Achilles South Europe “Servicio gestión de contratistas y control de contratistas: controlar ProSP egmasa” Gestión de proveedores y contratistas: eficiencia y eficacia Achilles South Europe: la empresa gestora ProSP: Sistema de registro y clasificación de contratistas Controlar: Control de contratistas Conclusiones Granada, mayo del 2010

1. Gestión de proveedores y contratistas: eficiencia y eficacia El objetivo de las empresas es gestionar la base de contratistas de la forma más eficiente posible, de la información y documentación necesaria. La gestión de la documentación necesaria tanto para la las licitaciones, como para la adjudicación, como para el inicio y seguimiento de los contratos, Para la eficiente gestión de la información y documentación solicitada a los contratistas,, el sistema ProSP cubre las necesidades surgidas de gestión de información y documentación de contratistas, a lo largo de toda la cadena de suministro Cobertura a las necesidades de gestión tanto para el proceso de registro y clasificación de contratistas, como para la coordinación de actividades empresariales de control de contratistas. Adaptación a las necesidades de gestión asociada a cada uno de los procesos anteriores, en términos de información y documentación solicitada a los contratistas y frecuencia de actualización de la misma. Incorporación a una base de datos en Internet, accesible exclusivamente para los usuarios autorizados, que servirá de vehículo a través del cual trasladar la información y documentación de los contratistas gestionados. Achilles realiza una validación técnica de toda la información y documentación aportada por el contratista, así como un seguimiento del cumplimiento y vigencia de los documentos 2

2. - Achilles South Europe; filial de Achilles Group 2.- Achilles South Europe; filial de Achilles Group. La empresa gestora: Principales datos y referencias ACHILLES GROUP: presencia mundial Achilles South Europe filial en España, Italia y Portugal de Achilles Group, empresa líder en la prestación de servicios de información en el proceso de compras y contratación con presencia en22 países A través de la Achilles South Europe se gestionan más de 40 compañías de gran relevancia Achilles Group cuenta con 400 empleados y se gestionan 47.000 contratistas 700 organizaciones de compra y contratación como clientes con mas de 3.500 usuarios de empresas clientes Concepto implantado con éxito desde 1990 diversos sectores: petróleo, utilities, transporte, cemento y minería, etc. 3

2.- Achilles South Europe: Modelo de negocio La idea surgió con el objetivo de agrupar compradores del mismo sector, para compartir la información y documentación de sus principales contratistas. Los contratistas facilitan la información y documentación una sola vez y estando visible para todas. La relación comprador – proveedor del mismo sector, crea el efecto comunidad, núcleo del modelo de negocio de Achilles Servicios de Achilles dentro del proceso de compras, antes y después de seleccionar a los contratistas ProSP, el sistema de registro y clasificación de contratistas. El sistema se complementa con diversos módulos de gestión que dan valor añadido a la gestión de contratistas Controlar, sistema de control de contratistas. 4

3.- ProSP: Sistema de registro y clasificación de contratistas ProSP: validación técnica de los contratistas mediante la gestión de toda la información y documentación asociada a la necesidad de acreditar los términos administrativos exigidos. Sistema de clasificación y pre homologación, búsqueda y selección de contratistas que gestiona toda la información y documentación necesaria para las contrataciones. Configura los parámetros necesarios que han de cumplir los contratistas para participar en una licitación. Análisis de solvencia técnica Simplificación de la Gestión documental: documentación administrativa permanentemente actualizada y validada por personal técnico cualificado. Supervisión permanente del cumplimiento de los Contratistas en sus obligaciones previsionales, impositivas u otras. Cuestionario online: Formulario web que recoge toda la información relevante para la homologación y clasificación de un proveedor Clasificación del proveedor en base al código CPV, seleccionando los productos y servicios que suministra. Foro de contacto para los compradores del sector. 5

3.- ProSP: Documentación Permanentemente actualizada. CONFIDENCIAL 6

4.- Control de contratistas: Controlar Objeto del servicio Para cubrir la necesidad de controlar la documentación de Prevención de Riesgos Laborales que tienen que entregar las diferentes empresas, EGMASA, solicitó a ACHILLES la externalización del la gestión de coordinación de actividades empresariales. El módulo Controlar: control de contratistas, tiene como objetivo dar apoyo en la gestión de información y documentación generada en la coordinación de actividades empresariales y para el cumplimiento de las distintas exigencias legales vigentes. Mediante controlar se gestiona la información y documentación solicitada tanto a nivel de contratista, como de contrato y de recursos Controlar permite gestionar la documentación solicitada a los contratistas durante el desarrollo de los contratos, procediendo a la recopilación y validación técnica sistemática de la documentación, mediante una metodología de trabajo que incluye un seguimiento exhaustivo de los contratistas. ¿Cómo funciona? 7

