UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA GESTIÓN TECNOLÓGICA Semestre 2008-1 EVALUACIÓN, SELECCIÓN, NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍA

CONTENIDO SELECCIÓN Y EVALUACIÓN RFP (Request for proposal) Consorcios Franquicias Joint Ventures Leasing – Renting Patentes Otras (Alianzas, Intercambios) NEGOCIACIÓN Público Privado CONTRATACIÓN

OBJETIVO Y PRODUCTO OBJETIVO: Comprender los diferentes elementos que intervienen en las etapas de evaluación, selección, negociación y contratación de tecnología, que permitan el desarrollo de las habilidades necesarias para la preparación del documento RFI – RFP que servirá como producto de la asignatura. PRODUCTO: Elaboración de una simulación de documento RFP y la recomendación de alguna de las modalidades de negociación que permita la consecución de la tecnología necesaria relacionada con cada caso.

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas RFI: Request for information (Solicitud de información), documento elaborado para las etapas de Identificación de necesidades y búsqueda/monitoreo de tecnología. Que es? Que se hace? El fin último del RFI es de proveer a la organización con suficiente información para realizar un diagnóstico y un reconocimiento de lo que se desea obtener (producto/servicio).

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas DEFINICIÓN: Es el documento oficial entregado a los potenciales proveedores sobre los productos o servicios que requiere la organización. A partir de este los vendedores deben estar en capacidad de responder punto por punto el contenido del RFP al momento de hacer sus propuestas. Por lo tanto el RFP permite a los proveedores enfocarse en aspectos concretos de la operación. Adicionalmente permite generar una primera impresión del alcance del proyecto y de la naturaleza de la organización. El RFP es el cimiento de las relaciones entre la organización y los proveedores. CEISMC -GaTech

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas OTRAS DEFINICIONES: Es una petición para una oferta sobre un proyecto o una relación. Contiene preguntas acerca de la historia y de la experiencia de la persona que hace la oferta, y ofrece detalles acerca del trabajo que le permita construir un acercamiento en el tiempo y el precio. Un RFP es una herramienta estándar usada para adquirir productos o servicios. Es una solicitud formal de las propuestas que deben hacer los proveedores y puede hacer parte del contacto final una vez inicien las negociaciones entre la organización y los proveedores. También conocida como IPO “Invitación a Propuesta de oferentes”. A través de una RFP, el comprador le solicita a los posibles proveedores de determinado servicio una propuesta para su ejecución. Los proveedores contestan el RFP explicitando de forma detallada el proceso de ejecución del servicio requerido.

RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas NECESIDADES DE LA ORGANIZACION RFP PROVEEDORES Propuesta Propuesta Propuesta Propuesta Propuesta Propuesta

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas CARACTERISTICAS: Viable (financiero) y factible (técnico) Detallado (técnico, financiero, legal, operativo, administrativo, tiempos) Definitivo (evitar hacer adendas, remiendos, correcciones) Neutral, abierto y competitivo USOS Y BENEFICIOS: Conocimiento del mercado Conocimiento de proveedores Transparencia en la selección Mayor probabilidades de éxito

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas COMPONENTES: Contextualización Requerimientos técnicos, funcionales y administrativos Documentación a presentar Información contractual Evaluación de las propuestas

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas CONTEXTUALIZACION: Incluye información inicial sobre: La organización El propósito de la solicitud Breve descripción del proyecto (abstract) Objetivos Metas o indicadores de logros Tiempos

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas REQUERIMIENTOS TECNICOS, FUNCIONALES Y ADMINISTRATIVOS: Incluye información en la que se solicita: Especificaciones funcionales y técnicas (alcances, productos/servicios) Plataforma tecnológica solicitada Necesidades específicas (descripción técnico - tecnológica) Recursos provistos por la organización y los solicitados al proveedor Condiciones de entrega, soporte y posventa Cumplimiento de normatividad de la organización

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas DOCUMENTOS A PRESENTAR: Incluye información en la que se solicita: Cartas de presentación (experiencia, información comercial) Existencia legal Requisitos jurídicos (permisos, patentes, certificados, pólizas) Información financiera Otras referencias y documentos necesarios que acrediten al proveedor

