Este es el día que hizo el señor, nos gozaremos y alegraremos en él Dios te ama y desea darte una vida nueva Feliz y con propósito

DORIAN A. ESPINOSA UNIDAD DE POSGRADOS Y EDUCACIÓN PERMANENTE FORMULAS EXCEL 2007

PROGRAMA CONCEPTOS BÁSICOS OPERADORES. PRIORIDAD DE LOS OPERADORES OPERACIONES CON FECHAS Y HORAS. REFERENCIAS. ERRORES EN EXCEL SERIES

FUNCIONES TEXTO FECHA Y HORA LÓGICAS BUSQUEDA Y REFERENCIA FINANCIERAS BASES DE DATOS ESTADISTICAS MATEMATICAS

ANALISIS Y SI TABLAS DE DATOS BUSCAR OBJETIVO ESCENARIOS INFORMES DE TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS-

MACROS GARBADORA DE MACROS. EDITOR DE VBA. VARIABLES. EVENTOS. CICLOS. SIMULACIÓN.

Celdas "En hojas de cálculos, una celda es un lugar único donde se puede introducir un dato. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un nombre Número de fila y letra de columna, por ejemplo B4 (columna B, fila 4)"

FILA y Columna Es un conjunto de celdas organizadas en forma vertical, las cuales definen un rango. Es un conjunto de celdas organizadas en forma horizontal, las cuales definen un rango.

Formulas Operadores en Excel

OPERADORES son las herramientas que le permiten a Excel saber que tipo de operación queremos realizar; especifican el tipo de cálculo que se desea ejecutar en los elementos de un formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero pueden variarse con el uso de paréntesis.

Tipos de operadores Operadores aritméticos Operadores de comparación Operador de concatenación de texto Operadores de referencia

Operadores aritméticos Sirven para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos. Operador aritmético Significado Ejemplo Resultado + (signo más) Suma =3+3 6 – (signo menos) Resta Negación =3–1 =–1 2 -1 * (asterisco) Multiplicación =3*3 9 / (barra oblicua) División =3/3 1 % (signo de porcentaje) Porcentaje =20% 0.2 ^ (acento circunflejo) Exponenciación =3^2

Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación Significado Ejemplo = (signo igual) Igual a A1=B1 > (signo mayor que) Mayor que A1>B1 < (signo menor que) Menor que A1<B1 >= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1 <= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1 <> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenación de texto & Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operadores de referencia Se pueden combinar rangos de celdas para realizar cálculos con los siguientes operadores: Operador de referencia Significado Ejemplo : (dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas. B5:B15 ; (punto y coma) Operador de unión, que combina varias referencias en una sola SUMA(B5:B15; D5:D15) (espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a las dos referencias B7:D7 C6:C8

Prioridad de operadores Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=,+,-), el signo inicial indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. después del signo (=,+,-) están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Si se inicia con el signo(-) Excel asume que el primer operando es negativo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

EJERCICIOS PRÁCTICOS

Formulas Errores en Excel

Prioridad de operadores Descripción : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma) Operadores de referencia – Negación (como en –1) % Porcentaje ^ Exponenciación * y / Multiplicación y división + y - Suma y resta & Conecta dos cadenas de texto (concatenación) =, < >, <=, >=, <> Comparación

ERRORES EN EXCEL Si valor_de_error es TIPO.DE.ERROR devuelve #¡NULO! 1 #¡DIV/0! 2 #¡VALOR! 3 #¡REF! 4 #¿NOMBRE? 5 #¡NÚM! 6 #N/A 7 Otro valor

ERROR #¡NULO! Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan. El operador de intersección es un espacio entre referencias. Este error se da en casos muy concretos: cuando utilizamos el operador de intersección en dos rangos que no tienen celdas en común. Por ejemplo, los rangos A1:B2 y C3:C4 no tienen celdas en común, por lo tanto la siguiente fórmula devuelve el valor de error #NULO!:

ERROR #¡DIV/0! Este valor indica que la fórmula de la celda está intentando dividir entre cero, lo cual es una operación matemática imposible. La causa suele ser la referencia a una celda que está en blanco o que tiene el valor cero. ÷0

Error #¡VALOR! =MAYUSC(B2:B3) =MES(A2:A3) #¡VALOR! Este error indica que se ha utilizado un argumento incorrecto en una función. Esto ocurre cuando se introduce mal los datos. Por ejemplo, puede que se haya hecho referencia a una cadena de valores en vez de a un valor numérico. =MAYUSC(B2:B3) =MES(A2:A3) #¡VALOR!

