Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI Rosario Morelli, PMP rmorelli@syrium-online.com Los conceptos que se expondrán en este curso son válidos para todo tipo de proyecto. Esto implica que son aplicables en proyectos vinculados a las ciencias más duras, como por ejemplo, el desarrollo de un sistema en tiempo real para el control de los semáforos en una carretera de alta velocidad, hasta las más blandas como las vinculadas a las ciencias sociales, como es el caso del proyecto que procura la explotación del Plan Ceibal en las zonas rurales. También significa que los conceptos desarrollados en este curso son aplicables a proyectos grandes como el envío de un satélite al espacio, como a proyectos chicos tal como hacer implantar una agenda común para un conjunto de personas. En esta filmina, detrás del nombre de la docente Rosario Morelli aparece la sigla PMP que significa “Project Management Professional”. PMP es una certificación internacional otorgada por el Project Management Institute (PMI), una institución sin fines de lucro creada para promover la profesionalización de la gestión de proyectos. Dicha certificación se logra formándose académicamente en la materia, acreditando experiencia en la dirección de proyecto y aprobando un examen. Repaso y preguntas del Primer Módulo Definiciones iniciales

Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es verdadera desde el punto de vista de los proyectos? a. Un proyecto es un servicio único llevado a cabo para crear un producto temporal b. Un proyecto es un esfuerzo único llevado a cabo para crear un servicio temporal c. Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único d. Un proyecto es un producto temporal que se lleva a cabo para crear un esfuerzo o servicio único

Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Respuesta ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es verdadera desde el punto de vista de los proyectos? a. Un proyecto es un servicio único llevado a cabo para crear un producto temporal b. Un proyecto es un esfuerzo único llevado a cabo para crear un servicio temporal c. Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único d. Un proyecto es un producto temporal que se lleva a cabo para crear un esfuerzo o servicio único

01/04/2017 ¿Qué es un PROYECTO? “Un proyecto es un emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único.” Emprendimiento temporario: Los proyectos tienen un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se logran los objetivos o cuando es claro que los objetivos no podrán ser alcanzados o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto es cancelado. Temporario no quiere decir de corta duración, hay proyectos que duran años. Piense en el proyecto de creación de una de las pirámides egipcias. Pero la duración es limitada, no son esfuerzos continuos. Temporario no se aplica al producto o servicio resultado del proyecto, estos o su impacto frecuentemente duran mucho más que el proyecto en sí mismo. Por ejemplo, la pirámide duró varios siglos. El producto puede durar poco tiempo pero su impacto puede perdurar mucha más allá en el tiempo. Por ejemplo la base de lanzamiento del módulo que llevó al hombre a la luna duro unos instantes, se destruyo durante el lanzamiento pero su impacto perdurará probablemente durante toda la historia del ser humano. La temporalidad alcanza también al equipo de proyecto, cuando el proyecto termina el equipo se disuelve y sus miembros son asignados a otros trabajos. Tutora : Rosario Morelli, PMP

Las organizaciones realizan trabajo a través de proyectos y operaciones Ambos: requieren gente están limitados por restricciones (recursos) son planificados, ejecutados y controlados son realizados para alcanzar objetivos de la organización PERO: los proyectos son temporarios y únicos (como sus equipos y las oportunidades) las operaciones son continuas y repetitivas La finalidad de los proyectos es lograr sus objetivos y concluir. La finalidad de las operaciones es dar respaldo al negocio, cuando alcanzan los objetivos fijados se establecen nuevos objetivos y continúan trabajando. Cuando deben compartir recursos se producen conflictos por su uso. Esto es natural en los proyectos y por ello es importante el rol del Director de Proyecto y el apoyo de la Gerencia General. Tutora : Rosario Morelli, PMP

Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) La Dirección de proyectos es: a. La integración de las herramientas y técnicas que permiten estimar el tiempo y costo del proyecto b. La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo c. La aplicación de conocimientos, habilidades, sabiduría, ciencia y arte a las actividades organizacionales para lograr la excelencia de resultados del proyecto d. Un subconjunto de disciplinas, principalmente de la ingeniería y otras técnicas

Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Respuesta La Dirección de proyectos es: a. La integración de las herramientas y técnicas que permiten estimar el tiempo y costo del proyecto b. La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo c. La aplicación de conocimientos, habilidades, sabiduría, ciencia y arte a las actividades organizacionales para lograr la excelencia de resultados del proyecto d. Un subconjunto de disciplinas, principalmente de la ingeniería y otras técnicas

¿Qué es Gestión de Proyectos? Es la aplicación de conocimiento, destrezas, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con los requisitos del mismo El Director del Proyecto es el responsable de alcanzar los objetivos El trabajo del proyecto involucra gestionar demandas contrapuestas de alcance (el trabajo a realizar), costo, tiempo, riesgos y calidad donde influyen distintos tipos de intereses y requerimientos porque son demandas de usuarios diferentes. Ejemplos: Si pido mas funcionalidades, me va a llevar más tiempo el desarrollo y por lo tanto se incrementará el costo. Si me comprometo a hacerlo en menos tiempo incremento los riesgos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de procesos que se pueden esquematizar como procesos de inicio, de planificación, de ejecución, de control y de cierre del proyecto. Incluye: Identificar requisitos Establecer objetivos claros y posibles de alcanzar Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos. Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diferentes expectativas e inquietudes de los diversos interesados. Los Directores de Proyecto también deben gestionar la incertidumbre. El equipo de proyecto tiene una responsabilidad profesional ante los interesados en el proyecto (clientes, organización ejecutante y público). Tutora : Rosario Morelli, PMP

Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) ¿ Cuál aseveración es falsa ?: Liderazgo, comunicación, resolución de problemas y la habilidad de influenciar en la organización son consideradas habilidades claves para un Director de Proyecto (DP). El DP debe planificar y tomar en consideración factores tales como estándares y regulaciones, internacionalización y diferencias culturales que puedan impactar en los resultados del proyecto. Las habilidades para el gerenciamiento de proyectos no tienen nada que ver con las habilidades relacionadas al gerenciamiento en general y deben ser consideradas en forma independiente y totalmente separadas. Las organizaciones, la gente, la economía y el ambiente pueden ser impactadas por los resultados de los proyectos, mucho tiempo después de haber terminado.

Respuesta ¿ Cuál aseveración es falsa ?: Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Respuesta ¿ Cuál aseveración es falsa ?: Liderazgo, comunicación, resolución de problemas y la habilidad de influenciar en la organización son consideradas habilidades claves para un Director de Proyecto (DP). El DP debe planificar y tomar en consideración factores tales como estándares y regulaciones, internacionalización y diferencias culturales que puedan impactar en los resultados del proyecto. Las habilidades para el gerenciamiento de proyectos no tienen nada que ver con las habilidades relacionadas al gerenciamiento en general y deben ser consideradas en forma independiente y totalmente separadas. Las organizaciones, la gente, la economía y el ambiente pueden ser impactadas por los resultados de los proyectos, mucho tiempo después de haber terminado.