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas INFORMACION CONTRACTUAL: Incluye información en la que se especifica: Fechas, plazos y modos de entrega Validez y requisitos de las propuestas Métodos y formas de pago Estrategias e instancias de solución de conflictos Marcos legales de contratación y licenciamiento

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas EVALUACION DE PROPUESTAS: Incluye información en la que se especifica: Procedimientos de la organización para la evaluación Factores a evaluar y tipos de evaluación Métodos de evaluación Criterios de selección (desempates y diferencias)

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas EVALUACION DE PROPUESTAS: La evaluación de las propuestas puede abarcar aspectos cualitativos y/o cuantitativos. En el RFP se debe especificar claramente como se hará dicha evaluación y cuales serán los criterios de escogencia de la propuesta ganadora. MODELO DE EVALUACION: Matriz de evaluación Método de ponderación de variables

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas MATRIZ DE EVALUACION: En ella se plasman los distintos aspectos que serán evaluados al momento de escoger la mejor propuesta. El objetivo es dar peso especifico a cada uno de los componentes que hacen parte del RFP y permitir una escogencia basados en una competencia equitativa para todos los proveedores. ¿Cómo se compone? Seleccionar aspectos globales de RFP Ponderarlos de acuerdo a las prioridades de la organización Establecer puntos clave que den respuesta a las necesidades de la organización (preguntas o características)

RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas MATRIZ DE EVALUACION SOLICITUD DE PROPUESTAS (RFP) ASPECTO GLOBAL DEL RFP 1 () RESPUESTA (S/N) PESO CALIFICACION PUNTO CLAVE 1 PREGUNTA 1   # PREGUNTA 2 PUNTO CLAVE 2 PREGUNTA 3 PUNTO CLAVE 3..N TOTALES ASPECTO GLOBAL DEL RFP N ()

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas DOCUMENTACION RESPUESTA (S/N) PESO CALIFICACION DOCUMENTOS LEGALES CARTA DE CONSTITUCION (NOTARIA) N 1   NIT O RUT S 4 CAMARA DE COMERCIO EXPERIENCIA CERTIFICADO DE EXPERIENCIA 1 6 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA 2 DOCUMENTOS FINANCIEROS BALANCES Y ESTADOS FINANCIEROS OTRA DOCUMENTACION CARTA DE PRESENTACION DOCUMENTACION TECNICA 2 COMPRA DE PLIEGOS CERTIFICADO DE ASOCIACION PROFESIONAL TOTALES 30 22

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas METODO DE PONDERACION DE VARIABLES: Permite asignar un puntaje especifico a cada propuesta mediante la aplicación de formulas, las cuales indicarán cual de los proveedores realiza la oferta que mas se acomode a las necesidades de la organización. FORMULA: P = X *(Vr / Vn) para hallar el mas bajo P = X* (Vn / Vr) para hallar el mas alto   Donde: P: Puntaje obtenido Vr: Valor de referencia (el mas bajo o el mas alto) Vn : Valor de la oferta que se esta ponderando X: puntaje máximo asignado para el criterio en evaluación

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas USO Y EJEMPLO: Esta formula se puede usar cuando se desea calificar propuestas que pueden ser expresadas en cantidades numéricas (precio, experiencia, personas, entre otros). Factores N1 N2 N3 N4 N5 X 30 Vr 500 Vn 650 501 700 499 P 23,08 30,00 29,94 21,43 30,06 50 580 701 46,43 35,71 41,43 50,00 50,07 Para el valor mas bajo Para el valor mas alto

Request for proposal – Solicitud de propuestas RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas ACTIVIDAD: Simular un documento de RFP en el cual se consignarán todos componentes descritos en la clase (contextualización, requerimientos técnicos funcionales, documentación a presentar, información contractual y evaluación). Elaborar una matriz de evaluación con al menos 4 aspectos globales y la ponderación de al menos dos variables simulando el caso de haber recibido dos propuestas.