Curso de Formación PAS (Abril 2011) Principios básicos de registro y archivo en la gestión de los documentos administrativos Marisa García (Marisa.Garcia@ua.es) Mercedes Guijarro (M.Guijarro@ua.es) Casi Laguna (Casi.Laguna@ua.es) Agustín Sarabia (Agustin.Sarabia@ua.es)

Servicio de Archivo y Registro Organigrama

Introducción a la gestión de los documentos en la UA La necesidad de normalizar la gestión documental Resumen de legislación y normativas relacionadas Fases del ciclo de vida de los documentos Hacia un sistema de gestión de documentos en la UA El sistema de archivos en la UA: - Los archivos de gestión - El Archivo General

Eliminar cuando no sean Identificar y separar documentos de archivos (records) de otros documentos Documentos de apoyo informativo Sirven de apoyo para la gestión administrativa No son generados por la Unidad en el ejercicio de sus funciones Ejemplares múltiples o copias Documentos de Archivo Génesis u origen Carácter seriado Condición de exclusivos y originales (autenticidad y validación) Eliminar cuando no sean necesarios Organizar, conservar y transferir al Archivo

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Legislación y normativa relacionadas Extensa legislación y normativa respecto a la obligatoriedad de los organismos públicos de organizar, conservar y poner a disposición de los ciudadanos los documentos que generan en el ejercicio de sus actividades. Constitución Española (Art. 105 b) Ley del Patrimonio Histórico Español (1985) Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (1992) Ley del Patrimonio Cultural Valenciano (1998) Ley de Archivos de la Comunidad Valenciana (2005) Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (2007)

NORMAS INTERNACIONALES Otras normativas NORMAS INTERNACIONALES NORMA ISO/UNE 15489: Información y documentación. Gestión de documentos. Otras normas ISO (sobre metadatos, formatos de conservación, etc.) MOREQ Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

Sistema de gestión de documentos Definición Sistema que permite la gestión global y unitaria de los documentos generados por una organización en el ejercicio de sus actividades y de la información que éstos contienen. Ámbitos de aplicación Creación/recepción Organización Tratamiento Transferencia Evaluación Conservación Acceso

FASES DEL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS FUNCIÓN DURACIÓN LOCALIZACIÓN 1. Activa Doc en trámite. Vigencia y valor advo. Cons. frecuente 3 a 5 años Archivos de oficina o de gestión 2. Semi- activa Cons. No frec. Evaluación para su selección y expurgo De 3/6 a 25 años Archivo Intermedio (integrado en A.G. de la UA) 3. Histórica Valor histórico y conservación permanente A partir de 25 años Archivo Histórico

Bases para un sistema de gestión de documentos y archivos en la UA ELEMENTOS MARCO NORMATIVO GESTION DOCUMENTAL UNIFORME: Cuadro de clasificación corporativo Calendarios de conservación y eliminación Sistema de descripción y de gestión (automatizada).

Marco normativo. Estatutos de la UA. Art.206.6 “El patrimonio documental de la Universidad de Alicante lo integra toda la documentación, en cualquier soporte material y de cualquier época, producida por la Universidad en el cumplimiento de sus fines. Para asegurar su organización, tratamiento, conservación y difusión la Universidad se dotará de un sistema de gestión de la documentación administrativa y de archivos que abarque las distintas etapas del ciclo de vida de los documentos.” REGLAMENTO APROBADO J.G. 30 Julio 2009

Reglamento del Sistema de gestión de documentos y archivos de la UA Conforme a legislación y normativa nacional e internacional Sistema documental único e integrado Agentes: Registro Archivos de gestión Archivo General Comisión de Documentos y Archivos Servicio de Archivo y Registro

Plan estratégico del Servicio de Archivo y Registro MISIÓN Organizar y coordinar la gestión de los documentos de la Universidad y garantizar la conservación y difusión de su patrimonio documental, mediante el diseño, implantación y mantenimiento de un sistema corporativo e integral de gestión de los documentos de la UA durante todo su ciclo de vida, cualquiera que sea su soporte y el órgano que los haya producido o reunido, basándose en valores de calidad, respeto a la legislación vigente y servicio a la comunidad universitaria y a la sociedad.

Elementos para la gestión de documentos en la UA Instrumentos para una gestión documental uniforme en la UA Cuadro de clasificación de documentos (funcional) Calendarios de conservación y eliminación (Valoración) Sistema de descripción y de gestión (automatizado)

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Los archivos de gestión Conjunto de documentos y expedientes ubicados en las diferentes servicios y unidades académicas y administrativas, producidos o reunidos en el ejercicio de sus funciones y actividades, y que se utilizan para la tramitación y la referencia de sus actuaciones.

El Archivo General de la UA Conjunto de documentos y expedientes de cualquier naturaleza o soporte, generados por la Universidad en el ejercicio de sus funciones y actividades, y transferidos al AG por las unidades productoras. Unidad administrativa especializada en gestión de documentos y archivos, que proporciona servicios a la Comunidad Universitaria y a la sociedad. Lugar donde está instalado y se custodia los fondos documentales de la UA.

