GUÍA DE DISTRIBUCION DE COMPRAS A LAS MYPE Eco. Luis Gálvez León Lima, 1 8,19 y 20 de julio del 2012

ANTECEDENTES Marco Legal Decreto de Urgencia N° 058-2011, en el cual se dictaron medidas urgentes y extraordinarias en materia económica y financiera para mantener y promover el dinamismo de la economía nacional, entre ellas, en materia de producción y productividad a favor de las micro, pequeñas y medianas empresas. Para tal efecto, se ha autorizado excepcionalmente a FONCODES a gestionar a través de la modalidad de NEDD, las adquisiciones de bienes a las micro y pequeñas empresas - MYPE de uniformes, calzado, chompas y buzos para escolares y su distribución en las zonas de pobreza y pobreza extrema a nivel nacional; asimismo la adquisición y distribución de uniformes para el Ministerio del Interior y de vestuario para el Ministerio de Defensa. Decreto de Urgencia N° 016-2012, en el cual se establece la ampliación del Programa hasta el 31 de diciembre del presente año.

OBJETIVOS Objetivo General Proveer de uniformes, buzos, calzados, chompas a escolares en zona de pobreza y pobreza extrema a nivel nacional, como parte de la lucha contra la pobreza en el país Objetivo Específico Distribuir uniformes, buzos, calzados y chompas escolares de las Instituciones Educativas ubicadas en zona de pobreza y pobreza extrema a nivel nacional. Población Objetivo Para efectos de la Distribución de prendas a la población beneficiaria, se identifica la población objetivo según lo dispuesto en el Artículo 7° del Decreto de Urgencia 058-2011, que dispone la distribución a los beneficiarios ubicados en el ámbito del Programa Nacional de Apoyo Directo a los más Pobres (JUNTOS), del Valle del Río Apurímac y Ene (VRAE) y de la Estrategia Nacional CRECER, y su distribución en las zonas de pobreza y pobreza extrema.

Ámbito de Ejecución Beneficiarios Programa nacional JUNTOS Valle del Río Apurímac y Ene (VRAE) y de la Estrategia Nacional CRECER zonas de pobreza y pobreza extrema

Supervisión del Programa FONCODES es responsable de la supervisión de los Núcleos Ejecutores, a través de un Equipo Nacional que gestionará la contratación de Supervisores, quienes representarán a FONCODES ante los NEDD. La supervisión acompaña la gestión administrativa, financiera y técnica de los referidos Núcleos planteando recomendaciones y sugerencias para la mejora de la gestión de los recursos.

CICLO DE LA DISTRIBUCION DE LOS BIENES

Definiciones y Condiciones de la Distribución S u p e r v i s i ó n NEC NEDD Bienes Bienes Bienes Control de calidad y cantidad Actas de transferencia PLAN DE DISTRIBUCION Adecuado transporte y manipuleo Adecuado almacenamiento Control de inventarios Cumplimiento de cronogramas Presencia de la supervisión Aplicará y velará por el proceso de distribución Todo acuerdo deberá estar en actas legalizadas Distribución y entrega de bienes deben estar documentados - liquidación final FONCODES es la Supervisión de la Distribución de los bienes

ALMACENES SEGUROS Condiciones: Seguridad, espacio, conservación, maniobrabilidad, riesgos y preparación de los bienes escolares para la recepción, almacenamiento y distribución respectiva Contra todo riesgo a fin de garantizar la seguridad de los bienes Se extenderá hasta las transferencias entre almacenes y los traslados para las entregas a los Comités de Recepción y Entrega. Salvo si el transporte tienen uno propio Debe tener tres zonas definidas: i) de recepción y envío, ii) de almacenaje y iii) de elaboración de lotes de despacho. Articuladas Gestión de Inventarios: i) Determinación de Existencias, ii) Flujo de Existencias y iii) Procedimientos de control y reporte permanente se stocks. Enlazados al sistema que se implemente Los almacenes y puntos de acopio también deben de contar con servicio de vigilancia las 24 horas del día.

Del Ciclo de la distribución de los bienes a los beneficiarios Conformación de lotes de distribución de bienes, En función al numero de beneficiarios. Desde los almacenes departamentales a los puntos de acopio 2. Rotulado Debe figurar: almacén origen, almacén u lugar de destino, descripción de ítems, cantidad, talla y sexo, si fuese necesario. Debe ser pegado seguro 3. Coordinación y seguimiento para la presentación de la documentación Establecer el numero de personal encargado de la recopilación y revisión de documentos de las IIEE. De preferencia deberá residir en la zona para solicitará a las UGEL, gobernadores y alcaldes.(tener contactos) El pago al personal se efectuará por tarea cumplida. 4. Recopilación de Documentos  Nóminas de Matrícula (Anexo 01) Actas de Constitución del Comité de Recepción y Entrega (Anexo 02). Acta de Recepción (Anexo 03). Copia del Documento Nacional de Identidad –DNI- de los integrantes de dichos Comités. Resolución de Designación del Director de la Institución Educativa.