ERROR #¡REF! Este error indica que la fórmula contiene una referencia de celda no válida, que normalmente se debe a una de las siguientes acciones: Se ha eliminado una celda que hace referencia a una fórmula. Se ha cortado una celda y se ha pegado en una celda que hace referencia a una fórmula. La fórmula hace referencia a una dirección de celda que no existe,

Error #¿NOMBRE? El error #NOMBRE? aparece cuando Excel no reconoce un nombre en una fórmula o cuando interpreta el texto en una fórmula como un nombre indefinido. Esto quiere decir que el error puede aparecer en muchas y diversas circunstancias: Se ha escrito el nombre de un rango incorrectamente. Se ha utilizado un nombre de rango que todavía no se ha definido. Se ha escrito el nombre de una función incorrectamente. Se ha utilizado una función que es parte de un componente no instalado. Se ha utilizado una cadena de valor sin escribirla entre comillas. Se ha introducido una referencia en un rango en otra hoja de trabajo y no se ha escrito el nombre de la hoja con . !

Ejemplos de errores #¿NOMBRE? =SUMA(YZZ1:YZZ50) =SUMA(IVA) =SUNA(A3:B50) =SI(C17<100;ALTO;BAJO) =HOJA2B3

Error #¡NÚM! Este error indica un problema con un número en la fórmula. En la mayoría de los casos, quiere decir que has introducido un argumento incorrecto en una función matemática. Por ejemplo, has introducido un número negativo como argumento de una función RAIZ() o LOG().

=BUSCAR(“ALICIA”;B1:B5;C1:C5) Error #N/A El valor del error #N/A es parecido a decir no disponible, y quiere decir que la fórmula no puede dar un resultado correcto, este error ocurre cuando se utiliza un argumento erróneo (o si omitimos un argumento necesario) en una función.  BUSCARH() y BUSCARV(), por ejemplo, dan el valor de error #N/A si uno de los valores es más pequeños que el primer valor del rango. =BUSCAR(“ALICIA”;B1:B5;C1:C5)

Formulas A1, $B$1, $C1, D$1 Referencias en Excel

REFERENCIAS EN EXCEL Referencia Relativa: las referencias de filas y columnas cambian cuando se copia la formula en otra celda, adaptándose a su entorno manteniendo la misma formula pero actuando sobre celdas que conservan la misma distancias que la formula inicial. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto. Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas por cual los cálculos operan siempre sobre el valor que contiene la celda a la cual se orienta la operación. Referencia Mixta: se puede mantener las filas absolutas y columnas relativas o viceversa.

Ejemplo de referencias

Formulas Series en Excel

Series en Excel Cuando se necesita escribir una sucesión de números, derivados de una expresión matemática X2. Cuando se requiere expandir los meses del año Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, o los días de la semana Junio el programa Excel nos facilita la creación de modo muy rápido de la serie.

Creando Series en Excel

DIFERENCIA ENTRE FÓRMULA Y FUNCIÓN Las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celdas. Las funciones adoptan la forma de  =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...) Donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma y coma.   FÓRMULA: Las fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales.

ACLARACIÓN Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900.

AHORA =AHORA() Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los números a la izquierda representan la fecha. La función AHORA sólo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la función. No se actualiza constantemente.

HORA =HORA() La hora se expresa como número entero, comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.). Pueden escribirse: como cadenas de texto entre comillas, por ejemplo: "6:45 p.m.” como números decimales, por ejemplo: 0,78125 que representa las 6:45 p.m. como resultado de otras fórmulas o funciones, por ejemplo: HORANUMERO 6:45 p.m.

FECHA =FECHA() Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. AÑO: El argumento año puede tener de uno a cuatro dígitos. MES: Es un entero positivo o negativo que representa el mes del año, desde el 1 al 12 (de enero a diciembre). DIA: Es un entero positivo o negativo que representa el día del mes, desde el 1 al 31.

DIAS360 =DIAS360() Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce meses de 30 días) que se utiliza en algunos cálculos contables. Use esta función para facilitar el cálculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30 días.

FECHA.MES =FECHA.MES() Use FECHA.MES para calcular las fechas de vencimiento que caen en el mismo día del mes que el día de emisión. Fecha inicial : Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Meses: es el número de meses anteriores o posteriores al argumento fecha inicial. Cuando meses es un valor positivo el resultado es una fecha futura; cuando es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada.

FECHANUMERO =FECHANUMERO() La FECHANUMERO se usa para convertir una fecha representada por texto en un número de serie. Es pertinente recordar que en Microsoft Excel, las fechas se guardan como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos (Aclaración).

HOY =HOY() El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha.

DIAS LABORADOS =DIAS.LAB(F11) Los días laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos. Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados, basándose en el número de días trabajados durante un período específico. Festivos   es un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales.

¿Qué son funciones de texto? Son funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas. Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto.

