INDICADORES DE GESTIÓN Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal BIENVENIDOS 1

Objetivos Dar a conocer los elementos básicos de los indicadores de gestión Pasos para formular indicadores en un sistema de control

Una buena gestión se mide por el cumplimiento de la responsabilidad del Estado frente a la sociedad civil en términos del cumplimiento de objetivos que contribuyan a la creación de nuevas oportunidades de desarrollo económico, social y ambiental para la población. DNP

Gestión pública orientada a resultados Evaluación Planeación Ejecución

Herramientas organizacionales Plan de Desarrollo Distrital Proyectos de inversión PMR Plan estratégico

¿Por qué aplicar indicadores? Necesidad de crear una visión compartida

Proliferación de indicadores de eficacia Inexistencia de indicadores para gestionar procesos y clientes

No entendemos que llego a suceder En qué fallamos.

Se cuenta con toda la información, pero no se sabe por donde empezar

Necesidad de mejorar los canales de comunicación

¿Cuáles son sus prioridades? ¿Tiene en marcha un proceso formal para ejecutar las estrategias? SI (54%) NO (46%) Describa el desempeño actual de su entidad: Tenemos resultados extraordinarios 12 7 Tenemos un mejor desempeño. 58 20 Subtotal 70% 27% Tenemos el mismo nivel de desempeño 18 30 Tenemos un desempeño menor 9 27 No tenemos un desempeño sustentable 3 16 30% 73% Fuente: BSCol Research Marzo de 2008

Definir indicadores

Interrogantes a solucionar ¿Tengo los recursos adecuados para ejecutar los planes? ¿Cómo vamos? ¿Dónde estamos frente al plan trazado? ¿Qué tan eficientemente estoy utilizando los recursos? Qué tan eficazmente estoy logrando las metas? ¿Qué tan bien o qué tan mal voy?

De qué manera podemos hacer más corta esta línea sin tocarla? Trazando una línea más larga al lado ! De qué manera podemos hacer más corta esta línea sin tocarla? 3 3 3 3 3 14 65 4

Definición Relación entre variables que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, en relación con objetivos y metas previstos e impactos esperados.

Constituyen instrumentos de Control de orden gerencial, necesarios a la evaluación de la gestión de toda entidad pública. ¿Cómo se va a distinguir el éxito o el logro cuando ocurra? ¿Se está avanzando hacia el logro de los efectos esperados?

Paradigmas La medición precede al castigo No hay tiempo para medir Medir es difícil Es más costoso medir que hacer Son un MEDIO y no un FIN

Identificación de factores Manera de expresar el valor Parámetros generales Composición Nombre Fórmula Unidades Total Kilómetros de red vial construidos Kilómetros construidos en el periodo Kilómetros Objetivo y utilidad Identificación de factores Manera de expresar el valor

Parámetros generales Naturaleza Recursos Proceso Producto Cliente Usuario EFECTIVIDAD EFICIENCIA EFICACIA 19

Parámetros generales Naturaleza PROVEEDOR CLIENTE PROCESO INTERNOS EXTERNOS CLIENTE INTERNOS EXTERNOS ENTRADAS SALIDAS RESPONSABLE PROCESO PROCESOS QUE PRECEDEN PROCESOS SIGUIENTES CONTROLES RECURSOS INFORMACIÓN

Parámetros generales Valor agregado Información clave Oportuna, veraz y objetiva Permite tomar decisiones 21

Características Claro Relevante Económico Mensurable Adecuado 2008 Banco Mundial

Características Preciso para garantizar una medición objetiva. Relacionado con el objetivo y estrategia Obtención de datos práctica Variables definidas, sin importar quien realice la medición Comportamiento observado periódicamente.

Características Estrategia FCE Indicador C R E M A T Selección

Ventajas Motivación Trabajo en equipo Crecimiento y desarrollo Innovación Determinar el estado de la gestión Información que permite priorizar acciones Gerencia basada en datos y hechos Reorientar políticas y estrategias Transparencia

¿Cómo diseñar indicadores? Definir objetivos y estrategias Identificar factores claves de éxito Definir indicadores Diseñar la medición Mejorar continuamente

Es fundamental… Saber qué queremos lograr, para poder valorar cómo nos fue y qué debemos hacer la próxima vez.

