5.6 Documentation del SCI El SCI requiere que los agricultores y el responsable del SCI conserven registros específicos como se detalla en el punto 4.4 del Manual del SCI. Estos registros son inspeccionados como parte del proceso de inspección interna y externa. En lo posible los agricultores deben ser responsables de guardar los registros, pero en caso que ellos no puedan, el responsable del SCI debe prestar apoyo (ej: responsables de campo guardan los registros)

Los documentos deben estar disponibles para cada agricultor El contrato del agricultor es un compromiso formal de cumplir con la norma/reglamento Cuestionario básico del agricultor (incluye historial de las parcelas) Registros actualizados de campo (uso de insumos, cantidad cosechada) - pueden estar incluidos en las listas internas de chequeo. Listas de chequeo de inspección de la finca (una cada año) Anotaciones de capacitaciones o asesoramientos recibidos por el agricultor Mapas/croquis Estos documentos están normalmente organizados en registros para cada agricultor Registros de finca guardados en un lugar central o en diferentes centros El agricultor tiene al menos el contrato y copia de la norma

¿Qué formularios usar? En los procedimientos respectivos (ej: registro de nuevos agricultores) son descritos algunos requerimientos mínimos referidos a los diferentes documentos. Existen muchos ejemplos de formularios pero ellos no son necesariamente totalmente adaptados a su situación Normalmente el responsable del SCI tiene que adaptar los formularios a sus propias necesidades, que pueden depender considerablemente de: Capacidad de manejo de documentos por parte del personal del SCI Tipo de cultivo/finca (anuales, en rotación o perennes) Cuán frecuentemente cambia la situación de la finca Cuán compleja es la situación productiva Qué se exige en la norma/reglamento interno ¿Un registro de finca aceptable para nosotros?

¿Quién guarda los distintos documentos? Ejemplo de un responsable del SCI que estimula a los agricultores a conservar y a llenar la mayor parte de los documentos por sí mismos. Registros del agricultor Contrato escrito Registros de campo y de cosecha Mapas/croquis de finca Reporte de inspección interna (año anterior) con detalles de la sanción (si aplica) Registros del responsable del SCI Contrato Cuestionairio básico con detalles de los cultivos del agricultor, superficie, rendimientos, cosecha, etc. Mapas/croquis Reportes de Inspección Interna Detalles de sanciones y reportes de inspección externa

¿Quién mantiene qué documentos? Ejemplo de un operador del SCI completamente a cargo de la documentación de los productores (caso de productores analfabetas) Registros del agricultor Contrato firmado junto con la norma interna Diario de campo: el extensionista ayuda con la actualización de los datos Recibos de venta Registros del responsable del SCI Contrato Mapas Información básica con detalles de los cultivos del agricultor, superficie, rendimientos, etc. Registros actualizados de las actividades en la finca Reportes de inspección interna con las mejoras y/o sanciones acordadas Detalles de las sanciones y reportes de inspección externa Anotaciones del extensionista sobre los productores

Lista de agricultores = Resumen del control interno Resultado de la inspección interna (aprobación) Fecha de inspección interna Área total de la finca Área con producción orgánica (número de parcelas, etc) LA LISTA DE AGRICULTORES CONTIENE Fecha del último uso de insumos prohibidos Fecha de registro (ingreso) del agricultor al SCI Nombre del productor y código Estimación de cosecha

Lista de Productores Sancionados Se deben registrar y conservar los detalles de cada sanción en el archivo respectivo por parte del responsable del SCI. La lista debe proporcionar como mínimo: Nombre del productor Código del productor (número) Motivos de la sanción Detalles y duración de la sanción