AUDITORIA INTERNA

Control de Producto No conforme (PNC) PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS La norma ISO 9001:2000 establece seis (6) procedimientos que deben ir documentados, a saber: Control de Documentos Control de Registros Acciones Preventivas Acciones Correctivas Control de Producto No conforme (PNC) Auditorias Internas

Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad La norma ISO 9001 en el numeral 8.2.2 establece que La organización debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el sistema de gestión de la calidad a) es conforme con las disposiciones planificadas (véase 7.1), con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización, y b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Deben definirse, en un procedimiento documentado

Dando cumplimiento a este requisito, la Corporación cuenta con el procedimiento para realizar auditorias internas de calidad, identificado con el código SI-P-06, que pueden consultar en Corponet, en la ruta: Corponet/ ISO/certificación misional/Mapa de procesos/Sistema de gestión Integral/SI-P-06 Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad.

Veamos Algunos Conceptos … Qué es una Auditoria Interna? Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la Auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de Auditoria.

Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.

Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de la auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma.  

Auditado: Equipo Auditor: Organización o proceso que es auditado. Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria. El equipo auditor puede incluir auditores en Formación y puede esta formado por personal de Corpoica o por personal externo contratado para esta labor.

Programa de Auditorias por Sede: Programa General de Auditoria: Conjunto de auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado, en este programa el Coordinador Nacional de Calidad define el objetivo general, el alcance del programa y un rango de fechas en las que cada sede debe realizar las auditorias internas. Programa de Auditorias por Sede: Conjunto de auditorias planificadas en un período de tiempo determinado. Este programa se enmarca en las fechas definidas en el PROGRAMA GENERAL DE AUDITORIA, y define los días y horas en los que cada sede debe realizar las auditorias internas a los procesos, así mismo los equipos de auditores internos y los recursos necesarios para la ejecución de la auditoria.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y los preparativos de una auditoria. Alcance de la Auditoria: extensión y límites de una Auditoria. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

FASES DE LA AUDITORIA Programación de la auditoria Planificación de la auditoria Ejecución de la auditoria Finalización e Informe

Programación de la auditoria La programación de cada ciclo de auditoria consta del programa general de auditorias y los programas de auditoria por sede, el primero lo realiza la Coordinadora Nacional de Calidad y los segundos los deben realizar los delegados de Calidad en cada sede. Los programas deben contener: Fechas de auditorias, alcance de la auditoria, objetivo de la auditoria, equipo auditor.

Planificación de la auditoria La etapa de planificación comprende la elaboración de los Planes de Auditoria por parte del equipo auditor y estos son entregados al auditor líder y a los auditados antes de iniciar la ejecución del ciclo. Estos planes deben tener la siguiente información: Fecha, Lugar y Horario de las actividades de auditoria. Objetivo de la auditoria Identificación de los criterios de auditora Programación de reuniones. Identificación de los auditados y las actividades a auditar. Identificación de los miembros del equipo de auditoria.

Planificación de la auditoria La planificación de la Auditoria, también incluye la revisión de los documentos del proceso a auditar por parte de los auditores y preparación de listas de chequeo con base en estos documentos y en otros requisitos que apliquen al proceso, los ítems de la lista de chequeo se toman como guía para ejecutar la auditoria y se enuncian en el siguiente formato:

Ejecución de la auditoria Para el desarrollo de la auditoria de realiza inicialmente una reunión de apertura del ciclo de auditoria, en la cual se presenta el equipo auditor, al auditor líder, se confirma el objetivo de la auditoria y la metodología de recolección de la información y se acuerdan cambios en la agenda si son necesarios.

Ejecución de la auditoria Se inicia la ejecución del programa de acuerdo a los horarios y establecidos, esta se puede realizar a través de entrevistas en los puestos de trabajo realizando preguntas claras que permitan verificar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, de igual manera se deben solicitar documentos y registros con el fin de evidenciar esta implementación.

Ejecución de la auditoria Con base en la información recolectada el auditor analiza los hallazgos y realiza el reporte haciendo una descripción de la situación encontrada, referenciando el criterio de auditoria que se esta incumpliendo y la evidencia que lo soporta. Esta información debe ser consignada en el formato (SI-F-06). No se evidencia medición de los indicadores relacionados en la caracterización del proceso, presentándose una No Conformidad frente al requisito 8.2.3 de la norma ISO 9001:2000 Seguimiento y Medición de los procesos.

Ejecución de la auditoria Una vez documentado el hallazgo el auditado o responsable del proceso auditado revisa y firma el reporte en señal de aceptación.   Este reporte debe ser entregado al Delegado de Calidad después de terminado el ciclo de auditorias, con el visto bueno del líder del proceso auditado. El auditado debe diligenciar el reporte planteando el tratamiento del hallazgo. Si se presenta una no conformidad se debe plantear las causas de la no conformidad y su correspondiente plan de acción. El auditado y el líder del proceso auditado son los responsables de verificar que se tomen las acciones sin demora injustificada y especificar las fechas de implementación y cumplimiento de cada acción.

Finalización e Informe El auditor líder consolida todos los reportes en el informe de auditoria, el cual se presenta en la reunión de cierre del ciclo de la auditoria el cual debe hacer referencia la siguiente información: El objetivo de la auditoria; El alcance de la auditoria; La identificación de los miembros del equipo auditor; Los criterios de auditoria; Aspectos positivos; Descripción de las No Conformidades encontradas; Análisis grafico del porcentaje de No Conformidades encontradas en cada proceso; La distribución gráfica del porcentaje de No conformidades Reales y Potenciales detectadas en la sede; Un comparativo entre ciclos de auditorias internas de calidad; Los reportes de hallazgos de la auditoria interna (SI-F-06), como anexos.

Seguimiento En caso de encontrar no conformidades, el auditor líder programa visitas de seguimiento cuyo alcance sea solamente verificar la implementación y eficacia de las acciones planeadas, estas actividades de seguimiento se realizan según lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (SI-P-04)

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