Curso de formación de Microsoft® Office Excel® 2007 Universidad Rafael Landívar presenta: Curso de formación de Microsoft® Office Excel® 2007 [Notas para el instructor: en la última diapositiva encontrará ayuda más detallada sobre cómo personalizar esta plantilla. También puede consultar texto adicional sobre las lecciones en el panel de notas de algunas diapositivas. Como esta presentación contiene animaciones en Macromedia Flash, al guardar la plantilla puede que aparezca un mensaje de advertencia relativo a la información personal. A menos que agregue información a las propiedades del propio archivo Flash, esta advertencia no se aplica a esta presentación. Haga clic en Aceptar en el mensaje.] Intermedio (1/2) Juan José De León 1

Ponerse rápidamente al día Objetivos del curso Entender el nuevo aspecto de Excel. Buscar comandos habituales en la cinta de opciones: Cortar, Copiar, Pegar, Insertar filas de hoja, Insertar columnas de hoja. Utilizar formatos condicionales para hacer hojas de calculo llamativas y tener control sobre las validaciones de datos. Guardar libros con los nuevos formatos de archivo de Excel. Ponerse rápidamente al día 4

Qué es lo que ha cambiado y por qué Efectivamente hay muchos cambios en Excel 2007. El más evidente está en la parte superior de la ventana. La cinta de opciones es el nuevo centro de control. En lugar de más o menos 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos en menús, la cinta de opciones contiene todos los elementos esenciales con un presencia muy visual. Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que tiene sentido la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar. Conozca más detalles sobre el nuevo diseño y prepárese para trabajar con la nueva versión de Excel. Los comandos que necesita ahora están más visibles y accesibles en un centro de control denominado la cinta de opciones.  Ponerse rápidamente al día 6

¿Qué hay en la cinta de opciones? Las tres partes de la cinta de opciones son fichas, grupos y comandos.   Fichas: Representan las tareas principales. Hay siete fichas a lo largo de la parte superior. Grupos: Son conjuntos de comandos relacionados, mostrados en fichas. Comandos: Un comando es un botón, un menú o un cuadro en el que se especifica información. Ponerse rápidamente al día 7

Más opciones si las necesita Algunas veces aparece una flecha, denominada Iniciador de cuadros de diálogo, en la esquina inferior derecha de un grupo. Esta flecha indica que hay más opciones disponibles para el grupo. Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogos     y verá un cuadro de diálogo o un panel de tareas. En la imagen se muestra un ejemplo: Siguiendo con el ejemplo, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , estarán todos los comandos que se utilizan con más frecuencia para realizar cambios en las fuentes: comandos para cambiar la fuente y el tamaño, y para convertir la fuente de negrita en cursiva o subrayado. Si desea más opciones, como un superíndice, utilice el iniciador de cuadros de diálogo. En la ficha Inicio , haga clic en la flecha      en el grupo Fuente . El cuadro de diálogo Formato de celdas se abre, con opciones de superíndices y otras opciones relacionadas con las fuentes. Ponerse rápidamente al día 11

Colocar comandos en su propia barra de herramientas ¿Suele utilizar comandos que no están tan accesibles como le gustaría? Puede agregarlos fácilmente a la Barra de herramientas de acceso rápido. La barra de herramientas de acceso rápido está sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez Excel 2007. En esta barra, los comandos se mantienen siempre visibles y a mano. Por ejemplo, si utiliza Autofiltro todos los días y no desea hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido. Sólo tiene que hacer clic con el botón secundario del mouse en Filtro en la ficha Datos y, a continuación, en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras se muestra la presentación, haga clic con el botón secundario del mouse en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (después de hacer clic con el botón secundario del mouse) y, a continuación, hacer clic en Reproducir. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas de la última diapositiva de la presentación sobre cómo reproducir una animación de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva que viene a continuación es una diapositiva duplicada con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] Ponerse rápidamente al día 12

¿Dónde están los métodos abreviados de teclado? Si utiliza el teclado más que el ratón, le agradará saber que el diseño de la cinta de opciones incluye nuevos métodos abreviados. Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores de Excel: Hay métodos abreviados para cada uno de los botones de la cinta de opciones. Estos métodos abreviados a menudo requieren menor combinación de teclas. Ponerse rápidamente al día 14

Insertar una columna y fila Ahora desea agregar una columna a la hoja de cálculo para identificar clases de productos. Desea incluirla entre dos columnas de datos que ya existen. La hoja de cálculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores. La nueva columna identificará los distintos productos, como lácteos, cereales, fruta, etc. La animación ilustra el proceso: Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad , así que haga clic en la columna Proveedor . En la ficha Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar. En el menú que aparece, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco donde podrá escribir los datos nuevos. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras se muestra la presentación, haga clic con el botón secundario del mouse en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (después de hacer clic con el botón secundario del mouse) y, a continuación, hacer clic en Reproducir. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas de la última diapositiva de la presentación sobre cómo reproducir una animación de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva que viene a continuación es una diapositiva duplicada con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] Ponerse rápidamente al día 30