El uso y aplicación de indicadores se relaciona estrechamente con el proceso de planeación, lo cual implica tener como mínimo: Definición de objetivos Asociados a una iniciativa estructurada De interés general para la organización

Sistema de indicadores PROCESOS Percepción del usuario Calidad de productos o servicios Eficiencia operativa Formación y motivación de colaboradores Resultados financieros PROYECTOS Sistema de indicadores PROGRAMAS

Objetivos y Estrategias Finanzas ¿Cómo garantizamos un uso óptimo del presupuesto? Proceso internos Para optimizar el presupuesto y lograr impacto social . ¿Cómo generamos excelencia en los procesos? Clientes ¿Cómo logramos impacto social? Formación y Crecimiento ¿Cómo debe aprender e innovar la entidad para alcanzar sus metas? MISIÓN VISIÓN Se entiende por cuantificar un objetivo o estrategia la acción de asociarle patrones que permitan hacerla verificable

Ejemplo Nivel Estratégico Grupos de Interés (Clientes) Satisfacción de los Usuarios Servicios Prestador Servicios de Calidad Utilización de Servicios Nivel Estratégico Procesos Internos Mejorar Costos y Eficiencia Mejorar Procesos (Innovación) Administrar Información Personal Mejorar Desempeño Mejorar Competencias Liderazgo Satisfacción Empleado Trabajo en Equipo Superintendencia Nacional de Salud.

Taller 1 Definir objetivo y propósito del proceso. Definir perspectivas y estrategias.

Factores claves de éxito Aspecto que es necesario mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor que se pretende adelantar.

Factores claves de éxito Es algo que debe ocurrir (o debe no ocurrir) para conseguir un objetivo… Un Factor de Éxito se dice que es crítico cuando es necesario su cumplimiento para los objetivos.

Factores claves de éxito

Factores claves de éxito Cuando el FCE se refiere al uso de recursos, el control adecuado es de eficiencia. Cuando el FCE se refiere al cumplimiento de metas y estrategias, el control adecuado es el de eficacia Cuando el FCE se refiere al impacto de un producto o acción en la ciudadanía, el control adecuado es el de efectividad

Factores claves de éxito OE: Desarrollar soluciones que faciliten la comunicación con los usuarios Cumplimiento del plan de líneas de producto Asegurar un proceso de control continuo relacionado con el desempeño de los productos Satisfacción final de los usuarios

Factores claves de éxito Realización permanente de auditorías Tener un proceso de control continuo relacionado con el diseño de los productos Revisiones periódicas por la alta dirección

FCE: Innovar en líneas de producto Gestión de comunicaciones FCE : Procesos FCE: Innovar en líneas de producto Gestión de comunicaciones Gestión operativa Gestión financiera

Clasificación FCE FCE Orientación SI NO   Esencial para cumplir los objetivos Requiere recursos especialmente cualificados Existe probabilidad de que el FCE no ocurra Si no ocurre podrían alterarse las formas de actuar para que la no ocurrencia del FE tenga consecuencias mínimas

Taller 2 Definir Factores claves de éxito Clasificar Factores claves de éxito

Niveles de participación Para cada estrategia y FCE determine responsables. Realice análisis de participación Estructure plan operativo anual

Definir indicadores para FCE Qué quiero medir? – Especificación Qué tipo de control? Cómo lo mido? Nombre del indicador? Fórmula? Planeación y Dotación de personal Satisfacción con el personal que se contrate Cumplimiento con el perfil del cargo Contratación de personal de calidad Contratación rápida

Definir rangos Línea base Meta Rango de gestión N S O E NO NE SO SE

Diseñar la medición Determinar los datos que se requieren para el cálculo del valor de todos los indicadores Establecer la fuente o fuentes de las cuales se obtendrán los datos Diseñar la manera más ordenada, práctica y simple para recoger o agrupar los datos Determinar quién, cómo y cuándo tomará y presentará la información 9 9 15 119 15

Ejemplo FCE Indicador Línea base Meta Rangos de gestión Control de tiempos y recursos Personal capacitado 500 1200 1128 1140 Aplicación de la capacitación en la prestación del servicio Disminución de quejas y reclamos por atención telefónica 250 50 100 150

Taller 3 Construir medición: Indicadores Fórmula Rangos de gestión

La capacidad para dar unas medidas específicas a sus metas, llevar un registro preciso y controlar los resultados diarios, te garantizará la consecución exactamente cuando lo hayas decidido, o incluso antes. Brian Tracy N S O E NO NE SO SE

Mejorar continuamente

Equipo de trabajo Asesores Martha Lucía Ortiz Penagos Omar Tarcisio Cañas Carrillo Edith Janneth Abella Sánchez Mónica Fernández Quintero Daissy Tatiana Santos Yate Alejandra León Castro Luz Andrea Jaramillo Acero Olga Milena Corzo Estepa Nelson Molina Ramírez