Relaciones públicas (un caso práctico) FRANCISCO FLORES SORIA MAYO de 2010.

Relaciones públicas Técnica cuya función es proyectar, especialmente por medios directos no pagados, una imagen real y favorable de una persona física o moral hacia todos sus públicos, a fin de que éstos contribuyan voluntariamente al cumplimiento de sus fines legales, atribuciones o funciones.

Relaciones públicas Entre los medios directos, privilegia las relaciones interpersonales. Para el empleo de dicha técnica se requieren los siguientes pasos:

Pasos en las relaciones públicas Identificar los públicos de la organización. Identificar precisamente al emisor en el respectivo proceso de comunicación. Conocer la situación de las relaciones del emisor con sus públicos (diagnóstico) Establecer políticas y objetivos de relación con los públicos. Identificar las actividades específicas para el cumplimiento de los objetivos.

Pasos en las relaciones públicas Establecer la programación de las actividades específicas. Precisar los medios necesarios para el cumplimiento de los objetivos. Decidir si se crea un puesto para realizar la función de relaciones públicas o si ésta se asigna a un puesto ya disponible en la estructura orgánica. Controlar el cumplimiento de los objetivos para la retroalimentación del proceso.

Públicos Si bien respecto de una obra o espectáculo el público son los espectadores, en comunicación se entiende por público a: “Todo grupo social con características similares, un interés determinado y, a veces también, con un nivel cultural específico, con el cual se relaciona una organización o institución.”

Clasificación Tradicionalmente los públicos de una organización se suelen clasificar en dos grupos: Públicos internos Públicos externos

Públicos internos Son los grupos sociales afines que integran el organigrama de la empresa o institución. Por ejemplo: los accionistas, los directivos, los empleados, etc. Y otros grupos que, sin ser empleados o parte del organigrama, conforman una empresa o institución y se les reconoce como parte de ella. Ejemplos: los alumnos de una escuela o quienes voluntariamente son funcionarios de casilla del IFE.

Públicos externos Son todos aquellos grupos sociales que tienen un determinado interés que vincula a sus miembros entre sí y que no forman parte del organigrama de la organización de que se trata. Los públicos externos de una organización son numerosos, pero no debe perderse de vista que alguno de ellos interesan más que otros a la empresa o institución correspondiente.

Públicos externos Sólo de unos cuantos públicos de ese gran espectro social surgirán los clientes o usuarios, cuya identificación servirá para difundir la imagen que se pretende proyectar de la organización.

Posición de los públicos

Posición de los públicos

Identificación precisa del emisor Para efectos prácticos, no debe considerarse emisor a la organización como tal, pues ésta es un ente abstracto y no todos sus componentes pueden convertirse en sus emisores. Consideremos además que la organización tiene varios públicos internos, por lo cual es necesario identificar un puesto o persona dentro de ella que la represente tanto al interior como al exterior.

Identificación precisa del emisor Por eso se sugiere como emisor a alguien con jerarquía dentro de la organización y que por la naturaleza de sus funciones también posea representatividad hacia el exterior. Ejemplos: Poder Ejecutivo estatal: Gobernador. Banorte: Director general. Coparmex: Presidente.

Identificación del emisor (ejemplo UAN)

Esquema de las relaciones públicas UAN

Públicos de la Rectoría de la UAN Públicos internos: Alumnos Profesores Trabajadores Personal directivo Consejo General Universitario

Públicos de la Rectoría de la UAN Públicos externos: Poderes públicos estatales Autoridades educativas estatales Poderes públicos federales Autoridades educativas federales Gobiernos municipales Autoridades de la ANUIES Administración de otras universidades

Públicos de la Rectoría de la UAN Públicos externos (continuación) Prospectos de estudiantes Padres de familia Egresados Representantes sindicales de personal de la UAN Patronato Proveedores Representantes de medios de comunicación Comunidad en general, etc.

Diagnóstico A fin de conocer la situación de las relaciones de una organización con sus públicos es necesario realizar una investigación. Se trata de identificar debilidades, fortalezas y oportunidades en relación con la imagen resultante (la percepción que exista entre los diferentes públicos).

Los pasos siguientes El diagnóstico también es la base para definir los objetivos y políticas de relación con los públicos, las actividades específicas a desarrollar, la programación, la elección de los medios adecuados, así como la toma de decisiones y la realización de las actividades administrativas inherentes.

Es hora de actuar.