Trabajar en equipo La clave del éxito Angel Marcos Zamarreño Juanas Cristina Mosquera del Barrio Jaime Fernández-Vivancos Zafra Gorka Leguina Gracia

Trabajar en equipo Del mismo modo que avanza el desarrollo tecnológico, aparecen nuevos métodos para la realización de proyectos de trabajo. El estudio de los métodos de trabajo en equipo, ha demostrado su eficacia para la mejora de la calidad y la cantidad, además del equipo humano. Trabajar en equipo

¿Qué es el trabajo en equipo? El trabajo en equipo es un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto. Para conseguir que el trabajo en equipo funcione correctamente debemos: - Tener en cuenta que el trabajo en equipo no es simplemente la suma de aportaciones individuales. - Cada miembro está especializado en una área determinada que afecta al proyecto y es responsable sobre este área. Trabajar en equipo

Conceptos fundamentales Complementariedad: cada miembro domina una parcela determinada del proyecto Coordinación: el grupo de personas, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada para poder sacar el proyecto adelante. Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros Confianza: cada persona debe confiar en el buen hacer del resto de sus compañeros. hay que anteponer el éxito del proyecto al lucimiento personal de cada uno Compromiso: cada miembro se ha de comprometer a aportar lo máximo de sí mismo, ha de realizar la tarea que le fue asignado, si no perjudicará al resto. Trabajar en equipo

Diferencias entre equipos y grupos de trabajo Grupo de trabajo: Es un conjunto de personas que realizan dentro de una organización una labor similar y por lo tanto su formación también lo es. Realizan el mismo tipo de trabajo pero son autónomos, no dependen del trabajo de sus compañeros: cada uno realiza su trabajo y responde individualmente del mismo; los grupos de trabajo están ordenados de manera jerárquica. Equipos de trabajo: Es un conjunto de personas las cuales responden de manera conjunta de los resultados obtenidos, ya que cada miembro del equipo se encarga de una faceta determinada, para la cual esta específicamente preparado. Por lo tanto resulta obvio comentar que el grupo debe estar coordinado y cohesionado. Trabajar en equipo

¿Cuándo es necesario un equipo de trabajo? Debemos tener en cuenta que no todas las tareas necesitan ni se realizan mejor por el hecho de ser desarrolladas por un equipo de trabajo ya sea por su brevedad o por la suficiencia de un solo usuario. La Condición principal para justificar la constitución de un equipo de trabajo es que el trabajo sea muy complejo y afecte a distintas especialidades profesionales por lo que se necesiten distintos perfiles de desarrolladores. Trabajar en equipo

Formación de los equipos de trabajo La puesta en marcha de un equipo de trabajo es un proceso complejo que pasa por diferentes fases. Para que un grupo se transforme en un equipo es necesario favorecer un proceso en el cual se exploren y elaboren aspectos relacionados con los siguientes conceptos: Cohesión: Se relaciona con el modo en que las aptitudes y habilidades del grupo se conjugan para permitir un desempeño óptimo. Los grupos tienen cohesión en la medida en que ser miembro de ellos sea considerado algo positivo. Asignación de roles y normas: Las normas son las reglas que gobiernan el comportamiento de los miembros del grupo, por otro lado todos los grupos asignan roles a sus integrantes lo que permite el trabajo de una manera más eficiente. Trabajar en equipo

Formación de los equipos de trabajo Comunicación: Una buena comunicación interpersonal es vital para el desarrollo de cualquier tipo de tarea. Los grupos pueden tener estilos de funcionamiento que faciliten o que obstaculicen la comunicación. Definición de objetivos: Es muy importante que los integrantes del equipo tengan objetivos en común en relación con el trabajo y que cada uno pueda explicitar claramente cuáles son sus objetivos individuales. La interdependencia positiva: El aprendizaje colaborativo se caracteriza por la interdependencia positiva entre las personas participantes en un equipo, quienes son responsables tanto de su propio aprendizaje como del aprendizaje del equipo en general. Sus miembros se necesitan unos a otros y cada estudiante aprende de los demás compañeros. Trabajar en equipo