4.- Control de contratistas: Controlar Funcionalidades B) PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES (CONTROL DE TRABAJADORES) C) GESTION MEDIOAMBIENTAL (CONTROL DE RESIDUOS) D) GESTION DE FLOTA (CONTROL DE VEHICULOS Y MAQUINARIA) F) INSPECCIONAR: Información y documentación del Contratista en materia de PRL: Control documental de Trabajadores. Control documentación de Coordinación Actividades Empresariales (CUMPLIMIENTO LEGISLACION EN PRL) Información y documentación de residuos generados por el Contratista en instalaciones Empresa Cliente (peligrosos y no peligrosos) (CUMPLIMIENTO LEGISLACION MEDIO AMBIENTE-CONTROL RESIDUOS) Información y documentación de flota del Contratista en instalaciones de la Empresa cliente (CUMPLIMIENTO LEGISLACION VIGENTE ). Información y documentación generada por INSPECCIONES EN OBRA (PUNTO DE SERVICIO) al Contratista (Verificación de trabajadores asignados, subcontratación,…). BLOQUES CONTENIDO G) CONTROL DE ACCESO Relacionar la información/documentación de trabajadores y vehículos con los SISTEMA DE CONTROL DE ACCESO de la Empresa Cliente A) INFORMACION Y DOCUMENTACION GENERAL LEGAL DE EMPRESA Información y documentación General de Empresa para el cumplimiento de la Legalidad Vigente (Certif. Al corriente Seg. Social, AEAT. RC,…). GESTION DOCUMENTAL REGISTRO contratistas E) AUDITORIA PREVENCION Información y documentación generada por AUDITORÍAS ESPECIFICAS DEL SISTEMA DE PREVENCIÓN al Contratista (Verificación de procedimientos). 8

4.- Control de contratistas: Controlar Listado de contratos y trabajadores confidencial 9 9

4.- Control de contratistas: Controlar Detalle del trabajador Documentos en pdf y validados 10 10

5.- Conclusiones generales A través de ProSP se realiza una validación técnica de los contratistas e identifica de forma eficiente los riesgos asociados a los contratistas y gestiona la información y documentación de los mismos. Durante el desarrollo de los trabajos de servicios y obras se solicita gran volumen de información de los contratistas, contratos y recursos para el cumplimiento de la legislación vigente. Controlar gestiona toda la información y documentación de los contratistas, de los contratos vigentes y de los recursos asociados, mediante una metodología de solicitud de documentación, validación y seguimiento de la misma, garantizando un control exhaustivo de los contratistas. Mediante ProSP y controlar se tiene un mayor control de los Contratistas durante toda la cadena de suministro, en múltiples ubicaciones pero centralizado en una sola herramienta, permitiendo el acceso permanente a la información a todos los usuarios internos. 11

5.- Conclusiones: Principales beneficios Empresa Participante Proveedor Mayor control de Contratistas en diferentes proyectos, en múltiples ubicaciones pero centralizado en una sola herramienta Un único proceso de registro para todas las empresas. Agilización de los procedimientos de contratación. Permite la supervisión permanente del cumplimiento de los Contratistas en sus obligaciones previsionales, impositivas u otras Exención de presentar la documentación ya depositada en el sistema de clasificación Limita el riesgo de responsabilidad subsidiaria sobre personal o equipos de contratistas. Información del Proveedor siempre disponible, en cualquier momento y en los canales apropiados Concentración de la información. Facilita el flujo de información entre las distintas partes Un interlocutor único, ahorrando tiempo y recursos, centralizando el proceso de aporte de documentación Permite el acceso permanente a la información a todos los usuarios internos Máxima confidencialidad. Solamente las empresas usuarias del servicio pueden acceder a los datos. Sistema totalmente parametrizable a las necesidades del usuario y de sus proyectos Mayor visibilidad comercial Proporciona información actualizada en tiempo real Gestoría documental 12

5.- Conclusiones generales Proceso de licitación en el Sector Público Búsqueda ProSP 1. Invitación de licitadores 2. Recepción de las propuestas 3. Análisis de las propuestas Doc. Administrativa (I) Proposición técnica (II) Proposición económica (III) 4. Adjudicación del contrato 5. Inicio de los trabajos Obras y servicios Suministros Info y doc ProSP Gestión Documental ProSP Control de contratistas