PRESENTACIÓN SOFTWARE MAPADOC MAPA, CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y CONTROL DOCUMENTAL Presentación Caracterización versión 1 Derechos Reservados 2011 www.mejoramiso.com

El administrador puede diseñar el mapa de procesos de la organización a través del menú Mapeo y Caracterización/Mapa de Procesos

En el Editor Visual de Procesos (VEP), aparece el panel de control a la izquierda, las figuras identifican macroprocesos, procesos y Subprocesos. Desplazando el mouse sobre la figura hacia la derecha se va armando el mapa.

Las figuras aparecen Sin Nombre por lo que desde allí puede activar el cuadro de diálogo para dar nombre a la figura a través del primer ícono y aplicar otras funcionalidades como tipo de proceso, vincular padre, caracterizar, etc.

En el menú se encuentran varias funcionalidades para el administrador

El tipo de proceso es para agrupar o clasificar los procesos y sólo es válido en Los macroprocesos (verdes)

Por ejemplo al macroproceso Compras se le clasifica como Cadena de Valor y por Consiguiente sus hijos (niveles inferiores) pertenecerán a esa clasificación

A las actividades de los procesos en la caracterización se les puede adicionar unos atributos a través de la opción Actividades/Encabezados

En el contenido se define los valores de cada atributo en las actividades

Se puede imprimir el mapa tipo texto o gráfico tal cual se ve en pantalla

Esto se realiza a través del Cuadro de diálogo Los procesos o subprocesos se pueden asociar a un nivel superior, por ejemplo el Proceso Troquelado pertenece al macroproceso Producción. Esto se realiza a través del Cuadro de diálogo

Los macroprocesos y procesos con archivador, agrupan a figuras del nivel inferior

Para caracterizar un proceso, activamos el cuadro de diálogo y utilizamos el 3er ícono (gafas)

Obtenemos a través del Addor en forma de cuadros la información con la caracterización del proceso

Se puede agrandar cada uno de los cuadros. Por ejemplo el de Información básica. Se puede allí registrar información del alcance, requisitos legales, normativos, etc. El Addor puede habilitar la caracterización para el Líder del proceso, seleccionando el proceso correspondiente y luego al líder. En este caso, el líder puede también Caracterizar el proceso si es la voluntad de la organización

En Salidas se relacionan los productos del proceso, sus clientes y requisitos exigidos por éstos

Las entradas representan los insumos a transformar en el proceso, los proveedores que los suministran y los requisitos que a estos exigimos

Las actividades que transforman los insumos en productos junto con los responsables de cada una y los atributos que definió el administrador en el Menú Mapa

Los recursos de Información, agrupan los documentos y los registros asociados al proceso. Estos documentos y registros aparecen aquí automáticamente al utilizar la funcionalidad de Flujo documental que se mostrará mas adelante

A los demás usuarios (No administrador) aparece este menú al ingresar al mapa. Pero no vale la pena entrar por acá a consultar, a excepción de los lideres de procesos que pueden caracterizar sus procesos

Flujo para el Control Documental: (funcionalidad complementaria al Mapa de procesos y Caracterización) Los usuarios con la responsabilidad de “Administra Flujo Documental” son prácticamente intermediarios para crear, actualizar, ordenar la revisión y aprobación, además de Distribuir documentos. En la opción Crear/Actualizar documentos…….

En la opción Crear/Actualizar documentos…… En la opción Crear/Actualizar documentos……. Permite crear y modificar los datos básicos de un documento asociado a un proceso

En la opción Revisar Documentos se ordena la revisión del documento escogiendo la-s persona-s con responsabilidad de Revisar . La lupa es para consultar el documento

En la opción Aprobar Documentos se ordena la aprobación del documento escogiendo la-s persona-s con responsabilidad de Aprobar. La lupa es para consultar el documento El responsable del Flujo puede modificar el documento y adjuntarlo a la notificación para el Aprobador

Ejemplo del pendiente que recibe un aprobador notificado Los eventuales Revisores y Aprobadores notificados reciben mail y pendiente por el software. Ejemplo del pendiente que recibe un aprobador notificado Al activar el pendiente, el aprobador puede ver el documento a aprobar por la lupa, puede modificarlo y subirlo, registra comentarios

Al revisar o aprobar, el Responsable del flujo recibe notificación por email y por Pendiente. Ejemplo de lo que recibe el responsable del flujo luego de que un usuario Apruebe Al activar el pendiente….

Por opción Crear/Actualizar, si el documento esta en estados: Elaborando/Revisado/ Aprobado, se utiliza la opción señalada al final de esta pantalla para colocar en Vigente el documento y ponerlo a disposición por las lupas de los informes

Al activar la opcion de Distribución…… Selecciona el documento a distribuir a Través de sus listas de distribución (solo documentos Vigentes) Cada integrante de La lista recibe mail y pendiente El receptor al activar el Pendiente puede ver el Documento por la lupa

Todos los reportes de este módulo están organizados en el menú Informes/Caracterización. Este bloque de reportes documentales es suficiente para que los usuarios corrientes consulten todo lo referente a documentación

Tal vez el reporte mas utilizado es el de Ver la Caracterización, ya que allí se consulta el proceso y sus características, promoviendo el enfoque de procesos

Pero lo interesante de ese reporte es la posibilidad para los usuarios, de abrir a través de la lupa, los documentos asociados vigentes al Proceso, como Procedimientos, formatos, manuales, etc

En el Maestro de Documentos, también se puede ver el documento vigente por la lupa

Otro reporte útil para ver la información de los cambios del documento y del flujo que ha sufrido

Puede seleccionar un proceso (Compras) Puede seleccionar un proceso (Compras). Aparecen los documentos asociados, la lupa para abrir los vigentes, además de iconos para ver la información de los cambios del documento y el flujo de distribución

El Mapa de Procesos se puede consultar de 2 formas En cuanto a su estructura jerárquica En forma de red para las interacciones

Se puede consultar documentos por texto Busca en el titulo y en la descripción los documentos que tengan el texto ingresado. Se puede consultar por la lupa el documento vigente

Se puede consultar la trazabilidad de un documento

Se puede consultar por días los pendientes atrasados de documentación

Puede consultar el documento obsoleto después de actualizar Puede consultar el documento obsoleto después de actualizar. (Solo el Addor y el responsable del Flujo)

Se cuenta con las Disposiciones del Control de Registros Por Menú Mapeo y Caracterización/Control de Registros Se puede crear o modificar datos de un Registro

Contiene los datos mas importantes para controlar los registros

Los 2 últimos reportes son sobre registros

El Maestro de Registros

Información mas Detallada de los registros

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