Formación de los equipos de trabajo En síntesis las principales tareas a la hora de formar un equipo de trabajo son: definir con claridad cuales van a ser sus cometidos, cuales los objetivos que deberá alcanzar el equipo, seleccionar a los miembros del equipo, nombrar un jefe del equipo, comunicar con claridad al equipo el proyecto asignado, el plazo previsto de ejecución, los objetivos a alcanzar, cómo se les va a evaluar y como puede afectar a la remuneración de sus miembros y por último el jefe les tiene que informar de cómo se van a organizar. A la hora de formar un equipo hay que saber que este necesita un tiempo para acoplarse Trabajar en equipo

Formación de los equipos de trabajo Un equipo de trabajo no es algo estático, va pasando por diferentes etapas hasta su desaparición, el ciclo de vida de un equipo es: Inicio: Predomina el optimismo, los miembros se sienten ilusionados con el proyecto que se les ha encomendado; se conocen poco pero las relaciones son cordiales, todos ponen de su parte para evitar conflictos. Primeras dificultades: El trabajo se complica y surgen las primeras dificultades lo que origina tensión y roces entre sus miembros. Acoplamiento: Los miembros son conscientes de que están obligados a entenderse si quieren sacar el proyecto adelante. el proyecto va avanzando lo que permite recuperar cierto optimismo. Madurez: El equipo está acoplado, controla el trabajo y sus miembros han aprendido a trabajar juntos. El equipo entra en una fase muy productiva. Agotamiento: Buena parte del proyecto ya está realizado por lo que se puede perder ilusión en el mismo. El rendimiento puede volver a caer. Llega el momento de ir cerrando el proyecto e ir liquidando el equipo. Trabajar en equipo

Miembro ideal de un equipo de trabajo Características que debe presentar un miembro de un equipo de trabajo: Espíritu de equipo Colaborador Respetuoso Buen carácter Trabajar en equipo

Miembro ideal de un equipo de trabajo Leal Asume responsabilidades Trabajador Inconformista Trabajar en equipo

Manual de trabajo en equipo Las principales características para contar con un equipo de trabajo eficaz y que actúe con responsabilidad son: Planificación de actividades Liderazgo Comunicación Compromiso Trabajar en equipo

Jefe del equipo Todo equipo necesita un coordinador o jefe el cual estará al mando El coordinador puede ser elegido, o bien por la empresa, O bien por los miembros de ese equipo Trabajar en equipo

Jefe del equipo Las cualidades que debe poseer un jefe de equipo para que pueda dirigir eficazmente el grupo de trabajo son: Ser una persona justa, trabajadora y que aunque exigente, se muestre humana Ser respetuoso, que sepa además defender al equipo. Trabajar en equipo

Jefe del equipo Los principales cometidos de un jefe adecuado para un equipo de trabajo deberían ser: Capacidad de organizar al equipo Proporcionar al equipo los recursos necesarios Que vigile el cumplimiento de los objetivos en los plazos debidos Supervisar el trabajo antes de presentar los resultados a quien proceda Trabajar en equipo

Roles dentro del equipo Existen multitud de roles dentro del equipo que pueden agruparse en dos categorías: roles beneficiosos y roles perjudiciales. Trabajar en equipo

Roles beneficiosos La persona positiva: Empuja hacia delante, busca el éxito del equipo y se involucra decididamente en el proyecto; contagia su entusiasmo al resto de los compañeros. El jefe debe reconocer públicamente su labor, buscando que cunda su ejemplo. Trabajar en equipo

Roles beneficiosos El organizador: Es clave dentro del equipo, siempre preocupado porque las cosas funcionen, que se vaya avanzando, que se vayan superando las dificultades, que no se pierda el tiempo. Contar con él, consultarle, realzar su papel (es un auténtico activo para el equipo). Trabajar en equipo