Disciplinas de dirección Dirección de Proyectos Fundamentos de la Dirección de Proyectos Gestión en General Área de Aplicación Habilidades interpersonales Comprensión del entorno En esta filmina se muestras conocimientos y habilidades que son necesarias cuando gestionamos proyectos. Ejemplos de conocimientos y habilidades de la Gestión de proyectos: Acta del proyecto, Camino Crítico, EDT (WBS). Sobre estos conocimientos se basa este curso. Los siguientes, si bien no los vamos a trabajar, deben tener en cuenta que son necesarios para dirigir proyectos. Ejemplos de conocimientos y habilidades de la Gestión en General: planificación, organización, selección de personal, ejecución, control de operaciones. Incluye disciplinas de respaldo como: gestión financiera y contable, adquisiciones, ventas. Conocimientos normas y regulaciones de Áreas de Aplicación son categorías de proyectos que tienen elementos significativos comunes pero que no son necesarios ni están presentes en todos los proyectos. Ejemplos: desarrollo de software, arquitectura, ingeniería civil. Comprensión del Entorno: los proyectos se implementan en un contexto social, económico y ambiental sobre los cuales tiene impactos positivos y negativos, deseados y no deseados. Se deben tener en cuenta todos lo factores económicos, educativos, sociales, religiosos, étnicos que afectarán al proyecto. El Director de Proyecto debe examinar la cultura organizacional e identificar como se evalúa su rol, si se le reconoce la responsabilidad y la autoridad. En caso de intervención de gente de otro país hay que tener en cuenta otras culturas, costumbres, husos horarios, feriados. Ejemplos de Habilidades interpersonales: comunicación efectiva; influencia en la organización, capacidad de que se hagan las cosas; liderazgo, desarrollar una visión y estrategia y lograr que las personas se alineen; motivación, lograr que las personas se entusiasmen y comprometan, superando la resistencia al cambio; negociación y gestión de conflicto, consultar y lograr acuerdos; capacidad de resolución de problemas, identificación, definición, análisis de alternativas, toma de decisiones. Tutora : Rosario Morelli, PMP

Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) De las siguientes frases ¿cuál caracteriza a un Programa?: a. Un emprendimiento de actividades interrelacionadas dirigidas hacia una meta específica que se puede ejecutar en menos de tres años b. Un emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único c. Un grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza coordinadamente d. Un proyecto de alto riesgo

Respuesta De las siguientes frases ¿cuál caracteriza a un Programa?: Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Respuesta De las siguientes frases ¿cuál caracteriza a un Programa?: a. Un emprendimiento de actividades interrelacionadas dirigidas hacia una meta específica que se puede ejecutar en menos de tres años b. Un emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único c. Un grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza coordinadamente d. Un proyecto de alto riesgo

Programa, Portafolio y Subproyecto Programa: proyectos relacionados con dirección coordinada para lograr beneficios y controles que no se obtendrían si se dirigieran individualmente Portafolio: conjunto de proyectos o programas (no necesariamente relacionados) y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestión efectiva y cumplir los objetivos estratégicos del negocio Subproyectos: subdivisión de los proyectos en componentes para facilitar la gestión. Pueden ser considerados como proyectos y dirigidos como tales Un programa puede ser por ejemplo “Mejorar la imagen en internet de la empresa” y ese programa esta constituido por los siguientes 3 proyectos: “Modificar el sitio web”, “Desarrollar el ingreso de pedidos por Internet” e “Implantar un sistema de correo institucional dentro de un dominio propio”. Los portafolios pueden agrupar, por ejemplo, emprendimientos de una misma línea de negocio, o según niveles de riesgo-recompensa. Son gestionados en general por los altos equipos de dirección o de gerencia. Por ejemplo un Director de Informática en una gran empresa gestiona el conjunto de programas (el ejemplo anterior), proyectos (ejemplo: “Implantación de un sistema integral de gestión de RRHH” y “Modificar el sistema de gestión de pedidos para que acepte los pedidos ingresados por Internet”) y operaciones continuas (ejemplos: atender las consultas de los usuarios respecto a las herramientas de ofimática, cambiar el tóner de las impresoras, hacer los respaldos, etc.) Ejemplo de Sub proyectos: el proyecto “Modificar el sitio web” se podría subdividir en los sub proyectos “Implantar la plataforma informática (hardware y software de base)”, “Realizar el diseño (estética, organización de los contenidos)” y “Desarrollar los contenidos” Tutora : Rosario Morelli, PMP

Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) El mantenimiento es de importancia crucial para los sistemas informativos como para la mayoría de los productos y debería: a. Ser incluido como una actividad a ser realizada durante la fase de cierre b. Tener una fase separada en el ciclo de vida ya que en general del 60% al 70% de los costos del ciclo de vida están dedicados al mantenimiento c. No ser considerado como parte del ciclo de vida del proyecto d. Siempre ser visto como un proyecto separado

Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Respuesta El mantenimiento es de importancia crucial para los sistemas informativos como para la mayoría de los productos y debería: a. Ser incluido como una actividad a ser realizada durante la fase de cierre. b. Tener una fase separada en el ciclo de vida ya que en general del 60% al 70% de los costos del ciclo de vida están dedicados al mantenimiento. c. No ser considerado como parte del ciclo de vida del proyecto. d. Siempre ser visto como un proyecto separado.

