INDIZIA, DISTRIBUIDOR OFICIAL DE LE PRESENTA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEFINITIVA PARA AYUNTAMIENTOS

Solución vertical para la Administración Local DF-SERVER AYUNTAMIENTOS Solución vertical para la Administración Local Noviembre 2011

Contenido Con DF-SERVER ayuntamientos… “despapélate” De archivo en papel a archivo digital Objetivos proyecto implantación DF-SERVER ayuntamientos Contenido

1 Con DF-SERVER ayuntamientos… “despapélate”

1. Con DF-SERVER ayuntamientos “despapélate” Ayuntamiento = Trámites burocráticos, multitud de documentos en papel Cada vez más, los ayuntamientos son conscientes de la cantidad de recursos que supone la utilización masiva de papel, y es importante que sus responsables apliquen pautas de conducta que fomenten el respeto al medio ambiente. Al alcance de estos está comenzar a gestionar la documentación en formato electrónico con el objetivo de mejorar la gestión organizativa reduciendo costes gracias a la minimización del uso del papel. DF-SERVER “despapela” tu localidad. Para ello, es importante fijarse un deadline, un día D y una hora H en la que empezar a trabajar para alcanzar el objetivo de papel 0.

2 De archivo en papel a archivo digital

DF-SERVER ayuntamientos destaca por: 2. De archivo en papel a archivo digital DF-SERVER ayuntamientos es una solución vertical específica para la Administración Local. DF-SERVER ayuntamientos destaca por: Configuración e impresión de etiquetas personalizadas para registro de entrada. Búsqueda por datos contenidos en la etiqueta (nº registro, fecha, departamento, etc.). Acceso Web mediante usuario y contraseña, que permite al ciudadano conocer la situación y estado de su documentación. Sellado automático de documentos para el registro de salida. DF-SERVER ayuntamientos dispone de una gran flexibilidad en su configuración modular y parametrización, que garantiza la perfecta adaptación a la forma de trabajo específica de un ayuntamiento.

Evitar errores. Automatizando procesos antes manuales. 2. De archivo en papel a archivo digital DF-SERVER le ayudará a trasladar el papel de sus estanterías a ficheros electrónicos, permitiéndole: Ahorrar espacio. El espacio que ocupan los documentos pasará de medirse en m2 (almacenes físicos) a medirse en cm2 (almacenes electrónicos). Incrementar la productividad ahorrando tiempo y dinero automatizando el archivado, manipulación y recuperación de documentos. Evitar errores. Automatizando procesos antes manuales. Aumentar la seguridad. Posibilidad de realizar copias de seguridad, mitigando riesgos como incendios, inundaciones, robos, etc. Mejorar los servicios ya que facilita el acceso a la información. El archivo electrónico se podrá consultar, previa identificación, desde cualquier ubicación geográfica de forma segura. Además es más fácil encontrar y llevar los registros de los ciudadanos. Eliminar copias redundantes. Evitar la necesidad de que múltiples departamentos tengan copias impresas de un mismo documento. Además, si el fichero electrónico se modifica, todos tienen la misma versión. La estructura del archivo digital para ayuntamientos está diseñada para guardar de forma automática los documentos y poder, después, recuperarlos en cuestión de segundos.

3 Objetivos del proyecto implantación de DF-SERVER ayuntamientos

Asegurar que se empieza con la documentación más crítica. 3. Objetivos proyecto implantación DF-SERVER ayuntamientos Objetivos: Adaptar la herramienta a la problemática específica de cada ayuntamiento, partiendo del modelo estándar. Asegurar que se empieza con la documentación más crítica. Garantizar el despliegue de DF-SERVER ayuntamientos a todas las áreas de la organización, aprovechando su escalabilidad. Garantizar la seguridad – permisos – en el acceso a la documentación. Integrar DF-SERVER ayuntamientos con el resto de aplicaciones de la organización, permitiendo la comunicación bidireccional de datos. Asegurar la formación de todos los usuarios (personal de administración, concejales, alcaldía, etc.), minimizando la resistencia al cambio. Con DF-SERVER es fácil cumplir con estos objetivos.

Un breve recorrido por las aplicaciones de

¡Por fin! … acceso a miles de documentos En cuestión de segundos 2.011 2.010 2.009 2.008 2.007 2.006 2.007 2.008 2.009 2.010 2.011 Clientes Proveedor Bancos Nóminas AEAT Almacén … ¡Por fin! … acceso a miles de documentos En cuestión de segundos Le propone eliminar el papel y recuperar la historia

Desde 1.960 A partir de hoy …

2.000 páginas por hora. Auto clasificación

En cada carpeta, los accesos directos precisos para su gestión

Indizia Metodología Estructura y departamentos Cartera de productos Algunos clientes Objetivos Convenios Direcciones y contactos

METODOLOGÍA: Nuestra metodología de trabajo se basa en la implantación de la metodología diseñada y recomendada por Microsoft, para lograr su aplicación hemos comenzado por segmentar la empresa en diferentes departamentos: Comercial y marketing Departamento técnico, taller y S.A.T. Departamento de programación y desarrollo Departamento de administración y consultoría Gerencia

Empresa IT constituida en 1.992. Rosa Ana Carrero Aparicio Ingeniero Industrial Responsable del Dptº. técnico Sergio Velasco Lerena Ingeniero Industrial - desarrollo Indizia Empresa IT constituida en 1.992. Por Adolfo Masanet Martínez. Director Gerente. Especialista en las áreas de: * Marketing * Comercial * Administración Pedro Arias García Ingeniero Industrial - desarrollo Carlos Herrero Fernandez Técnico de sistemas – Soporte. Olga María Gomez Gomez Marketing Internacional José Luis Moreta Benito Técnico Comercial de DF-Server – Consultor German Alonso Vidal Técnico Comercial de DF-Server – Consultor La implantación de DF-Server desde criterios empresariales, con visión estratégica.

Nuestra cartera de productos HARDWARE

CLIENTES: Nuestro cliente más relevante y más conocido debido al tamaño de su empresa es 3M ESPAÑA, S.A., cliente con el que trabajamos desde el año 2.005 , disponemos en este momento de treinta instalaciones en otros tantos hospitales y clínicas de renombre. Otro de nuestros clientes relevante es GRUPO A FIELD MAKETING IBERIA, S. L., esta empresa presta los servicios de control de stock a SOGECABLE, el control se efectúa mediante el sistema que diseñamos en el año 2.006.

CLIENTES: Nuestra cartera de clientes (menos conocidos) se compone de unos 150 clientes de distribución de alimentación y de bebidas, repartidos por toda la geografía nacional, cabe destacar la importante cantidad de maquinas de autoventas de preventas y de reparto instaladas. Estas empresas están mecanizadas con los sistemas:

Convenio CICERÓN: Con el propósito de desarrollar convenientemente nuestros departamentos técnicos y comerciales, a la vez que participamos en la formación de las personas en general, hemos firmado el correspondiente convenio de coopera-ción educativa con el MEC convenio CICERON y con la Fundación Universidad Empresa de la Universidad de Salamanca.

Gestión integral de documentos Plaza Barcelona, Local 2 37004 Salamanca Adolfo Masanet Martínez 600 534 008 adolfo@indizia.es www.idizia.es

Fin de la presentación, gracias por su atención …