Convenio Marco “Componentes para la tramitación-e. VIII Jornadas sobre la Sociedad de la Información en la Administración Local Almeriense Convenio Marco “Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes” Alhama de Almería, 21/10/2010 M. Del Pilar Aguilar Pérez y Luis García Maldonado

Cambio en el Paradigma de Trabajo Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes La Admón-e implica un Cambio en el Paradigma de Trabajo Hasta ahora: 1º 2º Crear Documentos Papel ¿diferencias según el soporte? Grabar Parte de la información Archivo Papel Nuevo: X Consulta Sistemas Cotejo manual o Código Verificación Copias Papel Copias electrónicas ID I. Digital No Hay Diferencias Crear Documentos-e Almacenan en Sistemas electrónicos

Principales “herramientas” Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes * Disponible Principales “herramientas” Utilizadas en la RPC Certificados de ID * Disponible Portafirmas * Disponible * Disponible Registro E/S - Expediente Pasarela de Pago * Disponible * Disponible/Parcial Sede Electrónica (Web oficial ) Reglamento AE Tramitador (flujo)

Registro E/S - Expedientes Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes Registro E/S - Expedientes Es la pieza esencial para integrar documentos en formato papel y documentos electrónicos. Entendemos por expediente, la agrupación de documentos y actuaciones encaminadas a la obtención de una resolución final así como su ejecución y también, la simple agrupación de documentos (forma parte de una tipología determinada, y tiene información sobre interesados y estado): Documentos asociados a un Registro de E o S. Documentos anexados directamente al expediente Documentos enlazados con la BD en que se encuentren (portafirmas).

X Registro E/S - Expedientes Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes Registro E/S - Expedientes Registro de Entrada Oficina Telemática (Documento-e) Registro de Entrada Oficina Presencial (Papel) Solicitud Particular Solicitud General ? Registro Reenvía X Órgano con Bandeja de Distribución Registro Imprime Órgano sin Bandeja de Distribución Rechaza Acepta Reenvía Incluye en, o nuevo Expediente Consulta interesados

X Registro E/S - Expedientes Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes Registro E/S - Expedientes Registro de Salida Notificación (Documento-e) Registro de Salida Notificación (Papel) Órgano Registra Salida Con Referencia Expediente Órgano Registra Salida Sin Referencia Expediente Tramitador Electrónico X Deposita en bandeja Oficina Virtual Estafeta Transportista AR Recibido (consulta) Rechaza (>10 días) Destinatario Consulta interesados Deposita Bandeja Oficina Virtual

Componentes para la tramitación-e Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes Consulta Expedientes Por interesados Oficina Virtual I. Digital Privada I N D C E V I S B L D A Restringida No CIF Restringida Si CIF Pública

Primeros pasos Puesta en marcha: Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes Primeros pasos Puesta en marcha: Identificar el Departamento que tendrá Bandeja de Entrada (Recibirá lo suyo y lo que se remita a órganos de él dependientes, salvo que tengan su propia bandeja). Dotar al Departamento elegido de Buzón de Correo-e Departamental (no ID sino simple buzón en el que pueden trabajar varios ID´s o personas). Identificar usuarios autorizados (ID´s): Administradores, Editores, Consulta, ... Identificar Tipos de Expediente de la Entidad, relacionados con clasificador Archivo.

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Administración electrónica y 060 “Extendido” Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes Administración electrónica y 060 “Extendido” ¿Qué es 060 “Extendido”?: Es un Convenio Marco para registro de documentos entre Entidades Locales de la provincia de Almería ¿Qué lo posibilita?: Las aplicaciones de la Red Provincial El art. 38.4 de la LRJPAC

Componentes para la tramitación-e Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes La RED PROVINCIAL ofrece a las Entidades adheridas una aplicación de registro organizada en base a la MULTIENTIDAD: El sistema soporta “n” Registros Generales pertenecientes a “n” Entidades, de manera que: - no interfieren unos en otros - se respeta una misma estructura - se permite la interconexión entre los Registros

