Estado de México, a 27 de mayo de 2019. Plazos de conservación de datos personales en los archivos de concentración Dra. María Solange Maqueo Ramírez Directora de la División de Estudios Jurídicos Centro de Investigación y Docencia Económicas Presidenta del Consejo Consultivo del INAI Las opiniones y datos contenidos en este documento son de la exclusiva responsabilidad de su autora y no representan el punto de vista del CIDE o del Consejo Consultivo del INAI.

Reforma constitucional de 2014 “en materia de transparencia” Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados Ley General de Archivos Objetivo común: Establecen mecanismos que garantizan que la gestión documental durante todo el ciclo de vida de la información permitan dotar de efectividad los derechos reconocidos por el orden constitucional

Aplicación e interpretación de la LGA de manera integral Artículo 3.- La aplicación e interpretación de esta Ley se hará acorde a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y en los tratados internacionales de los que México sea parte, privilegiando el respeto irrestricto a los derechos humanos y favoreciendo en todo tiempo la interpretación más amplia a las personas y el interés público.

Un ejemplo histórico de la posible tensión entre derechos IFAI. Recurso de Revisión vs. Archivo General de la Nación. Exp. 0412/06 y 0413/06

Ley General de Archivos Tipos de Archivos Área de correspondencia Archivo privado de interés público Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico “Conjunto de documentos de interés público, histórico o cultural, en propiedad de particulares”, que no sean SO. “Integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los SO”. En las áreas operativas. “Integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanece en él hasta su disposición documental”. De “acceso restringido”. “Integrado por documentos de conservación permanente y relevancia para la memoria nacional, regional o de carácter público.” Son fuentes de acceso público. Sin clasificación.

Ley General de Archivos CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Áreas productoras Grupo interdisciplinario Valor documental Vigencia documental Plazos de conservación Disposición documental RG. No mayor a 25 a. Sin plazo de conservación cuando tienen un valor histórico. Si tienen valor histórico y datos personales sensibles estarán en el archivo de concentración por 70 a. con acceso restringido. Transferencia (del de trámite al archivo de concentración o de éste al archivo histórico), o bien, Baja documental.

Relación entre la LGA y la LGPDPPSO Dado que en ambas se tratan cuestiones directamente relacionadas con la “gestión documental” existen varios puntos de encuentro cuando en los archivos existen datos personales: En los principios, deberes y obligaciones del “tratamiento de datos personales” En la clasificación de la información a efecto de permitir o no su acceso (excepto en los archivos históricos). En los plazos de conservación. En la adopción de medidas de seguridad físicas, administrativas y técnicas.

Ciclo vital de la documentación Tratamiento de datos personales Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Conservación permanente CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN Fase Activa Fase Semiactiva Fase Final/Continua Baja Documental Vigencia documental

Los archivos históricos también podrían considerarse como un “tratamiento de datos personales”

Problemática en torno a los derechos ARCO Dado que los documentos que contienen datos personales podrían continuar considerándose dentro del régimen de protección de datos personales, en cualquiera de los tipos de archivos previstos por la LGA, están sujetos a la problemática que supone el ejercicio de los derechos ARCO. Sin embargo, aquellos documentos catalogados con un valor histórico y, en consecuencia, de conservación permanente podrían estar eximidos de los derechos de cancelación y oposición. Es necesario explicitar esta situación pues no es suficiente el considerarlos como fuente de acceso público.

El deber de confidencialidad de los datos personales Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Tanto en el archivo de trámite como en el de concentración puede clasificarse la información en reservada o confidencial. Si hay “datos personales” la información será confidencial salvo las excepciones previstas por la ley. La LGA introduce una salvedad aún tratándose de “datos personales sensibles”. En ningún caso la información puede estar clasificada en reservada o confidencial. Siempre son documentos de consulta pública.

Excepciones al carácter confidencial de los datos personales sensibles (LGA) Artículo 38. El INAI o, en su caso, los organismos garantes de las entidades federativas, […], determinarán el procedimiento para permitir el acceso a la información de un documento con valores históricos, que no haya sido transferido a un archivo histórico y que contenga datos personales sensibles, de manera excepcional en los siguientes casos: Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el país, siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso a la información confidencial y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información obtenida del archivo con datos personales sensibles; El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso; El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de la información confidencial, y Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo autorizado por él mismo. Los particulares podrán impugnar las determinaciones o resoluciones de los organismos garantes a que se refiere el presente artículo, ante el Poder Judicial de la Federación.

La LGPDPPSO también cuenta con previsiones directamente relacionadas con los periodos de conservación de la información. “Cuando los datos personales hayan dejado de ser necesarios para el cumplimiento de las finalidades previstas en el aviso de privacidad y que motivaron su tratamiento conforme a las disposiciones que resulten aplicables, deberán ser suprimidos, previo bloqueo en su caso, y una vez que concluya el plazo de conservación de los mismos” (art. 23) “Los plazos de conservación de los datos personales no deberán exceder aquéllos que sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades que justificaron su tratamiento, y deberán atender a las disposiciones aplicables en la materia de que se trate y considerar los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de los datos personales.” (art. 23) “El responsable deberá establecer y documentar los procedimientos para la conservación y, en su caso, bloqueo y supresión de los datos personales que lleve a cabo, en los cuales se incluyan los periodos de conservación de los mismos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior de la presente Ley.” (art. 24) “En los procedimientos a que se refiere el párrafo anterior, el responsable deberá incluir mecanismos que le permitan cumplir con los plazos fijados para la supresión de los datos personales, así como para realizar una revisión periódica sobre la necesidad de conservar los datos personales.” (art. 24)

Medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas y políticas de preservación

¡Gracias por su atención! María Solange Maqueo Ramírez División de Estudios Jurídicos