REQUISICIONES

Requisición ¿Qué es una requisición? Es una pre-orden para la compra de bienes, servicios y trabajos Requisiciones para pagos mayores a USD$2,500.00 Requisiciones para TODOS los Certificados de Servicios Requisiciones para TODOS los viajes ( TA, F10, TERMINALES, TRANSPORTE) Se elabora una requisición por parte del proyecto, el oficial aprueba, el proyecto da el budget check y posterior a estos pasos, Procurement elabora la PO y regresa la documentación para que Programas haga el Receipt (en todos los casos excepto viajes.) Para continuar adelante en el proceso de pago es indispensable la entrega de los recibos/facturas ORIGINALES y la documentación de soporte. Los gastos se registran en el período en el que se producen y no en la fecha de aprobación y despacho de la PO o de desembolso de los fondos Hacerlo bien la primera vez (“Right First Time”)

Ciclo de vida del Proceso de Compras – Cambios a las IPSAS Catálogo Procurement UNDP VS. Non- UNDP Prepayment Offset vs. A/P Vocuher A/P Aprobación de voucher Nuevos procedimientos de inventario se tratarán en otra sesión Puntualidad en Receipt Incoterms Adjuntar documentación de soporte Receipt Accrual Process Verificación física de recepción Incoterms Fecha vencimiento Prepayment Reportes y Monitoreo

Personas involucradas

El DMS (Document Management System) se utilizará como base de datos en línea de la documentación soporte relacionada con recibos de operaciones de compra. Se requerirá subir la documentación soporte de los Recibos para todos los activos a capitalizar y para todas las compras de no activos (non-asset purchases) que superen un valor límite USD$5,000.00 y de activos mayores a USD$500.00. Algunos ejemplos de documentación soporte incluyen conocimientos de embarque, notas de recepción de bienes, documentación de embarque, planillas de control de horas, facturas, recibos, etc. Debido a este nuevo paso es necesario que se considere un día adicional al proceso de pago.

Catálogo de compras - Cambios clave Hay dos catálogos disponibles: UNDP y Non-UNDP La descripción de artículo y la codificación de las Cuentas GL se completarán automáticamente con base en la selección, no hay entradas de formato libre en estos campos. El Catálogo de compras automáticamente establece el tratamiento de cuentas con base en el catálogo y la categoría seleccionada (por ejemplo, Activo fijo vs Gasto) Necesidad de recibir con una PO (3-Way Match – PO, Receipt, & Voucher ó 2-Way Match – PO and Voucher únicamente) se determinará automáticamente con base en el artículo seleccionado del Catálogo de compras. Los usuarios ya no tendrán la opción de seleccionar si se requiere un recibo.

Catálogo de compras - Solicitud Activo del PNUD Los Activos de PNUD se usan en más de un año fiscal, brindan beneficios económicos o de servicios futuros al PNUD, y son usados y controlados por PNUD. Estos artículos se capitalizan y deprecian usando el módulo de Gestión de activos. No activo del PNUD Los Activos que no pertenecen al PNUD son artículos comprados por el PNUD, pero que otro organismo de la ONU o gubernamental usará y controlará. Estos artículos se clasifican como gastos para PNUD. Los entregables se consideran Activos que no pertenecen al PNUD. Observe que el mismo "artículo" puede caer en cualquier categoría (Activo del PNUD o Activo que no pertenece al PNUD), dependiendo de las circunstancias de la compra. Por ejemplo, un automóvil comprado por el PNUD para un proyecto de management se clasifica como un Activo del PNUD (capitalizado y depreciado). Un automóvil comprado por el PNUD para uso de otra agencia se considera un Activo que no pertenece al PNUD y se clasifica como un gasto de proyecto.

Errores más comunes en la captura de requisiciones: Captura en dólares en lugar de pesos No se coloca el número de ministración en la descripción Errores en la COA Número de cuenta no coincide con el catálogo de cuentas No se selecciona la casilla de Send to Vendor y Show at Receipt No revisar la COA en Review and Submitt Captura en minúsculas y mayúsculas

EJEMPLO

MUCHAS GRACIAS