Componentes para la tramitación-e Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes El art. 38.4.b LRJPAC introduce los convenios de registro con Entidades Locales como instrumento para facilitar el acceso de los ciudadanos a la Administración. Aparece el concepto de “Ventanilla Única” y se firman: - Los Convenios de Ventanilla Única, hoy finalizados - Los Convenios 060: *** Convenios Marco entre AGE y Com. Autónomas a los que se adhieren las Entidades Locales *** Posibilitan que el ciudadano presente escritos dirigidos a órganos del Estado o de la Comunidad Autónoma en el Registro de una Entidad Local

Componentes para la tramitación-e Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes Sin embargo, ese mismo ciudadano no puede presentar, en el registro de una Entidad Local, escritos dirigidos a otra Entidad Local, incluso en el caso de haber suscrito ambas Convenio 060 . A nivel de la provincia de Almería el convenio “060 Extendido” pretende resolver esta situación y al mismo tiempo quiere agilizar la implantación de la Administración Electrónica BOP núm. 105 de 3 de junio de 2010

Componentes para la tramitación-e Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes OBJETIVOS del CONVENIO MARCO 060 EXTENDIDO: 1.- Mejorar el acceso del ciudadano a la Administración: Permitiendo la presentación en el mayor número de registros de la provincia 2.- Conseguir la interconexión entre los registros de las Entidades Locales de la provincia: Gracias a una aplicación de registro basada en la “multientidad”. 3.- Avanzar en la Administración electrónica: gracias a: - la digitalización de los documentos papel - la conexión entre el registro y la gestión de expedientes

Componentes para la tramitación-e Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes ¿A qué se comprometen las Entidades que lo suscriben?: - A permitir la presentación destinada a otra EL (en papel) - A digitalizar los documentos y remitirlos con seguridad - A utilizar la misma aplicación, suministrada a través de la Red Provincial. - A simplificar y normalizar documentos y procedimientos - A coordinarse, mediante una “Comisión de Seguimiento”

Componentes para la tramitación-e Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes Claves para el funcionamiento del Convenio: - Incorporar a los asientos las copias electrónicas de los documentos presentados - Reciprocidad entre todas las Entidades del sistema. - Plena validez de la fecha de presentación inicial - Respeto de las normativas propias de cada Registro - Actualización de instrucciones comunes - Interconexión de las aplicaciones de registro

Componentes para la tramitación-e Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes La interconexión de los Registros permite: - Conocer en tiempo real los escritos que nos dirigen - Utilizar como originales los escritos digitalizados (compulsa-e) - “Aprovechar” los asientos realizados por otra Entidad - Almacenar los escritos - Archivar los escritos en su expediente Y además: - Facilita la formación del personal - Mejora la atención al ciudadano - Agiliza la gestión administrativa

Componentes para la tramitación-e Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes ¿Qué futuro permite el 060 extendido? - Una red provincial de oficinas de registro al servicio del ciudadano - La eliminación del papel, incluso cuando la presentación de documentos se realiza de manera presencial y en formato papel - La incorporación directa de documentos-papel digitalizados a un expediente electrónico

¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”? Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes ¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”? A) En la Entidad de origen o de presentación: 1º.- Presentación de un escrito por un ciudadano. 2º.- Asiento de entrada en la Entidad de origen con destino: “Entidad Destino xxxxx” 3º.- Digitalización de los documentos presentados que se anexan como “Documentos adjuntos” al asiento

Componentes para la tramitación-e Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes ¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”? A) En la Entidad de origen o de presentación: 4º.- Elaboración de un oficio o informe de remisión para la Entidad destinataria (Similar al que se utiliza en el 060) 5º.- Remisión del documento papel a la Entidad destinataria

¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”? Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes ¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”? B) En la Entidad destinataria del escrito del ciudadano 1º.- El asiento realizado en la Entidad de origen, se incorpora inmediatamente a una plataforma de distribución a la que se tiene acceso desde el registro de entrada.

¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”? Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes ¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”? 2º.- La Plataforma ofrece los asientos tal y como los ha registrado la Entidad de origen 3º.- El asiento debe “recibirse” desde la Entidad.

Componentes para la tramitación-e Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes ¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”? 4º.- Al recibirse, pueden introducirse cambios en los campos del asiento. 5º.- Es imprescindible rellenar el campo “Destino interno” 6º.- Una vez recibido el asiento, se incorpora con él número de registro correspondiente en la Entidad de destino. Conservará los documentos adjuntos que se hayan escaneado y tendrá como “fecha valor” la de presentación en la Entidad de origen.

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