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Gestión del Mantenimiento de Activos y Auditorías de Infraestructura Universidad Católica v1.0

Actores Proceso Componentes Tour Plataforma para Gestión del Mantenimiento de Activos UC.ClickyArregla.com Actores Actores Internos y Externos Usuarios Supervisores Técnicos Aprobadores Proceso Mantenciones Correctivas Descripción del Flujo para Caso Mantención Correctiva Componentes SCOPE ¿Cuáles son los componentes con los que vamos a interactuar? Tour Crear – Cerrar Solicitud de Servicio Tour Demostración

Componentes del Servicio Auditorias semestrales por sede para identificar los riesgos y no conformidades así como la elaboración de los planes de mitigación según los protocolos de Mantenimiento Definidos Soporte al Ciclo de Vida de las Solicitudes de Servicios, Protocolos de Mantenimiento y Cumplimiento de los Niveles de Servicio Auditorias Identificación de Riesgos y Planes de Mitigación Registro Solicitud Soporte a solicitudes de mantenimiento y riesgos Procesamiento Desde la Asignación de la Solicitud hasta el Pago de las OT Preventivas y Correctivas Reportes Información disponible para todos los actores

Actores del Proceso | Mantenimiento Correctivo Integrando los Proveedores a la cadena de valor Usuario Solicitante Asistentes, Jefes de Área Cualquier usuario registrado en la plataforma con el privilegio para registrar Solicitudes de Servicio. Este usuario puede crear y evaluar el cierre de las solicitudes de servicio. Supervisor Interno Jefe Servicios Generales Tiene la responsabilidad de decidir si la Solicitud de Servicio es aceptada o rechazada. También cuál será el Plan de Acción para su resolución y Seguimiento y Cierre de la OT. Aprobadores Sub Directores, Directores Responsable de Revisar y Aprobar las Solicitudes de Cotización según reglas por montos. Tienen acceso a Reportes con indicadores para el Control del Gasto y Ejecución del Presupuesto. Supervisor Externo Contraparte Líder del Proveedor Usuario responsable de Coordinar la ejecución de las tareas del Plan de Trabajo. Generar Evidencias del resultado del arreglo para su cierre exitoso y registro de Garantías. Técnico Interno/Externo Personal Técnico Usuario responsable de ejecutar las Tareas del Plan de Trabajo y generar las evidencias del arreglo. El técnico puede agregar información en terreno ahorrando tiempo en la generación de informes. Analistas Jefa Administrativo Responsable de la generación de OC una vez que las Cotizaciones han sido aprobadas. Y ejecutar los pagos previa verificación de que las OTs cuentan con los VB º de aceptación del Cierre.

Descripción del Proceso | Mantenimiento Correctivo Orden de Trabajo Aprobadores: aceptación de la Cotización Jefe SSGG: Creación de la OT Solicitud Usuario Solicitante: Crea solicitud empleando categoría y listado de fallas típicas Jefe SSGG: Determina si la solicitud corresponde a un problema real y procede con el arreglo Evaluación Sup. Externo: revisa el Plan y solicita VBº para el Cierre de la OT Jefe SSGG: Verifica evidencias y da su VBº para el Cierre de la OT Usuario Solicitante: recibe Encuesta Satisfacción S O E C P Cotización Jefe SSGG: Solicita cotización para la solución del Problema a uno o más Proveedores Supervisor Externo: Crea y adjunta la cotización para su aprobación Plan de Trabajo Sup. Externo: Crea Plan de Trabajo Jefe SSGG: VBº Plan de Trabajo Técnico: Ejecuta Tareas asignadas y adjunta evidencias

Componentes | SCOPE Solicitud de Servicio Seleccione la ubicación a partir de niveles: Auditorio Aula Magna Baño Alumnas Baño Alumnos Bodega Formación General … Of. Jefe de SSGG Panadería y Pastelería Sala de clases 300 Sala de clases 307 Sala de clases 312 Taller T31 Taller T34 Especialidad y Tipo de Falla Oferta de solicitudes y que tipo de problema podemos registrar por Sede. Seleccione Tipo de Falla Alta Temperatura Ambiente Baja Temperatura Ambiente Caída de Agua Equipo no Funciona Extractor de Aire Salas de Clases Falla Bomba de Condensado Filtraciones Visibles Fuga Gas Problemas Eléctricos Problemas en Compresor Rotura de Cañería Ruido en Equipo Tarjeta Quemada La Solicitud de Servicio es el elemento principal en la plataforma de UC.ClickyArregla.com todo el resto de los elementos como Cotizaciones, Ordenes de Trabajo, Planes de Trabajo y Evaluaciones dependen de ésta. Al hacer Click en el botón Crear Solicitud de Servicio ésta es guardada en la Plataforma, una notificación es enviada por correo electrónico al Jefe de SSGG. Crear una Solicitud de Servicio toma menos de 1 minuto. Luego de la creación el Usuario podrá Agregar Imágenes que ayuden a diagnosticar y resolver el Problema. Nivel de Criticidad del Problema Sin Impacto Tiene Impacto Es importante Critico Peligroso Criticidad y Descripción Cuál es la severidad del problema para el usuario y una descripción libre. Escriba un texto libre describiendo el problema: Hace mucho calor en la sala no se puede impartir clases por la mañana, es urgente que tomen acciones para corregir el problema. Seleccione la ubicación a partir de niveles: Casa Lateral Colegio Torre Seleccione la ubicación a partir de niveles: S -1 P 1 P 2 P 3 P 4 Ubicación La sede está representada en 4 niveles para precisar el lugar del problema. Imágenes Creada por cualquier usuario identifica el problema y su ubicación.