Archivos de gestión SEPARAR los documentos de archivo de los documentos de apoyo informativo. AGRUPAR los documentos de archivo formando unidades archivísticas (expedientes y series). CLASIFICAR la documentación de acuerdo con el Cuadro de clasificación ORDENAR, SEÑALIZAR, INSTALAR TRANSFERIR al Archivo General.

Archivo General Recoger, organizar, instalar, custodiar y conservar la documentación… Tratamiento técnico de la documentación y elaborar instrumentos para ello: inventarios, catálogos, guías, etc. Facilitar el acceso y difusión del Patrimonio documental de la UA. Dar soporte técnico y directrices a los archivos de gestión: manuales, reuniones, visitas, actividades de formación…

El Archivo General de la UA Fondo documental: formado principalmente a partir de las transferencias de documentos de órganos, servicios, centros, etc de la UA. Otros fondos: documentación procedente del C.E.U., antigua Escuela de Comercio, Escuela Normal de Magisterio, donaciones personales e institucionales (Archivo de la Democracia). Servicios especializados: orientados a atender las necesidades de información y documentación de la propia Comunidad Universitaria y del público en general.

Fondos documentales Fotografías institucionales

“ESCUELA NORMAL DE MAGISTERIO” Fondos documentales “ESCUELA NORMAL DE MAGISTERIO”

Fondos documentales JOSEFINA FERRANDIZ CASARES

Fondos documentales PEDRO ZARAGOZA ORTS

Fondos documentales JOSÉ GUTIÉRREZ CARBONELL

WEB DE L’ARXIU DE LA DEMOCRÀCIA-WEB DEL ARCHIV0 DE

Tipos de documentos de archivo y agrupaciones documentales. Criterios para normalizar la gestión de documentos en los archivos de gestión. Tipos de documentos de archivo y agrupaciones documentales.

Criterios para normalizar la gestión de documentos en los archivos de gestión. Agrupaciones documentales. Documentos administrativos 1er nivel de agrupación: Expedientes 2º nivel de agrupación: Series documentales Series documentales: Correspondencia Libros de registro

Definición de documento de archivo ICA/CIA (Consejo Internacional de Archivos) “Información registrada, producida o recibida en el inicio, gestión o finalización de una actividad que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia a dicha actividad” Reglamento UA “toda expresión textual, en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, así como otras formas de expresión gráfica o sonora, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos, que constituyen testimonio de las actividades y funciones de la Universidad”.

Documentos de archivo universitarios Documentos de los órganos de gobierno. Documentos relativos al desarrollo normativo y/o jurídico Correspondencia y escritos de los diferentes órganos y cargos académicos. Expedientes académicos de los estudiantes. Documentos del presupuesto de la Universidad. Expedientes de personal (docente y de administración y servicios). Expedientes de investigación. Publicaciones institucionales y memorias. Y todos aquellos documentos y expedientes que reflejen las actividades de la Universidad y de sus miembros.

Niveles de agrupación de los documentos de archivo Documentos administrativos 1er nivel de agrupación: Expedientes 2º nivel de agrupación: Series documentales Series documentales: Correspondencia Libros de registro

Expedientes (documentos compuestos) Unidad documental básica de agrupación y ordenación de los documentos en los archivos administrativos. En Derecho Advo: “responde a una serie ordenada de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio” Se forman a partir de la agregación de los documentos generados o recibidos por una unidad productora en la resolución de un mismo asunto. La estructura del expediente ha de ser lógica, coherente y cronológica, ordenándose los documentos de acuerdo con el procedimiento o trámite seguido.

Series documentales 2º nivel de agrupación de los documentos en los archivos de gestión. Se forman a partir del conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o función. Los criterios de ordenación de los expedientes dentro de las series pueden ser: orden alfabético (ejem.: expedientes personales) orden cronológico (ejem.: libros de registro) orden numérico (ejem.: documentación contable) Mixto (cronológico y alfabético: ejem.: Becas…)

Series documentales La denominación y criterios de ordenación de las SERIES y SUBSERIES de los documentos de las oficinas se acuerdan entre el Archivo y las propias unidades de gestión. Cada serie documental se ha de tener su correspondencia con el cuadro de clasificación del Archivo de la UA.

Serie de correspondencia CARACTERÍSTICAS Existe en todas las unidades Pueden ser originales o copias No está vinculada a ningún procedimiento administrativo (si lo estuviera, forma parte de su correspondiente expediente). Contenido genérico ORGANIZACIÓN Se agrupan y ordenan las entradas y salidas juntas La correspondencia que acompaña a información importante (facturas, informes, etc.) se archiva en función de esta última. Agrupación básica: Correspondencia externa Correspondencia interna

Diferencias entre Registro y Control interno de documentos REGISTRO GENERAL Y REGISTROS AUXILIARES - Instrumento jurídico con valor probatorio (sello, fecha) - Regulado por Ley 30/1992 de RJAP y PAC - Permite certificar la existencia de un documento aunque éste no se haya conservado (instancias, convocatorias, recursos, requerimientos, oficios, cartas…) SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LAS OFICINAS No tiene valor jurídico, sino que cumple una función de referencia para el control interno de entrada y salida de documentos que no pasan por Registro (informes, acuerdos, notas internas, diligencias, actas, etc.). No utilizar como sistema de ordenación