INFORME COMITÉ DE AUDITORÍA No. 47 Octubre de 2014

Temas Tratados Avance Plan de Auditoría Interna 2014 Resultados Medición Transparencia por Colombia Control Interno Contable Aspectos Relevantes en Estados Financieros y Paralelo NIIF Gestión Integral de Riesgos Ajustes en Línea Base de Proyectos Informe de Gestión Ética

1. Avance Plan de Auditorías 2014 Durante la evaluación, se identificaron aspectos positivos en la administración del proyecto, en aspectos como la rigurosidad en la documentación, seguimiento detallado de las partes, revisiones cruzadas de calidad, aplicación de metodología de riesgos e implementación de las medidas de administración, adecuada clasificación contable, ahorro en costos y desarrollo profesional del personal. Así mismo, se identificaron oportunidades de mejoramiento asociadas con: En caso de ejecutarse la Fase II, definir entre las partes, un protocolo/acuerdo para la revisión de informes. Control a la clasificación contable como “No regulado”, de los costos de los compensatorios pendientes de disfrute (preventiva) Actualización permanente del perfil de riesgos, según se implementen las medidas de administración potenciales. Nuevo Negocio: DIAN Fortaleza Razonable Acción CP - MP Acción inmediata El Comité de Auditoría solicitó tener en cuenta las lecciones aprendidas identificadas y generó recomendaciones a tener en cuenta en contratos con empresas del Estado.

2. Resultados Medición Transparencia por Colombia 4 2. Resultados Medición Transparencia por Colombia Resultado final XM: 88 clasificado como riesgo moderado (75-89) Fortalezas: Diálogos con Grupos de Interés Premio Andesco Responsabilidad Social Difusión e interiorización del Código de Ética Certificación internacional de auditoría Liderazgo del I Foro de Ética del Sector Eléctrico Calificación del Clima Organizacional Oportunidades de Mejoramiento Responsabilidad Social Empresarial: Plan de divulgación con otros públicos e incorporar indicadores de sostenibilidad en Informe Anual. Proveedores: Ampliar los canales de interacción y difusión e implementar herramientas de cumplimiento de principios éticos de XM a los proveedores. Gobierno Corporativo: Revelación de Información de Directores y Administradores y Principales Ejecutivos. Controles Voluntarios: Certificación Informe de Sostenibilidad. El Comité considera que el resultado es satisfactorio y seria deseable obtener una calificación de riesgo bajo, teniendo en cuenta la relación costo beneficio de implementar las oportunidades de mejoramiento.

3. Control Interno Contable 5 3. Control Interno Contable En el proceso se aplica la Política de Control del grupo con definición de roles y responsabilidades para todo el equipo de trabajo, así mismo, tiene estructura de proceso con el correspondiente ciclo de gestión y control. El proceso explicó los mecanismos de alimentación de la información contable, los riesgos identificados y los controles establecidos (Personas, proceso y tecnología), así mismo, los resultados obtenidos en las evaluaciones realizadas en los últimos 5 años por entidades independientes (Contraloría, Revisor Fiscal, Auditoría Interna, entre otros) con excelentes resultados. El Comité de Auditoría indagó sobre los mecanismos de control establecidos en los procesos que generan las cifras contables mas relevantes y sus mecanismos de monitoreo. 4. Aspectos Relevantes Estados Financieros – Comparativo NIIF Los principales cambios en los estados financieros al cierre del 2014, están proyectados en el Cálculo actuarial y la Compensación variable e incentivo por resultados, ambos han sido provisionados durante el año, por lo tanto no se proyectan grandes variaciones. El Comité de Auditoria solicitó para una próxima sesión, un análisis de las principales contingencias legales y su impacto en los estados financieros al cierre del 2014. Así mismo, se presentaron los estados financieros a septiembre del 2014, comparando los resultados y los principales impactos entre la norma colombiana y las NIIF.

5. Gestión Integral de Riesgos – Análisis de pólizas en XM El comité de Auditoría conoció las pólizas de seguro que se tienen actualmente para cubrir riesgos y sus coberturas, costos, declaración de controles y generalidades. Se ha hecho un trabajo que busca ajustar las condiciones a las necesidades de XM (redacción del clausulado). Si bien se tienen adecuadas coberturas en pólizas de seguro, se pudiesen generar eventos de cola larga que superen eventualmente el límite asegurado. Se discutió el caso particular de la póliza de errores y omisiones. El Comité de Auditoría resalta la importancia de continuar gestionando medidas de administración para los riesgos identificados, adicionales a las pólizas de seguros. 6. Ajustes en Línea Base de Proyectos Se presentó el cambio en la línea base del Proyecto DIAN – Fase I, cambiando la fecha de finalización al 30 de septiembre, justificado en el criterio: “Modificaciones del alcance, tiempo o costos, debido a causas externas al proyecto”. El Comité de Auditoría solicito para próximos contratos de nuevos negocios incorporar las lecciones aprendidas en éste.

Con la participación de: 7. Informe de Gestión Ética Se presentó el reporte de las actividades realizadas: Atención y tratamiento de consultas Inducciones y difusiones en diferentes grupos de interés Foro de ética: Calificación General: El 88% de los encuestados lo calificaron entre excelente y muy bueno. 135 asistentes de 38 empresas. Algunas de las principales conclusiones fueron: El sector se ha caracterizado por tener prácticas éticamente correctas y están a la vanguardia en temas de gobierno corporativo, responsabilidad social y sostenibilidad. Es necesario avanzar en temas de regulación de lavado de activos en el sector. Las empresas cuentan en términos generales con los mismos instrumentos éticos, por lo tanto, debemos avanzar en incorporar mecanismos colectivos. Los principales riesgos que se deben abordar son el funcionamiento del mercado y prácticas de competencia restrictiva, corrupción en general, el lavado de activos y la integridad de la información. Para un próximo foro se espera avanzar en iniciativas concretas. Con la participación de: