Análisis del Valor Ganado (EVA) UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO SECRETARÍA GENERAL Dirección General de Servicios de Cómputo Académico Análisis del Valor Ganado (EVA) Utilizar la administración de valor ganado (EVM) en los proyectos es como encender las luces. Le brinda a los administradores de proyecto una vista completa y clara del desempeño del proyecto, “ilumina” donde está el proyecto – y donde debiera estar – en un momento dado del tiempo. Es una herramienta de monitoreo y contabilidad que integra la planeación de tiempo, alcance y costo para asegurar que las tres restricciones se monitorean y controlan Marzo de 2009

VALOR GANADO PREGUNTAS FRECUENTES DE INVOLUCRADOS EN EL PROYECTO ¿Cuándo se va a terminar el proyecto? ¿Estamos dentro del cronograma autorizado? ¿Cuánto dinero hemos gastado? ¿Cuánto más hay que gastar? ¿Estamos dentro del presupuesto autorizado? ¿Cuánto trabajo hemos realizado? ¿Hemos hecho lo que dijimos que ibamos a hacer?

¿QUÉ ES VALOR GANADO? DEFINICIONES Cuando una tarea se termina, se “gana” su valor Es un método para medir el desempeño de un proyecto, compara la cantidad de trabajo que fue planeado con lo que realmente fue realizado para determinar si se desempeñó según lo previsto. Una metodología empleada para medir y comunicar el progreso real de un proyecto tomando en cuenta el trabajo completado, el tiempo invertido y los costos incurridos en dicho trabajo. Es una técnica de administración de proyectos que combina el desempeño en costo y en tiempo para responder a la pregunta: ¿Qué obtuvimos por el dinero que gastamos? La suma de estimación de costos estimados por actividad o porción de actividades completadas durante un período de tiempo dado, usualmente al día.

Había una vez un proyecto… Planeado 12 meses A la fecha 6 meses Avance Presupuesto $100 $64 64% gastado  Producto 20 unidades 8 terminados 2 a la mitad >40% terminado  ¿Cómo va el proyecto? ¿Cómo evitar ser subjetivo considerando que un entregable se termina completo o no se termina?

¿QUÉ ES VALOR GANADO? CONCEPTOS BÁSICOS ¿Cómo vamos? Bien Todos las actividades dentro de un proyecto ganan valor conforme el trabajo es completado. Todo el trabajo debe estar definido y planeado. Administración con relación a una línea base. El trabajo se descompone en componentes finitos orientados a productos. Los objetivos de alcance, tiempo y costo se integran a un plan por el cual se puede medir el progreso. El desempeño se requiere medir en una base frecuente. El progreso se puede medir en pesos ($$) con la finalidad de que el desempeño en tiempo y costo se analicen en los mismos términos. Facilita el uso consistente de métricas en los proyectos. Las varianzas y las desviaciones son analizadas, los impactos son proyectados, y los estimados para completar el proyecto se basan en el desempeño a la fecha y el restante.

¿QUÉ NECESITAMOS PARA USAR EL VALOR GANADO? PRIMEROS PASOS Establece el WBS ó EDT para descomponer el proyecto en “piezas” adecuadas, asignando responsables. Identifica las actividades que representen el proyecto. Determina los costos a ser gastados en cada actividad (Horas, pesos). Calendariza las actividades en el tiempo. Analiza los datos para verificar que el plan es aceptable de acuerdo a su definición, restricciones, objetivos, entre otros.

Un WBS establece que cada elemento de la estructura es responsabilidad de alguien. El nivel inferior de un WBS deben ser las actividades del proyecto. Establece el WBS Identifica las actividades Asigna los costos respectivos Calendariza las actividades Analiza la viabilidad del plan

¿CÓMO USAMOS EL VALOR GANADO? PASOS SIGUIENTES Actualiza el calendario de trabajo (iniciadas, terminadas, duración restante). Actualiza los costos de las actividades conforme ocurran. Calcula el valor ganado del proyecto. Analiza los resultados y repórtalos.

Ejemplo

VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS PV VALOR PLANEADO (PV) Costo presupuestado del trabajo programado para completar una actividad hasta un momento determinado. EV BAC * % avance real VALOR GANADO (EV) Costo presupuestado para el trabajo realmente completado de una actividad durante un período de tiempo determinado. AC COSTO REAL (AC) Costo total incurrido en la realización del trabajo completado durante un período de tiempo determinado.

VALOR GANADO? DEFINICIONES BÁSICAS BAC PRESUPUESTO AL TÉRMINO O A LA CONCLUSIÓN (BAC) El valor planificado total para el proyecto. Es la suma de todos los presupuestos asignados a un proyecto.

VALOR GANADO EJEMPLO Se tiene un proyecto estimado en $18,000 en 10 meses. Al término del cuarto mes se tiene un avance del 26.7%. PV= $7,200 (Valor planeado) EV= $4,806 (18,000*.267) (BAC * % avance real) AC= $5,600 (Costo real)

VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS CV CV = EV – AC VARIACIÓN DEL COSTO (CV) Medida de rendimiento en función de los costos con relación a un proyecto. Un valor positivo indica una condición favorable, una condición negativa una posición desfavorable. SV SV = EV – PV VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (SV) Medida de rendimiento del cronograma en un proyecto.

VALOR GANADO EJEMPLO CV = $4,806 - $5,600 = ($794) VARIACIÓN DEL COSTO (CV) CV = EV – AC CV = $4,806 - $5,600 = ($794) Condición desfavorable PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL COSTO (%CV) %CV = CV / EV Determina qué tan dentro o fuera del presupuesto se encuentra el proyecto. %CV = ($794) / $4,806 = (0.165) Se encuentra fuera de presupuesto por 16.5% VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV) SV = EV – PV SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394) PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (%SV) %SV = SV / PV Determina el retraso o adelanto del proyecto. %SV = ($2,394)/ $7,200 =(0.332) Se encuentra retrasado el proyecto en un 33.2%

VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS SPI SPI = EV/PV ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL CRONOGRAMA (SPI) Una medida de eficiencia en función del cronograma de un proyecto. Muestra el valor del trabajo realizado comparado con lo que se había planeado SPI = 1 EN TIEMPO SPI > 1 ADELANTADO SPI < 1 RETRASADO CPI CPI = EV/AC ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI) Una medida de eficiencia en función de los costos. Muestra cuantas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la cantidad de unidades de dinero gastadas en el trabajo CPI = 1 EN PRESUPUESTO CPI > 1 DEBAJO DE PRESUPUESTO CPI < 1 POR ENCIMA DEL PRESUPUESTO

VALOR GANADO EJEMPLO CV = $4,806 - $5,600 = ($794) VARIACIÓN DEL COSTO (CV) CV = EV – AC CV = $4,806 - $5,600 = ($794) Condición desfavorable VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV) SV = EV – PV SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394) ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI) CPI = EV / AC CPI = $4,806 / $5,600 = 0.85 El proyecto está por encima del presupuesto ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL TIEMPO (SPI) SPI = EV / PV SPI = $4,806 / $7,200 = 0.66 El proyecto está retrasado

Índice de Costo-Tiempo (CSI) CSI = CPI * SPI CSI = 0.85 * 0.66 Bajo presupuesto y retrasado CPI SPI CPI>1, SPI>1 y adelantado CPI<1, SPI<1 Sobre presupuesto CSI>1.3 0.9<CSI<1.2 CSI<0.8 1.3 1.2 0.9 0.8 Índice de Costo-Tiempo (CSI) CSI = CPI * SPI CSI = 0.85 * 0.66 CSI = 0.56 Posibilidad muy baja de que el proyecto se recupere

VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS ESTIMADO A LA CONCLUSIÓN EAC El costo total previsto del proyecto (ESTIMATE AT COMPLETION) EAC = BAC / CPI ESTIMACIÓN HASTA LA CONCLUSIÓN ETC El costo previsto necesario para terminar todo el trabajo restante del proyecto (ESTIMATE TO COMPLETE) ETC = EAC – AC VARIACIÓN AL TÉRMINO (VAC) VAC Determina si el proyecto finalizará dentro o fuera del presupuesto. VAC = BAC – EAC TIEMPO ESTIMADO PARA CULMINAR EACT Cuando terminará el proyecto si la tendencia actual continua EACT = (BAC / SPI) / (BAC / MESES) ÍNDICE DE DESEMPEÑO AL TÉRMINO (TCPI) TCPI Determina la eficiencia que se debe alcanzar en el trabajo restante para llegar a un punto determinado del proyecto. Puede ser BAC o EAC. TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)

VALOR GANADO EJEMPLO EAC = 18,000 / 0.85 = $21,176.47 ESTIMADO A LA CONCLUSIÓN EAC = BAC / CPI EAC = 18,000 / 0.85 = $21,176.47 El costo total del proyecto se estima en $21,176.47 ESTIMACIÓN HASTA LA CONCLUSIÓN ETC = EAC – AC ETC = 21,176.47 – 5,600= $15,576.47 Aún faltan por gastar $15,576.47 en el proyecto. TIEMPO ESTIMADO PARA CULMINAR EACT = (BAC / SPI) / (BAC / MESES) EACT = (18,000/0.66) / (18,000/10) =15.15 El tiempo total del proyecto continuando con la tendencia actual es de 15.15 meses. VARIACIÓN AL TÉRMINO VAC = BAC – EAC VAC = 18,000 – 21,176.47 = -$3,176.47 Se deberán invertir $3,176.47 adicionales en el proyecto. ÍNDICE DE DESEMPEÑO AL TÉRMINO TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC) TCPI = (18,000–4,806) / (18,000–5,600) = 1.064 Para revertir la situación anterior se requiere una disciplina rigurosa para el resto del proyecto.

Lo importante es saberlo interpretar, los cálculos son simples

¿QUÉ ES VALOR GANADO? CARACTERÍSTICAS Se pueden predecir tendencias y desviaciones, y en su caso, tomar acciones correctivas. Provee información cuantitativa para la toma de decisiones Provee indicadores tempranos para detectar problemas y oportunidades Provee a la administración con información útil a nivel ejecutiva VALOR GANADO Permite la estimación estadística de costos proyectada al término del proyecto Alerta a los administradores de proyecto de riesgos potenciales de costo y tiempo Es un proceso estándar repetible y consistente (elimina subjetividades). Provee de una línea documentada del desempeño del proyecto Comunica el estado del proyecto a un momento dado

Costo Acumulado ($, Hh ó %) EAC SV ETC CV VAC EV PV AC BAC Costo Acumulado ($, Hh ó %) Hoy Línea Base Tiempo Fecha de Estado

Valor Ganado y el Portafolio de Proyectos Proyecto D Proyecto B Proyecto A Proyecto C Proyecto E

Situación actual de un segundo ejemplo VALOR GANADO EJEMPLO ¿Estamos detrás o adelante del cronograma? SV -4,500 ¿Qué tan eficiente estamos usando el tiempo? SPI 0.880 ¿Cuándo es más probable que terminemos el trabajo? EACT 9 ¿Estamos sobre o bajo el presupuesto? CV -2,000 ¿Qué tan eficiente estamos usando los recursos? CPI 0.94 ¿Cuánto es más probable que cueste el proyecto? EAC 106,060.61 ¿Al terminar, estaremos sobre o bajo el presupuesto? VAC -6,060.61 ¿Qué tan eficientemente tenemos que usar los recursos que nos quedan para terminar dentro de lo presupuestado? TCPI 1.03 ¿Cuánto costará el trabajo restante? ETC 71,060.61

Análisis del Valor Ganado (EVA) UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO SECRETARÍA GENERAL Dirección General de Servicios de Cómputo Académico Análisis del Valor Ganado (EVA) Marzo de 2009