LA IMPORTANCIA DE LA PROFESIONALIZACIÓN EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

OBJETIVOS Difundir el estado del arte en esta temática. Diferenciar los conceptos y alcance de los estándares y las metodologías. Establecer las bases para el diseño, distribución y mantenimiento de una Metodología de Gestión de Proyectos.

¿QUÉ ES UN PROYECTO? Temporal Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. PMBOK Guide®, Fifth Edition (Project Management Institute: PMI) Temporal Cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. Productos, servicios o resultados únicos Un proyecto crea productos entregables únicos. Productos entregables son productos, servicios o resultados. Elaboración gradual Significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.. SIGUIENTE SLIDE: El proyecto también implica “cambio”. CICLO DE DESAYUNOS DE TRABAJO 2013 TEMATICA PROJECT MANAGEMENT LA IMPORTANCIA DE UNA METODOLOGIA PARA LA GESTION EXITOSA DE PROYECTOS

Maquiavelo - “El Príncipe” (1576) No hay nada más difícil de manejar, más arriesgado de conducir o más incierto en cuanto a su éxito que dirigir la introducción de un nuevo orden de cosas. Maquiavelo - “El Príncipe” (1576) .- Maquiavelo define “proyecto” .- Nuevo orden de cosas  cambio: ¿por qué se dispara un proyecto? a).- Satisfacción de una necesidad b).- Solución de un problema c).- Aprovechamiento de una oportunidad de negocio SIGUIENTE SLIDE: Definición académica de proyecto. CICLO DE DESAYUNOS DE TRABAJO 2013 TEMATICA PROJECT MANAGEMENT LA IMPORTANCIA DE UNA METODOLOGIA PARA LA GESTION EXITOSA DE PROYECTOS

METODOLOGÍA-ESTÁNDARES del griego (metà: "más allá“; odòs: "camino“; logos: "estudio"). Se refiere a los métodos de investigación que se siguen para alcanzar una gama de objetivos en una ciencia. Método es el procedimiento para alcanzar los objetivos y Metodología es el estudio del Método. Estándar: originalmente, en inglés, significaba bandera; color; pancarta; especialmente nacional u otra enseña; de allí la palabra “estandarte”. El significado primario moderno fue "lo que es establecido por la autoridad, la costumbre o el consentimiento general". En este sentido se utiliza como sinónimo de norma. En administración estándar significa un modelo que se sigue para realizar un proceso o una guía que se sigue para no desviarnos de un lugar al que se desea llegar. .- El estándar no se discute. .- “Disneyworld” .- El estándar se interpreta y la organización desarrolla su propia Metodología. SIGUIENTE SLIDE: Bondades de una Metodología de PM CICLO DE DESAYUNOS DE TRABAJO 2013 TEMATICA PROJECT MANAGEMENT LA IMPORTANCIA DE UNA METODOLOGIA PARA LA GESTION EXITOSA DE PROYECTOS 5

METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Una buena metodología de Gestión de Proyectos proporciona el esquema de trabajo, los procesos, normas y técnicas para gestionar a la gente y al trabajo asociado; por lo que se incrementan las probabilidades de tener éxito, y en consecuencia agrega valor a la organización, al proyecto y al Project Manager. Ventajas del uso de una Metodología de Gestión de Proyectos: Mejor planificación. Ahorro de tiempo y costos en una gestión anticipada del alcance. Resolución de riesgos futuros. Comunicación más efectiva; lenguaje común. Mejora de la calidad de los productos intermedios y del producto final. Proceso de toma de decisiones basado en hechos. Gestión financiera mejorada. Ambiente laboral mejorado. .- La Metodología como ordenador. SIGUIENTE SLIDE: ¿Y si no se usa o no se sigue? 6

Resistencia al cambio…!!! .- La Metodología como ordenador. SIGUIENTE SLIDE: ¿Y si no se usa o no se sigue? CICLO DE DESAYUNOS DE TRABAJO 2013 TEMATICA PROJECT MANAGEMENT LA IMPORTANCIA DE UNA METODOLOGIA PARA LA GESTION EXITOSA DE PROYECTOS 7