Roles beneficiosos El gracioso: No suele faltar en los equipos. Sus aportaciones profesionales suelen ser muy discretas pero en cambio cumple un papel fundamental: relaja el ambiente, quita tensión, crea una atmósfera más cálida, lo que puede contribuir a una mayor cohesión del equipo. A veces puede llegar a ser un poco incordio. Hay que dejarle cierto margen, pero señalándole también unos limites. Trabajar en equipo

Roles Perjudiciales El crítico: Persona destructiva a la que todo le parece mal pero no aporta soluciones. Es una persona que deteriora el ambiente de trabajo. El discutidor: No está de acuerdo con nada, siempre defiende otra tesis. Es una persona pesada pero sin ánimo destructivo, a diferencia del anterior. Es un inconformista permanente y aunque busca el bien del equipo sólo consigue sacar a la gente de quicio. El incordio: Es inoportuno, siempre con un comentario desafortunado en el momento menos adecuado. Aunque se hace muy pesado no tiene ánimo destructivo. Trabajar en equipo

Roles Perjudiciales El bocazas: Nunca está callado, discute aunque no entienda del tema, dificulta y alarga las reuniones, interrumpe permanentemente, impide que la gente se centre en la tarea. El listillo: Él lo sabe todo y de hecho suele tener un nivel de preparación por encima de la media, si bien un tipo de conocimiento muy superficial, muy poco sólido. A veces sus aportaciones resultan oportunas, pero la mayoría de las veces resultan insufribles. El pícaro: Se aprovecha del resto de los compañeros, pero lo hace de manera sutil, por lo que sus compañeros apenas se percatan. Su aportación al equipo es nula y suele terminar deteriorando el ambiente de trabajo. Trabajar en equipo

Roles Perjudiciales El cuadriculado: Tiene unos esquemas mentales muy consolidados de los que resulta muy difícil moverle. No dispone de la flexibilidad necesaria para aceptar o al menos considerar otros planteamientos. Suele ser una persona entregada al equipo que requiere paciencia y persuasión. El reservado: Le cuesta participar o simplemente no participa a pesar de dominar la materia. Necesita un primer empujón del resto de sus compañeros, especialmente del jefe, para lanzarse. Si consigue romper esa barrera inicial puede ser un gran activo para el equipo, si no su aportación será muy reducida. Trabajar en equipo

Roles Perjudiciales El subempleado: Tiene asignado unos cometidos muy por debajo de sus capacidades. Termina por aburrirse y perder interés. Hay que buscarle nuevas responsabilidades. Son personas valiosas que no hay que dejar marchar. El incompetente: Justo lo opuesto del anterior; los cometidos asignados superan claramente sus capacidades. Por no reconocer sus limitaciones irá asumiendo nuevas responsabilidades que no sabrá atender, lo que terminara generando ineficiencias. Trabajar en equipo

Toma de decisiones La toma de decisiones es muy importante, no podemos concebir que los miembros del equipo no sean capaces de tomar decisiones. Según vaya avanzando el desarrollo del proyecto, se deberán tomar nuevas decisiones. Crear una atmósfera cálida para generar la toma de decisiones. Las tomas de decisiones pueden resultar erróneas, debemos ser comprensivos con el fallo. Las decisiones deben tomarse después de haber estudiado la situación, no improvisar!! Trabajar en equipo

Comunicación La comunicación resulta fundamental para el funcionamiento del equipo. La comunicación permite la coordinación de todos los miembros en todas las direcciones: jefecolaborador colaboradorjefe colaboradorcolaborador Trabajar en equipo

Comunicación Una de las principales causas del fracaso es la falta de comunicación. El jefe tiene aquí un papel muy importante: su actitud resultará crucial para definir el nivel de comunicación del equipo. Trabajar en equipo