Ciclos de vida Ciclo de vida del producto: entre que se aprueba la creación del producto hasta que se desecha Ciclo de vida del proyecto: entre fecha de inicio y fin del proyecto (que genera o modifica al producto) Fases: división en partes del ciclo de vida del proyecto con el objetivo de facilitar su control Idea Operación y mantenimiento Ciclo de vida del proyecto Fase inicial Fase xxx Fase final Fase yyy Ciclo de vida del producto Todo producto tiene un tiempo de existencia, eso es el ciclo de vida. Tal como muestra el dibujo de esta filmina en distintas tonalidades de amarillo, normalmente –a partir de la idea de su creación- se desarrolla el proyecto que lo genera. Posteriormente, una vez terminado el proyecto, el producto entra en la fase de operación y mantenimiento. Puede pasar que luego, en algún momento de la operación, se resuelva hacer algún cambio sustancial al sistema para lo cual se decide realizar otro proyecto. Ejemplo: una empresa decide desarrollar un sistema de gestión de producción. Para ello nombra un Director de Proyecto, se forma un equipo, se diseña, desarrolla, prueba e implanta el sistema, terminando con éxito el proyecto. Comienza la etapa de operación del sistema y la empresa fabrica sus productos utilizando el sistema. En esta etapa, eventualmente encuentra una falla y la corrige, necesita una consulta y la agrega. Hasta que la empresa decide que el sistema debe tener parte de su operativa en Internet para que la nueva sucursal lo utilice. Entonces nombra un Director de Proyecto, se forma el equipo de desarrollo, se diseña, codifica, prueba e implantan las modificaciones, terminando con éxito el proyecto y se continua con etapa de operación y mantenimiento del sistema. Como ya vimos, los proyectos implican incertidumbre. Para acotar y gestionar esa incertidumbre se acostumbra dividir el tiempo total del proyecto en pedazos más chicos. A cada pedazo se la llama fase y en próximas filminas se verán sus características. Tutora : Rosario Morelli, PMP

Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Pregunta (seleccionar una sola respuesta ) Asumiendo que las siguientes son fases secuenciales del ciclo de vida del proyecto, que se ejecutarán en el orden detallado ¿en qué fase el patrocinador del proyecto tiene mayor nivel de influencia en el alcance, calidad, tiempo y costo del proyecto? Comienzo Organización Ejecución Cierre

Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Respuesta Asumiendo que las siguientes son fases secuenciales del ciclo de vida del proyecto, que se ejecutarán en el orden detallado ¿en qué fase el patrocinador del proyecto tiene mayor nivel de influencia en el alcance, calidad, tiempo y costo del proyecto? Comienzo Organización Ejecución Cierre

Características de los ciclos de vida 01/04/2017 Características de los ciclos de vida Ejecución Tiempo Comienzo Organización Cierre Costo Cantidad de personas En general, los ciclos de vida de los diversos proyectos tienen características comunes como lo muestra esta gráfica. Al comienzo del mismo es baja la cantidad de personas que trabajan en él y el monto de dinero que se invierte es bajo. Existe un pico alto cercano a la mitad del ciclo de vida del proyecto y posteriormente, cuando nos acercamos al final, vuelve a disminuir la cantidad de gente y los desembolsos que se deben realizar. En letras rojas se trata de uniformizar lo que hacen los distintos ciclos de vida. Recordemos que los ciclos de vida del proyecto son propios del área de aplicación (ejemplos: software, arquitectura, medicina, etc.) En la parte inferior de la gráfica se muestran algunos productos claves resultantes del esfuerzo de gestión del proyecto. Salidas de gestión del proyecto: Plan del Proyecto Acta Entregables aceptados Docs archivados Tutora : Rosario Morelli, PMP