POR QUÉ NO SE USA O NO SE SIGUE? Una buena Gestión de Proyectos requiere inversión adelantada de tiempo y esfuerzo. La organización no está comprometida. No se sabe cómo. Temor o aversión a la “burocracia”. Existe temor a perder el control por parte de la Gerencia Media o de la Alta Dirección. Se piensa que la Gestión de Proyectos es un programa informático. No hay cultura de trabajo metodológico. Se pasa al “hacer” sin “planificar”, o planificando pobremente. La estructura organizacional impone barreras de entrada a los proyectos “cross”. .- Problemas organizacionales y de estructura. .- Estructuras funcionales. SIGUIENTE SLIDE: Estadísticas… 8

¿QUÉ ES EL PMI®? Es una Asociación Profesional sin fines de lucro fundada en 1969 dedicada al progreso del estado del arte en todo lo referente a la Dirección de Proyectos. Su objetivo principal es el desarrollo de la práctica, ciencia y profesión de la administración de proyectos a través del mundo de una manera proactiva para que las organizaciones adopten, valoren y utilicen la Administración de Proyectos El estándar de procesos definidos por el PMI es el PMBOK® (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) y está basado en las mejores prácticas de Gestión de Proyectos a nivel global. .- Hay otros estándares: PRINCE2 (Europa); SCRUM… .- PMBOK es el más difundido. SIGUIENTE SLIDE: Números del PMI 9

MODELO DE PM DEL PMI (1) Cobertura del PMBOK: .- El PMBOK cubre las siguientes disciplinas: .- Comprensión del entorno del proyecto: todo lo relativo a la organización, el ambiente, los aspectos políticos. .- Conocimientos y habilidades de dirección general: management en particular; estrategia, etc. .- Habilidades interpersonales: habilidades “blandas”, trabajo en equipo, motivación, negociación, resolución de conflictos, problem solving. .- Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación: aspectos técnicos, regulatorios, estándares, estado del arte de la industria, etc. .- Fundamentos de la Dirección de Proyectos: prácticas generalmente aceptadas para gestionar proyectos (más allá del PMBOK). CICLO DE DESAYUNOS DE TRABAJO 2013 TEMATICA PROJECT MANAGEMENT LA IMPORTANCIA DE UNA METODOLOGIA PARA LA GESTION EXITOSA DE PROYECTOS 10

NIVEL DE ESFUERZO (LOE) CICLO DE VIDA DEL PROYECTO MODELO DE PM DEL PMI (2) GRUPOS DE PROCESOS ÁREAS DE CONOCIMIENTO NIVEL DE ESFUERZO (LOE) PRODUCTO DEL PROYECTO FASE INICIAL FASE FINAL El Modelo se basa en tres pilares fundamentales: .- Ciclo de Vida del Proyecto (da lugar a la Metodología). .- Grupos de Procesos: son 5. Se cumplen tanto en cada fase como en el Proyecto todo. .- Áreas de Conocimiento: son 9. .- El framework es de 42 procesos en el PMBOK Fourth Edition (44 en Third Edition; 39 en PMBOK 2000). .- Otro dominio: Responsabilidad Profesional. FASES INTERMEDIAS CICLO DE VIDA DEL PROYECTO TIEMPO T0 FIN DEL PROYECTO 11

MODELO DE PM DEL PMI (3) Grupos de Procesos: Procesos de Iniciación Procesos de Planificación Procesos de Monitoreo y Control Procesos de Ejecución .- Dentro de cada fase. Por extensión, en todo el Proyecto. Pueden ser cronológicos o pueden solaparse… SIGUIENTE SLIDE: Áreas de Conocimiento + Responsabilidad Profesional Procesos de Cierre 12