Comunicación Para mantener una comunicación constante y activa del equipo, se puede fomentar: las reuniones periódicas las relaciones personales entre los miembros del equipo la comunicación con otros equipos de trabajo Trabajar en equipo

Cohesión del equipo Para conseguir que nuestro grupo este cohesionado: Celebrar una reunión Fijar las reglas de funcionamiento del equipo Determinar la tarea encomendada a cada componente Planificar el tiempo disponible hasta la entrega del trabajo Trabajar en equipo

Cohesión del equipo Debemos saber como actuar ante situación conflictivas : Si algún integrante del equipo no cumple hacérselo saber, requiriéndole un cambio de actitud. El equipo no puede consentir que uno ponga en peligro el éxito del proyecto, ni que trate de aprovecharse de sus compañeros. Hay que ser muy respetuoso con los compañeros. Hay que ser tolerante con los errores de otros. Trabajar en equipo

Definición del proyecto o trabajo Necesidad de proyectos motivadores, atractivos, que impliquen un desafío: los miembros de un equipo tan sólo darán lo mejor de si mismo si el trabajo que se les encomienda les realiza profesionalmente. No tiene sentido montar un equipo de trabajo con gente preparada para luego no darle contenido o asignarle tareas rutinarias. Exigentes pero alcanzables. Tan negativo resultan los objetivos poco exigentes como objetivos inalcanzables o absurdos. Trabajar en equipo

Definición del proyecto o trabajo El equipo debe disponer de los medios necesarios para la realización del proyecto. Fijar metas intermedias para proyectos a largo plazo, para aumentar la motivación y evitar el exceso de confianza. Trabajar en equipo

Reuniones Se celebran reuniones con cierta frecuencia, persiguiendo distintos objetivos: Debatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia Puesta en común Fijar criterios Contacto personal Trabajar en equipo

Reuniones Preparar las reuniones implica: Fijar un orden del día. Avisar con tiempo suficiente a aquellas personas Establecer desde la primera reunión un elevado nivel de exigencia Fijar un tiempo estimado Evitar fijar las reuniones en horarios "inconvenientes”. Trabajar en equipo

Reuniones La sala de reuniones debe ser cómoda Participación de todos los miembros Clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista Notas de los asuntos tratados Trabajar en equipo

Pensamiento de equipo El pensamiento de equipo describe un proceso que se desarrolla a veces dentro de los equipos de trabajo que les lleva a tener una visión particular, propia, de la realidad. En los equipos de trabajo puede resultar a veces difícil expresar una opinión que se aparte de la línea oficial. Los miembros del equipo pueden evitar manifestar una opinión discrepante por miedo a ser tachados de desleales. Trabajar en equipo

Pensamiento de equipo Algunas de sus consecuencias negativas pueden ser: Se toman decisiones en base a la visión que maneja el grupo, sin explorar en profundidad otras posibles alternativas. Al estar el equipo plenamente convencido de que su decisión es correcta no se analizan las posibles consecuencias que pudieran derivarse si esta fuera equivocada. Tampoco se elaboran planes de emergencia por si la decisión adoptada falla. Trabajar en equipo

Pensamiento de equipo Algunos de los factores que pueden incidir a que un equipo de trabajo sea más propenso al pensamiento en equipo: Equipos de tamaño medio o reducido. Equipos con un líder fuerte que ejerce mucha influencia sobre el resto de los participantes. Equipos que confunden la cohesión con el pensamiento único, en los que se impone de forma casi obligatoria la unanimidad, aceptar la línea oficial. Para solucionar estos problemas es necesario fomentar el debate interno, la diversidad de opiniones es muy positiva para la integridad del grupo. Trabajar en equipo

Conflictos Es normal que surjan roces personales en los grupos de trabajo debido al tiempo que se pasa juntos. El problema viene cuando el roce afecta al resto del grupo y se convierte en un enfrentamiento grave. Esta acción puede afectar de forma muy negativa a todo el grupo, generando separatismos, impidiendo la coordinación e imposibilitando el desarrollo con lo que el proyecto peligra. Trabajar en equipo

