y depuración. Crear una base de referencia para promover una cultura de calidad y de mejora continua

Proyecto de Archivo: Objetivos particulares Determinar las herramientas o aplicaciones para la gestión de los documentos de archivo independientemente de su soporte o depósito institucional que lo resguarde. Desarrollar sistemas de documentos de archivo con las siguientes características: confiabilidad, integridad, conformidad (observancia), amplitud y sistemático. Iniciar la transición hacia un esquema donde todos los documentos de archivo se generen y conserven en medios electrónicos, en adición al resguardo del documento original en papel que establece la normatividad aplicable. Proporcionar los servicios de archivo que requieran las unidades administrativas para el resguardo, preservación depuración de los documentos de archivo. Establecer, documentar, mantener actualizadas y promulgar políticas, procedimientos y prácticas para la gestión de documentos de archivo, buscando asegurar las necesidades de la Institución de soportar sus operaciones y de información acerca del cumplimiento de sus obligaciones o atribuciones.

Proyecto de Archivo: Entregables Automatización de procesos Automatización de la gestión documental Cero Click

Enfoque a procesos Solicitud Acuse 1 Autorización Resolución Notificación Acuse 2 Serie documental: Conjunto de documentos asociados al conjunto de actividades específicas de la misma naturaleza. En el caso del Banco de México será el proceso mediante el cual se da cumplimiento a las obligaciones o atribuciones. Un proceso genera los mismos tipos de documentos los cuales son sujetos del mismo plazo de retención

Elementos de un Sistema de Gestión de Documentos de Archivo ¿Con qué? ¿Quién? ¿Cómo? Recursos, equipos, instalaciones, información, materiales Métodos de trabajo, procedimiento, Políticas Responsabilidades Ambiente Regulatorio

Proyecto de Archivo: Medidas de éxito Aumento en el porcentaje de documentos que se gestionan a través del SIGA: 50% de los documentos registrados tengan una gestión controlada por el SIGA 01/12/2008 80% de los documentos registrados tengan una gestión controlada por el SIGA 01/12/2009 100% de los documentos registrados tengan una gestión controlada por el SIGA 01/12/2010

Proyecto de Archivo: Riesgos De Administración de Proyectos: Retraso en el desarrollo de sistemas se depende en parte de los proveedores de bienes y servicios. Impacto (Alto); probabilidad (Media) Organizacionales: Resistencia a incorporar la gestión documentos al administrador institucional. Impacto (Alto); probabilidad (Alta)

Proyecto de incorporación de la firma electrónica Flujo del proceso Solicitud Acuse 1 Evaluación Respuesta Acuse 2 Constituyen evidencia Generados por la gestión misma del proceso Certificado digital

Proyecto de incorporación de la firma electrónica Método de Autentificación Proceso de Cifrado Proceso de Descifrado

Ciclo de Vida del Documento Electrónico El documento se considera Documento de Archivo Bajo el control de la Institución Gestión de Documentos de Archivo Transferencia al repositorio Histórico Retención Disposición final Depuración electrónica controlada Tiempo Documento electrónico original Copia del documento electrónico

Ciclo de vida de un documento electrónico VS Problemáticas El documento se considera Documento de Archivo Bajo el control de la Institución Gestión de Documentos de Archivo Retención Disposición final Transferencia al repositorio Histórico Depuración electrónica controlada Tiempo

Recomendaciones Contar con un plan estratégico aprobado por la alta dirección, para facilitar la elaboración de proyectos. Definir las restricciones de Tiempo, Metas y Recursos. La organización de la información conducirá a la formación y su preservación debe privilegiar al usuario más importante (el generador). Enfoque de servicios de apoyo a las unidades sustantivas encargadas de las actividades de la institución. No temerle a la tecnología y a su dinámica de cambio.