Áreas de Conocimiento: MODELO DE PM DEL PMI (4) Áreas de Conocimiento: Gestión de la Integración del Proyecto Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de los Costos Gestión de la Calidad Gestión de los Recursos Humanos Gestión de las Comunicaciones Gestión de los Riesgos Gestión de los Contratos Gestión de los Stakeholders RESPONSABILIDAD PROFESIONAL FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO... .- La “Triple Restricción”… .- Project Manager: “trade-off” permanente… .- Proyectos exitosos? Sí. Perfectos? No. SIGUIENTE SLIDE: Más estadísticas (ahora, actuales…). 13

¿Qué aporta a una Organización? APLICAR LA GESTIÓN DE PROYECTOS ¿Qué aporta a una Organización? La internalización de la Metodología de Gestión Proyectos en todos los miembros de la Organización, sean los que ejecutan los proyectos o no (“cultura de Proyectos”). La aplicación de todos los procesos de trabajo que componen dicha Metodología en todas las Áreas de la Organización que gestionan proyectos, con el consecuente acompañamiento de las restantes. En consecuencia, la Organización estará en condiciones de producir un gran cambio, alentando la llegada de etapa de mejoramiento continuo, optimización de la gestión y madurez organizacional. SIGUIENTE SLIDE: La idea-fuerza que atraviesa la presentación es el CAMBIO…

Estrategia del negocio GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS Estrategia del negocio Portfolios Programas Proyectos Las “islas” deben organizarse como “archipiélagos”… Los “archipiélagos” deben gestionarse integralmente… Y estar alineados con la estrategia del negocio para sostenerla…

Todos consisten en un conjunto de mejores prácticas a nivel global. CONJUNTO DE ESTÁNDARES DEL PMI® El Project Management Institute (PMI®) provee un conjunto de estándares para el tratamiento de los proyectos a nivel organizacional. Todos consisten en un conjunto de mejores prácticas a nivel global.

PMBOK® y el resto de la serie: ¿CUÁL ES EL PROBLEMA? PMBOK® y el resto de la serie: Son estándares, NO metodologías… Son estándares, NO procedimientos… Son estándares, NO normas… NO regulan ni buscan regular ninguna actividad profesional a nivel de las organizaciones…

PMI® certifica individuos, NO organizaciones… ¿CUÁL ES EL PROBLEMA? PMI® certifica individuos, NO organizaciones…

¿Qué buscan las organizaciones? Excelente a nivel profesional individual… Suma valor a las organizaciones pero éstas no lo terminan de percibir… ¿Qué buscan las organizaciones?

47 Procesos de Gestión de Proyectos ALINEADA TOTALMENTE CON EL PMBOK® 47 Procesos de Gestión de Proyectos 39 Procesos de Gestión de Proyectos

LA PMO Y LA METODOLOGÍA… Definición por Gerard Hill: Entidad en la organización con capacidad para desarrollar procesos y prácticas de Dirección de Proyectos, capacitar, e implementar herramientas automatizadas de Dirección de Proyectos. La PMO es integradora del negocio y puede manejar o influenciar el desempeño de los proyectos (1) (1) The Complete PMO Handbook, 2nd Edition, Introduction CICLO DE DESAYUNOS DE TRABAJO 2013 TEMATICA PROJECT MANAGEMENT IMPLEMENTACION DE UNA PMO

FUNCIONES DE LA PMO… Según PMBOK®: La principal función de la PMO es “brindar apoyo a los directores de proyectos de diferentes formas”. Entre ellas: Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas de Gestión de Proyectos (PM). Desarrollar y gestionar plantillas, documentos, políticas, etc. Coordinar la comunicación entre los proyectos. Vigilar cumplimiento de metodologías de PM. Gestionar recursos compartidos por los proyectos bajo la órbita de la PMO. Instruir, orientar, capacitar, supervisar.

CAMBIAR EL ENFOQUE… El sabio puede sentarse en un hormiguero, pero sólo el necio se queda sentado en él. (Proverbio Chino) CAMBIO: .- El proyecto, aislado, propone un cambio puntual, pero… .- Nosotros debemos cambiar (formándonos, interesándonos, convenciendo). .- Las organizaciones deben cambiar. 24

¡MUCHAS GRACIAS!