UNIDAD 3 LA ORGANIZACIÓN DE LA CAMPAÑA Y EL INFORME DE GESTIÓN “Memoria de campaña” L.A Aurora Rosa Alfaro del Castillo

¿QUÉ ES UNA MEMORIA ? La memoria presenta la relación de las actividades llevadas a cabo por un organismo durante un determinado período de tiempo, normalmente un año natural. En otras palabras, la memoria enumera las acciones desarrolladas para conseguir los objetivos, y en caso de no haberlos conseguido, identifica los obstáculos que llevaron al fracaso. Su objetivo final es servir de recordatorio de acciones o hechos pasados y facilitar al lector una visión detallada y una comprensión minuciosa del funcionamiento y del papel que desarrolla el organismo.

Las memorias se basan en información procedente de la misma organización. Para redactarlas, usted deberá consultar toda la información generada durante el período: informes, balances, memorias anteriores, memorias parciales de otros departamentos, etc. La información recogida de estas fuentes debe seleccionarse para que no resulte excesivamente repetitiva o poco relevante. Se trata, sin duda, de un trabajo de gran envergadura que conviene planificar con antelación.

TIPOS DE MEMORIAS Según la temática, la memoria puede ser: de actuaciones, de obras, de gestión de recursos humanos, económica, etc. Según su destinatario Memoria externa: se dirige a un lector externo a la organi­zación: accionistas, usuarios, clientes, otras organizacio­nes, Administración, etc. Dado que su destinatario no pertenece a la organización, su presentación debe ser de mayor calidad que en otro tipo de documento. Memoria interna: se dirige a un lector interno. Se trata de una memoria parcial que elabora un departamento o una unidad para evaluar sus actuaciones durante un período determinado. En especial, conviene indicar los objetivos que tenía asignados y el grado de consecución.

ESTRUCTURA BÁSICA DE LA MEMORIA Preliminares Título: sintético y breve. Debe contener: —el nombre del organismo, —la palabra «memoria», seguida del período que abarca. Índice Estructura los apartados significativos del trabajo y los or­dena de manera que el lector pueda localizar fácilmente la información. Presentación Presenta el tema, justifica la elaboración y resume los pun­tos más significativos que se desarrollarán en el cuerpo. Organigrama Presenta la composición de los principales órganos de go­bierno, departamentos, áreas, etc.

b) Cuerpo Actuaciones de cada departamento Describe las actividades llevadas a cabo durante el período que abarca la memoria. Gestión económica y presupuestos Detalla el estado financiero del organismo. c) Apéndices Gráficos Presentan los datos más relevantes de manera comprensible para el lector. Anexos Consignan aquella información que no se considera funda­mental para entender la memoria.

PLAN DE TRABAJO PARA REDACTAR UNA MEMORIA Redacte la presentación La presentación de la memoria debe estar personalizada y firmada por la persona responsable del organismo, área o administración en la presentación el autor justifica la redacción y hace referencia a todas las organizaciones que han colaborado. Debe contener: Saludo a los asistentes. Objeto social del organismo. Presentación del tema. Justificación de la memoria. Contexto. Síntesis de los puntos más llamativos que aborda el documento

EJEMPLO Memoria 2001 de la Fundación Alborada índice Presentación 1 Organigrama 2 Comité de coordinación 5 Unidad de docencia 8 Administración 9 Servicio de publicaciones 12 Actividades de investigación 14 Participación en certámenes internacionales…10 Entidades y personas colaboradoras …… 20 Convenios con instituciones …..22

FRASEOLOGÍA ÚTIL PARA REDACTAR LA PRESENTACIÓN Como cada año, la organización X ha continuado con su tarea de y ha consolidado sus servicios de La organización X ha creado un programa piloto que tiene por objetivo Como marco inicial, se ha organizado un seminario dirigi­ do a profesionales sobre este tema y una conferencia a cargo de Queremos destacar que este año se ha firmado un convenio con el Ministerio de que regula Por otra parce, el nuevo programa X ha atendido a más de Conviene destacar las investigaciones sobre que ha impulsado la organización

DISEÑE EL ORGANIGRAMA Represente de manera gráfica los diferentes departamentos de !a organización y las relaciones que existen entre ellos.

REDACTE EL CUERPO Cada capítulo de la memoria corresponde a las actuaciones llevadas a cabo por un departamento. Debe contener: Descripción del departamento o servicio. Objetivos. Áreas del departamento o servicio. Miembros del equipo. Actividades.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Golanó, C. y Flores-Guerrero Rodrigo. (2002) Aprender a redactar documentos empresariales. España: Paidós.