Conflictos Para que un equipo de trabajo funciones es necesaria la compenetración de sus miembros. El jefe y los miembros del equipo deben velar porque exista una buena armonía de trabajo y no se creen enfrentamientos. El jefe deberá conocer a las personas, ser justo, fomentar la comunicación e inspirar confianza. Trabajar en equipo

Conflictos Una vez que el conflicto ya ha aparecido, el jefe deberá: Inicialmente dará un margen prudencial a los miembros enfrentados para que ellos mismos resuelvan sus diferencias. Si el asunto sigue sin resolverse el jefe intervendrá. Si el conflicto persiste, tomará cartas en el asunto, informándose previamente con detalle de lo sucedido y adoptando a continuación la decisión que estime oportuna. El jefe en ningún momento deberá hacer la vista gorda del conflicto, esto podría repercutir en su autoridad frente al resto del equipo. Trabajar en equipo

Equipo Eficaz Un equipo eficaz es aquél que consigue coordinar de manera óptima el esfuerzo de sus componentes. El éxito de un equipo no es resultado de la buena suerte ni de la casualidad. Trabajar en equipo

Equipo Eficaz Entre las notas distintivas de un equipo eficaz se encuentran las siguientes: Sabe seleccionar a sus componentes Se nombra un jefe de equipo con carisma Se define claramente el cometido del equipo El proyecto encomendado es difícil, exigente, pero alcanzable. Existe mucha comunicación dentro del equipo. El ambiente es de participación. Trabajar en equipo

Equipo que no funciona Existen un serie de factores que pueden llevar al fracaso a nuestro equipo, los más importantes son: - Falta de liderazgo - Objetivo mal definido - Escasa comunicación. - Desmotivación. - Complejidad del proyecto o trabajo. - Dificultades de relación dentro del equipo. Debemos tener especial cuidado en las fases iniciales ya que un equipo que comienza con graves problemas de concepto es muy difícil que se recupere. Trabajar en equipo

“Agendas ocultas” Así denominaremos al posible juego sucio que un miembro del equipo realice al jefe o líder de una manera encubierta. Para evitar estas molestas situaciones que perjudican enormemente la dinámica de grupo el jefe debe tener un contacto fluido y permanente con el resto del equipo con el fin de que cualquier molestia que se genere por el trabajo sea subsanada lo antes posible antes de que se enquiste y suponga un problema mayor de difícil solución. Si el jefe esta al tanto de que hay un problema en el grupo deberá actuar de inmediato y mantener un encuentro con esa persona, si el encuentro es infructuoso lo más recomendable será apartar a la persona del equipo. Trabajar en equipo

Sanciones El jefe del equipo debe ganarse el respeto y el apoyo de su equipo y para ello deberá recurrir a todas las técnicas que hemos explicado anteriormente, sin embargo esto no esta reñido con su función de hacer cumplir las normas e imponer sanciones aunque esto intentará que sea el menor número de veces, cuando no quede más remedio y de modo que para la persona sancionada no suponga una humillación. Los subordinados distinguen claramente cuando el jefe usa su autoridad y aplica sanciones de manera arbitraria, caprichosa e injusta, y cuando lo hace justificadamente. Trabajar en equipo

Sanciones La manera de imponer una sanción es: Informar al colaborador de manera detallada de los motivos de dicha medida. La sanción no puede crear discriminaciones: - La sanción debe ser proporcionada al daño causado. - Antes de sancionar es necesario confirmar lo ocurrido y conocer la parte de culpa que corresponde a cada persona. Trabajar en equipo

Bibliografia Nuevas creaciones, [web en linea], <http://nuevascreaciones.com/wiki/index.php/portada >. [ consulta: 13-12-2005 y 14-12-2005] Trabajar en equipo