Características de los ciclos de vida 01/04/2017 Características de los ciclos de vida Influencia de los interesados Alto Grado Continuando con las características propias de la mayoría de los ciclos de vida de los proyectos, vemos que el costo que tiene que introducir cambios a los proyectos tiene un crecimiento importante a medida que avanza el desarrollo del mismo. Como consecuencia directa de ello la influencia que pueden tener los interesados en el proyecto, decrece significativamente a medida que se va construyendo el producto comprometido. Que un interesado nos describa, al comienzo del proyecto, una funcionalidad que quiere que tenga el producto del proyecto (por ejemplo que necesita una consulta de los clientes por zona geográfica) es parte de la ingeniería de requerimientos. Su solicitud se analiza, evalúa e incorpora a las especificaciones si es aceptada y a partir de allí se construirá el producto. Sin embargo, si nos pide esa misma funcionalidad cuando el proyecto está por la mitad, puede ser muy costoso agregarla (supongamos que no tenemos la dirección de los clientes, o la misma no está categorizada por zonas) ya que debemos cambiar parte del trabajo ya hecho (bases de datos, formularios de ingreso, etc.) y si lo hace cerca del final del proyecto, puede ser imposible incorporarlo, por los costos y tiempo requeridos para ello. Por ello es muy importante gestionar adecuadamente a los interesados. Descubrir al final del proyecto que no nos dimos cuenta que había un tipo de interesados cuyos requerimientos debíamos satisfacer, puede llevar un proyecto al fracaso. Costo de los cambios Bajo Impacto de las variables en función del tiempo del proyecto Tutora : Rosario Morelli, PMP

Rosario Morelli, PMP 01/04/2017 Repaso Definición de proyectos y su diferencia con las operaciones continuas Definición dirección de proyectos, conocimiento involucrado y rol Director de Proyecto Definición de programa, portafolio y subproyecto Ciclo de vida y fases del proyecto. Profesionalizar la gestión de los proyectos, una necesidad basada en estadísticas internacionales que señalan un alto porcentaje de fracasos e incumplimiento con el consiguiente desperdicio de recursos e insatisfacción de expectativas Proyecto: emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único. Como nunca se hizo antes de esa forma, en mayor o menor nivel (según lo parecido que sea a proyectos previos realizado por ese equipo), involucra incertidumbre Definición de dirección de proyectos: aplicación de conocimiento, destrezas, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con los requerimientos y expectativas del mismo. El Director de Proyecto es el responsable del logro de los objetivos (producto a generar, en un tiempo determinado usando los recursos asignados). Ciclo de vida del proyecto: entre fecha de inicio y fin del proyecto (que genera o modifica al producto). No debe confundirse con el Ciclo de vida del producto (entre que se aprueba la creación del producto hasta que se desecha) aunque comparten un tiempo, normal pero no necesariamente, el ciclo del producto es mayor que el del proyecto. Tener en cuenta que el mantenimiento y operación del producto generado por el proyecto esta fuera del ciclo de vida del proyecto. Cada fase del ciclo del proyecto tiene comprometido, por lo menos, un entregable con un nivel de calidad acordado, con un costo y un tiempo predefinido. Al completarse la fase se revisa su cumplimiento y se estudian las causas de las desviaciones.

Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI Rosario Morelli, PMP rmorelli@syrium-online.com En el siguiente módulo completaremos las definiciones iniciales y elementos que debemos en tener en cuenta por su incidencia en los proyectos y veremos cuál es y cómo se organiza el conocimiento de gestión de proyectos. Fin del repaso del primer módulo Definiciones iniciales