Del Ciclo de la distribución de los bienes a los beneficiarios 6. Conformación de lotes en los almacenes para entrega final Almacén departamental IIEE; paquetizado con la cantidad de bienes de la IIEE. Debe tomar un tiempo aceptable 7. Programación de la entrega de las prendas El Coordinador Zonal de Distribución coordinará con la DRE, UGEL, el Gobierno Local y Gobernación el proceso de entrega de las prendas a los Comités de Recepción, Sólo IIEE que hayan presentado la documentación completa. Para la difusión: podrá emplear publicaciones en el diario de mayor circulación del departamento u otros medios-Coodinar con el equipo zonal Entrega a IIEE en el Almacén Entrega IIEE a través de la UGEL Entrega IIEE a través de Locales Centrales Entrega IIEE a través de directamente IIEE de acceso peligroso, volumen, requiere llevar a la misma IIEE IIEE a menos de 3 horas Puntos central del mayor # de IIEE

Del Ciclo de la distribución de los bienes a los beneficiarios 8. Entrega de las prendas a los Comités de Recepción y Entrega A cargo de un representante del NED A IIEE con documentación completa. En el caso de no entregase en el cronograma establecido, el Coordinador Regional de Distribución

DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA

DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA 1.De la Identificación de las Instituciones Educativas / PRONOEI y Estudiantes Beneficiarios del Programa IIEE de acuerdo al DU 058-2011. Buzos  CEBE (3-5 años), PRONOEI e Inicial Uniformes y calzados  Nivel Primaria (hasta los 13 años), de los distritos de CRECER, Plan VRAE y Programa JUNTOS;(primer quintil de pobreza). Chompas  IIEE de la región natural sierra, con prioridad a los que se encuentren a mayor altitud msnm. Hasta completar la cantidad de chompas que se distribuirá 2. De la Conformación y funciones del Comité de Recepción y Entrega en la Institución Educativa y PRONOEI Director del Plantel + (2) representantes de los Padres de Familia (APAFA). Acreditados por el MINEDU a través de RD Verificar la Nóminas de Matrícula (Anexo 1) firmada por el director y fedateada por la UGEL Recibir los bienes destinados a las IIEE y entregar las nominas fedateadas al NEDD Recepcionar los bienes mediante un acta de recepción (Anexo 3). Entrega de los bienes a los alumnos beneficiarios con la firma del padre en la “Planilla de Entrega a Beneficiarios” (Anexo 04). Levantar un “Acta de Entrega de Bienes a los Beneficiarios” (Anexo 05) en la cual se consigne el número total de bienes recibidos y entregados por el Comité. Si se tuviese devolución de bienes sobrantes, llenar el Acta de Devolución de bienes (Anexo 6). Remitir a la UGEL una copia de las Actas (Anexo 1, 2, 3, 4, 5 y 6) e informarles acerca de los resultados e incidencias del proceso

DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA 3. De la Conformación y funciones del Comité Veedor Poli docentes: El Alcalde de la Municipalidad Distrital o Provincial + El Gobernador o Teniente Gobernador + Un representante de la Asociación de Padres de Familia. Unidocentes. El Gobernador o Teniente Gobernador + 02 representantes de los padres de familia designados por asamblea a. DRE 4. Funciones de las DRE y UGEL Asumir o designar un representante para el proceso de distribución y entrega en el ámbito de su jurisdicción. Apoyar a los NEDD para asegurar la correcta recepción y entrega de los según su ámbito Realizar labores de difusión y capacitación a las IIEE en función a la guía Fiscalizar en coordinación con las UGEL la recepción y entrega de los bienes. Sistematizar y consolidar, en el ámbito regional, la información relativa a la entrega de los bienes, remitida por las UGEL a su cargo. Elaborar el Informe Final de la recepción y entrega de buzos, uniformes, calzados, y chompas escolares de las IIEE y PRONOEI beneficiados en el ámbito de su jurisdicción, y remitirlo al NEDD y el Equipo Zonal de FONCODES.

DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA 4. Funciones de las DRE y UGEL a. UGEL Asumir o designar un representante para el proceso de distribución y entrega en el ámbito de su jurisdicción. Apoyar a los NEDD para la correcta recepción y entrega de los bienes a las IIEE de su ámbito. Verificar la conformación de los Comités de Recepción y Entrega y a conformación de los Comités Veedores en cada IIEE y PRONOEI de su jurisdicción. Brindar apoyo y orientación al Comité de Recepción y Entrega de las IIEE Difusión de la presente Guía a los Directores y coordinadores de las IIEE, CEBE y PRONOEI Fiscalizar en coordinación con la DRE, la recepción y entrega de los bienes Coordinar con la DRE y el NEDD las incidencias y avances del proceso e informar los trabajos realizados. Recibir la documentación de las IIEE y/o PRONOEI de su jurisdicción; y de ser necesario, disponer las medidas correctivas correspondientes. Entregar al Equipo Zonal de FONCODES copia de las “Planillas de Entrega a Beneficiarios” (Anexo 04), “Actas de Entrega de los Bienes a los Beneficiarios” (Anexo 05) “Acta de Devolución de Bienes” (Anexo 06) de las IIEE y PRONOEI a su cargo. De ser el caso, recibir y custodiar los bienes sobrantes de las IIEE a su cargo, procediendo de acuerdo a las disposiciones específicas que se emitan sobre la materia. En caso de tener dichos bienes deberán ser inventariados y destinados otras II.EE. que la UGEL considere su asignación y con cargo de informar sobre dicho en su Informe Final.

DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA 4. Funciones de las DRE y UGEL a. IIEE Convocará e instalará el Comité de Recepción y Entrega de los Bienes, presidido por él y conformado por dos representantes de los padres de familia. Remitir a la UGEL las nóminas de matriculas actualizadas Custodiar en lugar seguro los bienes pendientes de entrega y/o sobrantes hasta su devolución o disposición final. Realizar la identificación de las tallas de los alumnos(as) beneficiarios(as) a su cargo y entrega la información consolidada de la IIEE a la UGEL Apoyar al Comité de Recepción y Entrega en la distribución de los bienes a los alumnos beneficiados y en la obtención de la conformidad de recepción por parte de los padres de familia o apoderados. 5. Procedimientos par la distribución y entrega a. Actividades preparatorias IIEE conforma Comité de Recepción y Entrega (CRE) mediante RD (anexo 02) UGEL coordina conformación de comité veedor. Máximo 10 días Director acondiciona lugar seguro para bienes IIEE entrega a UGEL Nóminas de matricula IIEE verifica si está como beneficiaria

DOCUMENTOS SECUNADRIOS DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA 5. Procedimientos par la distribución y entrega b. Distribución de bienes a los beneficiariosD IIEE_ NEDD ENTREGA NEDD comunica a las IIEE, UGEL y DRE los procedimientos, lugar y fecha Entrega de Nóminas de Matricula, y Acta de Recepción (Anexo3) Suscripción de acta de Recepción con incidencias, IIEE convoca anticipadamente a sus miembros CRE CRE verifica cantidad y estado de los bienes Caso de existir diferencia de cant. consignar en el anexo 3 Firmada por el NEDD y comité veedor(si está presente) No aceptar defectuosos, NEDD repone, registra en el Anexo 3 El acto genera el expediente Si se entrega en un lugar que implique el desplazamiento del Comité de Recepción, el Director puede ser comisionado para ejecutar las acciones y suscribir el Acta de Recepción y la Guía de Remisión DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Nomina de Matrícula (anexo1) Copia de RD-acredita al CRE (Anexo 2) Acta de recepción (Anexo 03) Guía de Remisión DOCUMENTOS SECUNADRIOS Copia de doc. que acredite el cargo del director Fotocopia de los DNI de los miembros del CRE

DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA 5. Procedimientos par la distribución y entrega c. Recepción de bienes de los NEDD Remitir una copia a la UGEL CRE, junto a profesor de aula cita a los padres de familia, entrega y firma el padre que recibe (Anexo 04) CRE clasifica a alumnos por bien, grado, sección, sexo, talla, cantidad de bienes Elaboración de planilla por cada sección de la IIEE (Anexo 4) CRE levanta el acta de entrega (Anexo 5) Bienes en custodia Consignar incidencias en el Anexo 3 05 días hábiles para recoger en cada aula Padres se identifican con DNI, Padres analfabetos solo huella digital Suscriben CRE, docentes y comité veedor 15días hábiles en dirección Plazo: 10 días Envía a UGEL y gobernador Solicita copias de los anexos Devolución de bienes (Anexo 6) Entrega a otro beneficiario. Entrega a UGEL

DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA 5. Procedimientos par la distribución y entrega c. Del reporte y consolidación de la información relativa al proceso plazo 30 días plazo 30 días DRE emite informe final a NEDD y éste al Equipo zonal UGEL remite informe del progreso del proceso UGEL - Informe Final a la DRE A la DRE y NEDD

DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA Etapa de compras: recepción de cantidad y calidad de bienes Fecha y almacén de recepción NEDD debe contar con un sistema de monitoreo. Recepción interalmacenes Fecha de guías Registrar, controlar y conocer Preparación de lotes Fecha que servirá para rótulos Origen del bien, Almacenamiento Distribución Entrega Preparación de lotes Permitirá tener reportes de avance por ítem, por departamento, por centro educativo, así como debe dar la idea de los tiempos del ciclo, el cual es importante medir debido a que los criterios de la distribución son la rapidez y efectividad en el proceso.