Modificar y dar formato a los datos Las operaciones para aplicar formato y modificar los datos se realizan con los comandos de los grupos incluidos en la ficha Inicio . Por ejemplo, los títulos de columna resaltarán más si están en negrita. Para ello, seleccione la fila de los títulos y, a continuación, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , haga clic en Negrita. Ponerse rápidamente al día 33

Ponerse rápidamente al día Formato condicional Con el formato condicional se puede hacer que los datos numéricos ofrezcan información gráfica adicional. Ponerse rápidamente al día 33

Ponerse rápidamente al día Validación de datos Se pueden evitar riesgos de cometer errores al introducir datos que no queramos que se ingresen en una celda. Ponerse rápidamente al día 33

Ponerse rápidamente al día Imprimir Es hora de imprimir el informe. En la vista Diseño de página, puede realizar los ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir. Así es como se utiliza la vista Diseño de página: Con la vista Diseño de página se evitará algunos de los viajes de ida y vuelta que tenía que hacer para obtener una vista previa de las hojas de cálculo en versiones anteriores de Excel. Por ejemplo, en versiones anteriores de Excel, seguramente tenía que pasar varias veces de la vista Diseño de página a la vista Normal para ajustar la hoja de cálculo antes de imprimir. O quizás hacía varios intentos hasta conseguir que las hojas impresas tuviesen el aspecto final esperado. Esos días quedaron atrás. Haga clic en la ficha Diseño de página . En el grupo Configurar página , haga clic en Orientación y, después, seleccione Vertical u Horizontal. En la vista Diseño de página, verá el cambio en la orientación y cómo quedan los datos de ambas formas. Ponerse rápidamente al día 39

Ponerse rápidamente al día Imprimir Aún en el grupo Configurar página , haga clic en Tamaño para seleccionar el tamaño de papel. Verá los resultados de las opciones seleccionadas conforme las elige (lo que ve en pantalla es lo que se imprimirá). Ponerse rápidamente al día 40

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar Cuando guarde un archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni código de VBA. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando haya macros o código de VBA. Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.  Libro de Excel (*.xlsx). Guarde un libro con este formato si no contiene macros ni código de Microsoft Visual Basic® para Aplicaciones (VBA). Si intenta guardar un libro como un libro de Excel y contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel 2007 le avisará de que la macro o el código de VBA se eliminarán del archivo. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Guarde el libro con este formato cuando contenga macros o código de VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o código de VBA como el tipo de archivo Libro de Excel, Excel le aconsejará que no lo haga. Plantilla de Excel (*.xltx). Guarde el libro con este formato si necesita una plantilla. Ponerse rápidamente al día 56

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar Cuando guarde un archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Guarde el libro con este formato cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA. Libro binario de Excel (*.xlsb). Guarde el libro con este formato si el libro es especialmente grande; este tipo de archivo se abrirá más rápidamente que uno con el formato Libro de Excel muy grande. Dispondrá de las nuevas características de Excel, pero no de XML. Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente grande. Ponerse rápidamente al día 57

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar Cuando guarde un archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en una versión anterior de Excel. Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Guarde el libro con este formato cuando necesite compartirlo con alguien que trabaja con una versión anterior de Excel y no dispone del Módulo de compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de archivos de 2007 Office Word, Excel y PowerPoint. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Guarde el libro con este formato cuando necesite compartirlo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayoría de las características de Excel 2007 se desactivarán cuando guarde el libro como este tipo de archivo. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0. Ponerse rápidamente al día 58

Ponerse rápidamente al día Escribir una fórmula Antes de entregar el informe, desea sumar las cifras de la columna Cantidad. Es muy fácil. Haga clic en el botón Suma      . Coloque el cursor en la última celda de la columna Cantidad y, a continuación, haga clic en el botón Suma en la ficha Inicio (está en el grupo Edición ). Presione ENTRAR para ver el resultado de la fórmula. Excel suma los números mediante la función SUMA. Para realizar otras operaciones, haga clic en la flecha del botón Suma . A continuación, haga clic en alguna de las funciones de la lista que aparece: Promedio, Recuento, Máx. o Mín. Si hace clic en Más funciones, Excel abrirá el cuadro de diálogo Insertar función , en donde puede seleccionar entre todas las funciones de Excel. O haga clic en la ficha Fórmulas y examine los grupos Biblioteca de funciones y Cálculo . Ponerse rápidamente al día 36