SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA (SIA)

TEMARIO  Objetivo General y Especifico  Fundamentación  FODA  PESTAL  Presupuesto  Plan de Mejora  Conclusión

Objetivo General Diseñar un sistema que permita la firma electrónica avanzada a fin de poder firmar los contratos de trabajo del personal de la empresa EKONO, permitiendo dar cumplimiento a la normativa laboral dispuesta en el artículo N° 9 del DFL N° 1 del año 2002 “Código del Trabajo”. Objetivo Especifico Desarrollar a través de una interfaz un modulo de firma de contratos mediante la huella digital de los nuevos colaboradores. Estimar la tasa de reducción de los diferentes costos que se han detectado producto de los incumplimiento a la normativa laboral.

Fundamentación y/o Justificación Se analiza que mayormente los problemas en la organización se producen por los procesos entre el departamento de Recursos Humanos y los procesos administrativos de Locales, debido a la falta de compromiso de los jefes de local, en cuanto a la documentación administrativa y legal que deben tener en cada local, a raíz de esto surgen muchas multas de la Inspección del Trabajo. Cabe mencionar que esta organización cuenta con un personal con experiencia y alto potencial, pero el problema está en los procesos que se deben realizar. Lo que podemos destacar es que los jefes de local tienen sólo el concepto de las “Ventas” como el más importante, dejando de lado sus labores administrativas, que traen consecuencias negativas para la organización. El departamento de Recursos Humanos en sí cumple con sus funciones principales, el personal que trabaja en el área cuenta con un alto potencial y años de experiencia en el rubro, conoce los temas a la perfección, y desempeña sus labores sin problemas. La falencia está netamente de parte de los Locales y su bajo compromiso administrativo con el formato, enfocándose sólo en ventas

Presupuesto Costo del proyecto Fase de implementación tiene un total de $ Se instalará software en los PC, tendrá la duración de un día por cada local con un total de 4 meses y 3 semanas

Fase de Capacitación tiene un total de $

Respecto a los costos de un ERP, estos no pueden ser considerados como base debido a que dentro de sus ofrecimientos, ninguno cumplió con lo requerimientos mínimos para integrar una interfaz que se conecte con la firmar electrónica avanzada, haciendo inútil e infructuoso los esfuerzos: DEFONATA y sus servicios

SOFTLAND Actualizar su información personal Imprimir Liquidaciones de Renta Solicitar Vacaciones e Imprimir la Ficha Imprimir Certificados de Renta Imprimir Certificados de Antigüedad Consultar la situación de sus Préstamos Ver su hoja de Control de Asistencia Consultar por sus Licencias Médicas Solicitar Anticipos Ver sus Evaluaciones, Capacitaciones, etc.

Creado el sistema de ERP se implementará una capacitación a un jefe, en el local con más denuncias por firma de entrega de contratos, con una marcha blanca que tendrá una duración de 2 meses. Ventajas que experimentara la organización al aceptar la implementación de nuestro sistema de ERP. Disminuir las multas de la inspección del trabajo, ya que los jefes de local mantendrán la documentación administrativa como corresponde, ya que se verán motivados por el plan creado. Disminuir la tasa de rotación de Ekono, ya que uno de los principales motivos por los cuales la personal renuncia, es porque la empresa proyecta una mala imagen hacia el exterior, con cierto grado de irresponsabilidad al aplazar la firma de sus contratos y anexos, además se reducirán los costos de trámites notariales y finiquitos, que a la larga si es un gasto significativo para la organización. Afectará positivamente la productividad. Se reduce la necesidad de auditorías mensuales, ya que se solicitará un reporte semanal a cada local. Se reduce la posibilidad de retrasos en los procesos.

Conclusión La implementación de este proyecto genera modificaciones y mejoras que buscan a corto plazo disminuir las multas e indemnizaciones cursadas por la inspección del trabajo en un 30%, podemos decir en estricto rigor que hemos bajado los costos considerando que estos eran $ en un 98,1%. Este mismo sistema en un mediano plazo dará pie para que se implemente el control horario utilizando este mismo ERP y además en el largo plazo se generará una APP para que puedan los colaboradores o jefes de local, ir generando mayor rapidez a estos procesos el cual se encontrara en el celular que la empresa entrega.