Componentes | SCOPE Solicitud usando Código QR Cualquier usuario puede crear una solicitud de servicio simplemente haciendo click en el Código QR. El usuario puede ser anónimo y no requiere instalar un App. El Código QR puede ser asociad a un activo o a una ubicación. Especialidad y Tipo de Falla Oferta de solicitudes y que tipo de problema podemos registrar por Sede. Puede ser parte de la información de QR. Criticidad y Descripción Cuál es la severidad del problema para el usuario y una descripción libre. Ubicación La ubicación es heredada desde el Código QR simplificando la creación de la solicitud. Imágenes Creada por cualquier usuario identifica el problema y su ubicación.

Componentes | SCOPE Cotización La Cotización ha sido solicitada por el Jefe de SSGG. Obtuvo una respuesta del Proveedor en un tiempo adecuado gracias al control de la plataforma. Los Aprobadores tienen acceso a toda la información y su aprobación es un solo click. Aceptar Solicitud El Jefe de SSGG recibe un mail con un link a la Solicitud para su aprobación Solicitar Cotización Una vez aceptada la Solicitud el Jefe de SSGG solicita Cotización al Proveedor. Responder Cotización El Proveedor tiene 48 hrs. para responder a la Solicitud de Cotización. Aprobar Cotización Según el monto participan Directores y Sub-Directores como aprobadores.

Componentes | SCOPE Orden de Trabajo La Orden de Trabajo ha sido creada por el Jefe de SSGG. El Proveedor recibe una notificación sobre la aprobación de la Cotización y la creación de la OT. El Proveedor debe completar el Plan de Trabajo con el detalle de las tareas a ejecutar para corregir el problema. Crear Orden de Trabajo El Jefe de SSGG crea una OT una vez que la Cotización ha sido aprobada. Notificar al Proveedor Una vez aceptada la Cotización y creada la OT el Proveedor recibe una notificación. Crear Plan de Trabajo El Proveedor tiene 48 hrs. para responder a la Solicitud de Cotización. Aprobar Plan de Trabajo Según el monto participan Directores y Sub-Directores como aprobadores.

Componentes | SCOPE Plan de Trabajo El Proveedor recibe el VBº del Plan de Trabajo para su ejecución. El Técnico marca las tareas como completas, adjunta evidencias y comentarios. Se simplifica la comunicación y generación de informes para agilizar el cierre de las OTs. Notificación al Proveedor El Supervisor Externo y Técnico reciben correo con VBº para ejecutar el Plan. Ejecutar Tareas y Evidencias El Técnico marca como terminadas las tareas y adjunta evidencias del trabajo. Preparar Cierre OT El Proveedor revisa las evidencias, crea las garantías y solicita el cierre de la OT. Aceptar Cierre OT EL Jefe de SSGG revisa las evidencias, informe, garantías y acepta cierre de OT.

Componentes | SCOPE Evaluación El Jefe de SSGG recibe una solicitud para Cerrar la OT revisa y da su VBº. El Jefe de SSG puede evaluar la gestión del Proveedor. El Usuario Solicitante puede evaluar la Solicitud. El Jefe de SSGG cierra la Solicitud de Servicio Notificación al Jefe SSGG El Jefe de SSGG recibe un mail con un link a la Solicitud para su aprobación Evaluación Proveedor Una vez aceptada la Solicitud el Jefe de SSGG solicita Cotización al Proveedor. Evaluación del Usuario El Proveedor tiene 48 hrs. para responder a la Solicitud de Cotización. Cierre de la Solicitud Según el monto participan Directores y Sub-Directores como aprobadores.

Recursos disponibles para el Éxito del Proyecto El Proyecto será exitoso con el 100% de la adopción interna y externa. El Proveedor recibe el pago si las OT están con el VBº del Jefe de SSGG en la Plataforma. Los Jefe de SSGG tienen herramientas para gestionar el 70/30 y aumentar la disponibilidad de los Activos. Champion Plataforma Usuario Experto Interno que recorre las Sedes para apoyar a los Usuarios en el uso. Manual de Usuario Un completo manual web con pantallas y descripciones está disponible. Tutoriales en Video Un canal de YouTube esta disponible con cápsulas de 3 minutos. Soporte vía Ticket Desde la plataforma se puede solicitar ayuda al equipo de soporte vía ticket.