CONCATENAR Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas Esta función puede tener como máximo 30 argumentos. Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...) =CONCATENAR(A1;" ";A2)

IGUAL Realiza la comprobación si dos valores son exactamente iguales. Esta función sólo nos devolverá Verdadero o Falso. Estructura: IGUAL(Texto1;Texto2)

ENCONTRAR Nos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de texto. Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Número de posición inicial)

DERECHA Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte derecha de la cadena de texto. Estructura: DERECHA(Texto; Número de caracteres a extraer) DERECHA

IZQUIERDA IZQUIERDA Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto. Estructura: IZQUIERDA(Texto; Número de caracteres a extraer)

LARGO Nos retornará la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto. Estructura: LARGO(Texto)

MINUSC Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas. Si se utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en minúsculas, si no que... en la celda donde pongamos la función obtendremos una copia de la primera celda pero toda en minúsculas. Estructura: MINUSC(Texto)

MAYUSC Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas. Estructura: MAYUSC(Texto)

LARGO Nos retornará la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto. Estructura: LARGO(Texto)

EXTRAE Nos devuelve una cantidad de caracteres específicos a partir de una posición inicial de una cadena de texto. Estructura: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer)

NOMPROPIO Con esta función obtendremos un texto en el que aparecerá en mayúsculas la primera letra de cada palabra que forma parte del texto. Estructura: NOMPROPIO(Texto)

REEMPLAZAR Con esta función conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que posición y cuantos caracteres deseas reemplazar y el texto que Deseas poner. Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de donde deseamos recortar; Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a insertar)

REPETIR Lo que conseguimos con esta función es que se repitan una cantidad de veces un texto determinado. Estructura: REPETIR(Texto; Número de veces a repetir)

HALLAR Nos indica la posición que ocupa un texto dentro de una cadena de texto. Estructura: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posición inicial) Los dos primeros argumentos son obligatorios, en cambio la posición inicial no ya que si no la ponemos empezará a contar desde el número 1.

SUSTITUIR Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena. Estructura: SUSTITUIR(Texto original; Parte de texto a sustituir; Nuevo texto)

ESPACIOS Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los que son de separación de palabras. Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)

FUNCIONES LÓGICAS

Las funciones lógicas se utilizan para evaluar pruebas lógicas y determinar su veracidad o falsedad. Ellas son: SI, SI.ERROR, Y, O, VERDADERO, FALSO, NO.

FALSO Devuelve el valor lógico FALSO. También puede escribir la palabra FALSO directamente en la hoja de cálculo o en la fórmula y Microsoft Excel la interpreta como el valor lógico FALSO.

VERDADERO El valor VERDADERO puede especificarse directamente en las celdas y fórmulas sin necesidad de usar esta función. La función VERDADERO se proporciona principalmente por su compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo.

FUNCIÓN Y Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. ESTRUCTURA: =Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)

EJEMPLO:

FUNCION O ESTRCTURA: =O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. ESTRCTURA: =O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

FUNCION NO Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor específico. Valor lógico :  es un valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. ESTRUCTURA: =NO(valor_lógico)

FUNCION SI Arroja un valor predeterminado dependiendo si la condición especificada es verdadera ,y otro valor si dicho argumento es falso. Estas suelen ser utilizadas a nivel empresarial como filtros para la selección de personal idóneo en una labor X. ESTRUCTURA: =SI (prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

SI.ERROR Arroja un valor dados unos argumentos específicos, evaluando si una formula contiene un error, o de lo contrario arroja el resultado de la formula. estructura: =SI.ERROR (valor; valor_si_error) Valor: es el argumento en el que se busca un error. Valor_si_error :es el valor que se devuelve si la fórmula lo evalúa como error. Se evalúan errores tales como: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!

EJEMPLO:

FUNCION SI-Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. ESTRUCTURA: = SI(Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...))

FUNCION SI-O Devolverá VERDADERO si por lo menos uno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. Estructura: =SI(O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)) EJEMPLO:

SUCESIONES ANIDADAS Son aquellas que utilizan como argumentos otras funciones.

Buscar Objetivo. Cuando una celda depende de otra Puedo querer saber como debe cambiar aquella para que ésta de un determinado valor

Herramientas – Buscar Objetivo Ruta de acceso a la herramienta Buscar Objetivo.

Ejemplo Se desea tener una utilidad neta de $ 25.000.000 a partir de la venta de un producto cuyo precio en el mercado es de $ 2.500, su costo unitario de fabricación es de $ 1.000 y la empresa tiene unos gastos fijos de $ 7.800.000, teniendo en cuenta que se debe pagar un impuesto del 33% cuantas unidades se requiere producir y vender para obtener la utilidad esperada.

Tabla de datos Se debe realizar una tabla con los datos del ejercicio e indicarle a Excel cual es la celda que contiene el valor que se desea alcanzar (B9), y la celda con los datos que pueden variar (B3). Tenga en cuenta que el valor que se desea encontrar debe depender en formula de la celda cambiante.

Resultado Al pulsar la tecla aceptar Excel envía datos a la celta cambiante hasta encontrar el valor que satisface la ecuación, en nuestro caso se debe producir 30.076 unidades del bien para obtener la utilidad deseada.